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MEJORES REUNIONES

Consejos para buenas reuniones a distancia

Las reuniones a distancia ahorran tiempo y ofrecen resultados más rápidos

Algunas de las ventajas de las reuniones a distancia son:
• Reducir o eliminar los costes de viaje
• Aumentar la eficiencia de la empresa: el tiempo de viaje se convierte en tiempo de trabajo
• Reduce los niveles de estrés entre los empleados: equilibrio trabajo-vida
• Sencillo y espontáneo
• Respetuoso con el medio ambiente

Consejos para buenas teleconferencias

Preparación (si dirige una reunión)

• Objetivo. Tenga claro el objetivo de la reunión y qué espera de los participantes. ¿Es una reunión para información, debate o decisión?
• Personas adecuadas. Invite a las personas adecuadas, personas que contribuyan en algo a la reunión y que obtengan algo de ella.
• Lecturas necesarias. Envíe las lecturas necesarias a los participantes y un comentario personal a cada participante sobre qué se espera de ellos. ¿Deben traer cierta información a la reunión o explicar algo en concreto?
• Agenda clara. Envíe una agenda un lista de participantes con bastante antelación antes de la reunión.
• Informar. Explique cómo unirse a la reunión (número de teléfono y cualquier código PIN) o si se llamará al participante.
• Probar. Antes de organizar su primera reunión, trate de hacer algunas llamadas y pruebe las distintas funciones. Puede suceder que su centralita requiera comandos especiales para llamar a varios interlocutores, compruébelo con su administrador de telefonía.
• Documentación. ¿Cómo se documentará la reunión? Es buena idea usar la función de grabación.
• Facilítese la vida. Si la reunión es periódica, añada los participantes como un grupo en la guía de conferencias o añada contactos individuales al listín telefónico.
• Empiece y termine a tiempo. Inicie siempre la reunión a la hora señalada, incluso aunque falten participantes.
(Incluya un breve descanso si es necesario prolongar la reunión).
• Seguimiento y continuación. Realice un resumen, seguimiento y envíe las minutas de la reunión directamente después de la reunión. [Establezca plazos e informe a todo el mundo de quién se encargará de cada tarea].

Durante la reunión (si dirige una reunión)

• Presentaciones. Dé la bienvenida y presente a todos los participantes. Es una buena forma de empezar la reunión y garantiza una atmósfera inclusiva, incluso para las personas en lugares distantes. Si la reunión no es muy grande (hasta 10 participantes aproximadamente), pida a los participantes que se presenten brevemente para escuchar su voz. Trate siempre de crear una atmósfera que dé a las personas la sensación de estar sentadas juntas, incluso los participantes en otros lugares.
• Minutas. Tome notas o asigne un secretario que pueda redactar minutas y tenga acceso a la grabación si se realiza una.
• Agenda. La persona que dirige la reunión explica cuál es el tema de la reunión, cuánto durará y ofrece un breve resumen de la agenda.
• Interrupciones. Comience la reunión explicando las normas básicas para la reunión y lo que puede ocasionar molestias.
No deben estar leyendo el correo electrónico, navegando con su smartphone, trabajando en otros proyectos, etc.
• Descansos. Si la reunión dura más de 45 minutos, haga un descanso para dejar que los participantes estiren las piernas durante 10-15 minutos antes de continuar.
• Llegar a un acuerdo. Antes de pasar a un nuevo tema, compruebe con los distintos participantes para ver si alguien desea decir algo. Esto hará que todo el mundo se sienta implicado.
• Dinámica. Gestione y tenga en cuenta la dinámica de grupo. Compruebe que todo el mundo comparta su opinión sobre la materia debatida y gestione los conflictos.
• Explicar. Si sucede algo en la sala (que pueda ser motivo de risas), explique qué ha sucedido a todas las personas que participan por teléfono para asegurarse de que todo el mundo se sienta incluido.
• Tiempo para preguntas. Deje tiempo para tratar cualquier pregunta.
• Nueva reunión. Si hay cuestiones sobre las que deba realizarse un seguimiento, acuerde una fecha para la próxima reunión.

Después de la reunión (si dirige una reunión)

• Seguimiento y continuación. Realice un resumen, seguimiento y envíe las minutas de la reunión directamente después de la reunión. Establezca plazos e informe a todo el mundo de quién se encargará de cada tarea.

Para quienes participen en una reunión (en una ubicación remota)

• Tranquilidad y silencio. Intente encontrar un lugar para sentarse lo más tranquilo posible.
• Aparque. Si va a participar desde su coche, aparque con seguridad, por ejemplo en un parking, antes de unirse a la reunión.
• Desconecte el micrófono. Si está sentado en algún lugar con mucho ruido de fondo, como en un aeropuerto, en un coche o en una cafetería, desconecte el micrófono (silencio) cuando no esté hablando.
• Esté preparado con tiempo suficiente. Asegúrese de estar preparado con tiempo suficiente antes de la reunión para tener la posibilidad de charlar con los otros participantes antes de que comience la reunión (igual que harían las personas en una sala de conferencias).
• Preséntese. Si tiene algo que decir, asegúrese de que las personas reconozcan su voz presentándose antes.
• Mantenga a las personas informadas. Si se desconecta (mala recepción, etc.), vuelva a llamar de inmediato y, en el momento apropiado, informe a los demás participantes de que se ha desconectado durante un momento.
• Enfoque. Concéntrese en la reunión. No lea correos electrónicos ni haga otras cosas durante la reunión.


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