Strategie für mehr Telefon- und Videokonferenzen

Analysieren Sie die gegenwärtige Situation
Wie viele Dienstreisen gibt es heute, welche Kosten entstehen dadurch? Verdoppeln Sie die Zahlen für Zeitaufwand und andere Personalkosten. Gibt es Richtlinien für Dienstreisen, welche Kommunikation erfordert eine Reise, welche kann auch auf Distanz erfolgen und welche Ausrüstung muss vorhanden sein? Die Analyse bildet die Grundlage für die weiteren Entscheidungen.

Das Engagement verankern und Ressourcen bereitstellen.
Aufgrund der Analyse kann die Unternehmensleitung Beschlüsse fassen. Das Engagement und die Bereitstellung der Ressourcen ist ebenso wichtig wie die Tatsache, dass die Unternehmensleitung mit gutem Beispiel voran geht. Sie sendet Signale aus, die bestätigen, dass das Engagement ernst gemeint ist.

Eine Arbeitsgruppe einsetzen.
Die Gruppe sollte aus Vertretern aus unterschiedlichen Abteilungen bestehen, damit das Projekt Meetings ohne Reiseaufwand von allen verstanden und umgesetzt wird. Auch die Unternehmensleitung und jemand aus der Verwaltung, er sich um Dienstreisen kümmert, sollte teilnehmen.

Kommunikationsbedarf und Interesse identifizieren.
Erstellen Sie eine detaillierte Analyse der Reiseziele, der Reisenden, welche Art von Kommunikation erforderlich ist, und ob Meetingalternativen ohne Reiseaufwand interessant sind und welche Kommunikation gewünscht wird. Wenn Meetinggewohnheiten verändert werden sollen, ist es wichtig herauszufinden, wie stark sie kulturell verankert sind. Außerdem müssen alle Beteiligten eingebunden werden. Bereits jetzt sollte ein Ziel formuliert werden, damit man später den Erfolg des Projekts bewerten kann.

Die technischen Voraussetzungen analysieren.
Die vorhandene technische Ausrüstung, Netzwerke, Providerverträge, Sicherheitsanforderungen und den Support im Unternehmen sowie bei den Partnern kontrollieren, mit denen man über Distanz kommunizieren möchte.

Die richtige Ausrüstung und die richtigen Dienste auswählen.
Jetzt müssen die richtige Ausrüstung, technische Infrastruktur und eventuelle Provider gewählt werden.  Die erstellte Anforderungsliste an die technische Funktionalität hilft bei der Auswahl.  Damit die neue Strategie erfolgreich ist, muss die von Ihnen gewählte Technik immer zuverlässig funktionieren und sich leicht anwenden lassen. Außerdem muss sie immer verfügbar sein, daher sollte man nicht an der falschen Stelle sparen, weder bei der Ausrüstung, noch bei der Qualität.

Routinen erarbeiten.
Deutliche Regeln sind erforderlich. Wenn Sie Richtlinien für Dienstreisen haben, sollten diese ergänzt oder ersetzt werden durch Richtlinien für Meetings. Darin ist festzulegen, ob und wann Meetings ohne Reiseaufwand durchgeführt werden und welche Unterstützungen, welcher Service und welche Buchungen dafür erforderlich sind.

Verantwortliche Personen bestimmen.
Es dürfen keine Unklarheiten bestehen, wer für Betrieb, Buchung, Support, Ausbildung und Analyse verantwortlich ist. Dies gibt den Anwendern Sicherheit.

Informieren und demonstrieren.
Laden Sie zu praktischen Demonstration der Verfahrensweisen ein. Erläutern Sie die Vorteile für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die eingesparte Zeit führt zu mehr Ausgewogenheit zwischen Arbeit und Freizeit. Auch das Unternehmen hat wirtschaftliche Vorteile. Einige Beschäftigte reisen gern und misstrauen der Unternehmensleitung beim Engagement für Meetings ohne Reiseaufwand. Daher ist es besonders wichtig, bei der Unternehmensleitung zu beginnen, die mit gutem Beispiel vorangehen muss, damit der Übergang gelingt.

Analyse, Verbesserung und Präsentation der Ergebnisse.
Es ist wichtig, dass die Ergebnisse ausgewertet werden. Es ist möglich, dass sich die Anforderungen verändert haben und weitere Ausrüstungen oder Dienste in Anspruch genommen werden müssen, damit die positive Entwicklung fortgeführt wird. Vielleicht sind weitere Schulungen erforderlich? Auch die Verhaltensweisen sowie die wirtschaftlichen, ökologischen, gesundheitlichen und qualitativen Auswirkungen sollten analysiert und die Ergebnisse dem Personal mitgeteilt werden. Deutliche Vorteile in diesen Bereichen können auch für die Unternehmenskommunikation nach außen genutzt werden, um das Markenzeichen des Unternehmens zu stärken.