Einige der Vorteile von Telefonkonferenzen:
• Reduzieren oder eliminieren Reisekosten
• Erhöhen die Effektivität des Unternehmens – Reisezeit wird wertvolle Arbeitszeit
• Reduziert den Stress bei den Beschäftigten – Ausgewogenheit zwischen Arbeit und Freizeit
• Einfach und spontan zu organisieren
• Umweltfreundlich

• Klare Tagesordnungspunkte. Die Agenda und Teilnehmerliste rechtzeitig vor dem Meeting versenden.
• Ziel. Ziel der Besprechung und die Erwartungen an die Teilnehmer müssen klar definiert werden. Ist es ein Informations-, Diskussions- oder Beschlussmeeting?
• Informieren. Beschreiben, wie man sich dem Meeting anschließt (Telefonnummer und eventuell PIN-Code) oder ob die Teilnehmer angerufen werden.
• Testen Bevor Sie Ihr erstes Meeting leiten, sollten Sie einige Testanrufe machen und die verschiedenen Funktionen ausprobieren. Es kann sein, dass Ihre Telefonanlage bestimmte Kommandos benötigt, um verschiedene Partner anrufen zu können. Ihr Telefonadministrator kann weiterhelfen.
• Beginn des Meetings.  Das Meeting immer zur verabredeten Zeit beginnen, auch wenn ein Teilnehmer fehlen sollte.
• Dokumentation. Wie soll das Meeting dokumentiert werden? Gegebenenfalls die Gesprächsaufzeichnungsfunktion verwenden.
• Vereinfachen. Wenn das Meeting wiederholt werden soll, die Teilnehmer als Gruppe im Konferenzführer oder einzelne Kontakte im Telefonbuch speichern.

Ziel der Besprechung und die Erwartungen an die Teilnehmer müssen klar definiert werden.

• Vorstellen. Heißen Sie alle willkommen und präsentieren Sie die Teilnehmer Damit sorgen Sie für eine gute und angenehme Stimmung, auch wenn sich viele Teilnehmer an einem anderen Ort befinden.  Wenn es sich um ein großes Meeting handelt (mehr als etwa 10 Teilnehmer), stellen Sie möglichst alle Teilnehmer persönlich vor und lassen Sie jeden einzelnen kurz antworten, damit man sich mit den verschiedenen Stimmen vertraut machen kann. Versuchen Sie, eine Stimmung zu erzeugen, die das Gefühl erweckt, dass sie alle zusammen sitzen, auch wenn die Teilnehmer sich an anderen Orten befinden.
• Protokoll. Machen Sie sich Notizen oder bitten Sie eine(n) Mitarbeiter(in) Protokoll zu führen und sorgen Sie dafür, dass die Gesprächsaufzeichnung verfügbar ist, falls eine erfolgt.
• Tagesordnung. Der Gesprächsleiter erläutert den Grund des Meetings und die Tagesordnung und legt die Dauer des Gesprächs fest.
• Pause. Wenn das Meeting länger als 45 Minuten dauert, sollten Sie eine Pause von 10 bis 15 Minuten einlegen.
• Abstimmen. Zwischen den einzelnen Tagesordnungspunkten sollten Sie die Teilnehmer befragen, ob noch jemand etwas zu dem Thema zu sagen hat, damit sich alle aktiv beteiligen können.
• Zeit für Fragen. Räumen Sie Zeit für Fragen ein.
• Neues Meeting. Wenn einige Fragen weiterer Klärung bedürfen, legen Sie einen Termin für das nächste Meeting fest.
• Erklären. Wenn etwas besonderes im Raum geschieht (was beispielsweise Lachen auslöst ), beschreiben Sie die Situation für die anderen Teilnehmer an anderen Orten, damit sie sich von der Gemeinschaft nicht ausgeschlossen fühlen.
• Rückkopplung. Senden Sie an alle Teilnehmer ein Protokoll oder eine Zusammenfassung des Gesprächs möglichst zeitnah nach dem Meeting.

Zwischen den einzelnen Tagesordnungspunkten sollten Sie die Teilnehmer befragen, ob noch jemand etwas zu dem Thema zu sagen hat, damit sich alle aktiv beteiligen können.

• Ruhe bewahren. Versuchen Sie einen möglichst ruhigen und ungestörten Ort zu finden.
• Parken. Wenn Sie sich im Auto befinden, suchen Sie einen Parkplatz auf, um an dem Meeting teilzunehmen.
• Schalten Sie das Mikrofon aus Wenn Sie sich an einem Ort mit störenden Hintergrundgeräuschen (z. B. Flugplatz, Auto, Café etc.) befinden, schalten Sie das Telefon aus (mute), wenn Sie nicht sprechen.
• Pünktlichkeit. Kommen Sie rechtzeitig zum Meeting, damit Sie vorher noch mit den anderen Teilnehmern reden können.
• Stellen Sie sich vor. Bevor Sie etwas sagen, sollten Sie sich kurz vorstellen, damit die anderen Teilnehmer Ihre Stimme erkennen.
• Mitteilen. Wenn die Verbindung unterbrochen wird (schlechter Empfang etc.), rufen Sie wieder an und erklären die Situation.
• Fokus. Konzentrieren Sie sich auf das Meeting und über Sie keine anderen Tätigkeiten aus (Briefe oder Mails lesen).

• Zeichnen Sie Ihr Meeting auf/Diktafon.
Die 300er Serie von Konftel ermöglicht die Gesprächsaufzeichnung auf einer SD-Speicherkarte. Diese Funktion ist ideal geeignet für Interviews und Dokumentationen oder für die Speicherung wichtiger Gespräche und Konferenzen. Außerdem kann diese Funktion als Diktiergerät verwendet werden.
Weitere Informationen finden Sie in der Konftel Kurzanleitung und in der Bedienungsanleitung.
Hier finden Sie eine digitale Version: http://www.konftel.com/de/Support/Manuals

• Konferenzführer
Im Konferenzführer der 300er Serie von Konftel können Gesprächsgruppen gespeichert und alle Teilnehmer mit einem einzigen Tastendruck angerufen werden. Dies ist eine sehr nützliche Funktion für häufige Konferenzen mit den gleichen Teilnehmern. Einzelne Kontakte werden im Telefonbuch gespeichert.
Weitere Informationen finden Sie in der Konftel Kurzanleitung und in der Bedienungsanleitung.
Hier finden Sie eine digitale Version: http://www.konftel.com/de/Support/Manuals

• Eine Präsentation zeigen
Telefonkonferenzen sind eine spontane und einfache Möglichkeit, Meetings zu veranstalten. Hierfür braucht man lediglich ein Konferenztelefon. Manchmal wollen wir unsere Gesprächspartner aber auch sehen oder es müssen Dokumente ausgetauscht werden. Hierfür gibt es zahlreiche kostenlose oder kostenpflichtige Internetdienste, die Sie zusammen mit Ihrem Konftel nutzen können.
Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.konftel.com/de/Situations/Solutions/Web-and-video