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MEJORES REUNIONES

Reuniones eficaces y bien planificadas

Algunas empresas y organizaciones logran celebrar sus reuniones con gran éxito. Estas reuniones no solo son espontáneas y agradables, también son breves y concisas. Promueven acciones y resultados, lo que ahorra tiempo, dinero y desplazamientos, y aumenta la eficacia.
La pregunta es: ¿cómo lo hacen? Todos hemos estado en reuniones mal planificadas que fueron una pérdida de tiempo y una fuente de irritación. Aquí tiene algunos consejos e ideas sobre cómo preparar y organizar sus reuniones para crear y mantener un clima positivo en la reunión.

Regla número uno: ¡tómese en serio todas las reuniones! Prepárese para la reunión determinando su objetivo. Invite a las personas que puedan contribuir a la reunión y sacar algo de la misma. Use equipos técnicos de buena calidad y fáciles de usar. Tome notas. Termine haciendo un resumen de las decisiones tomadas. Envíe un correo electrónico con un resumen de la reunión, preferiblemente en formato de puntos, en menos de 24 horas. Si lo hace así, su organización habrá avanzado mucho en el desarrollo de prácticas de reuniones efectivas. Defina también reglas generales que especifiquen lo que los participantes no deberían hacer en las reuniones (leer correos electrónicos, navegar por Internet, escribir informes, charlar, conducir un vehículo, etc.).

Reuniones pequeñas y espontáneas

Las reuniones breves y espontáneas con solo unos pocos participantes son cada vez más comunes. Un sistema personal de conferencias sobre el escritorio permite a tres o cuatro personas en lugares distintos acordar con rapidez numerosas cuestiones de un proyecto. Pueden distribuir y debatir sobre un documento. Pueden tomar una decisión rápida sobre cómo proceder. Pero sigue siendo esencial tener una agenda clara, incluso para una reunión bastante sencilla como esta. Para no complicar las cosas, pero para que la reunión sea sencilla, dinámica y eficaz.

Designe a una persona que redacte las minutas y las envíe después. Compruebe que todos los participantes tengan claro lo que se ha tratado y decidido. Termine haciendo un resumen y, casi lo más importante de todo, envíe a los participantes un breve correo electrónico lo antes posible después de la reunión. Esto permite aclarar y corregir de inmediato cualquier posible confusión.

Reuniones de más tamaño

Obviamente, las reuniones de más tamaño requieren bastante más preparación. Es imprescindible que todos conozcan el objetivo de la reunión. De este modo, será más fácil que los participantes estén motivados y conozcan su función. Envíe una agenda y los documentos relevantes a los participantes para darles tiempo suficiente para prepararse. De este modo, serás más activos y comprometidos. Solo debe pedirse que asistan a la reunión a las personas que realmente deban estar en la reunión, y deben ser informados de lo que se espera de ellos. Siga el enlace al final de este artículo para consultar una lista de comprobación para realizar reuniones eficaces. Téngala a mano para la primera vez que convoque y celebre una reunión. También hay ejemplos de cómo diferentes empresas y organizaciones utilizan las reuniones remotas como una forma de trabajar eficaz y eficiente**.

Las empresas pueden ahorrar grandes cantidades de dinero celebrando reuniones remotas con más frecuencia, en vez de recorrer grandes distancias para asistir a distintas reuniones. Los resultados de una encuesta estadounidense (verizonbusiness.com) muestran que los gastos de viajar a una reunión son, de media, 12 veces más de lo que cuesta asistir a una reunión a distancia. Y eso sin contar el tiempo dedicado a viajar. Las reuniones a distancia planificadas con detalle y celebradas con eficiencia son un recurso valioso y permiten reducir costes con rapidez y aumentar la eficiencia de la empresa.
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