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Strategy for increasing virtual meetings
MEJORES REUNIONES

Estrategia para aumentar las reuniones virtuales

En la actualidad, muchas empresas participan en proyectos cuyos miembros están repartidos en una extensa zona geográfica. Gracias a los equipos y tecnologías modernos, la distancia ha dejado de suponer un obstáculo para que las personas se reúnan y se comuniquen. Tal vez el mayor reto resida en modificar la cultura corporativa de las reuniones. No obstante, las empresas y los empleados pueden obtener numerosos beneficios al implementar una estrategia para utilizar más reuniones virtuales.

Los diez pasos que se ilustran a continuación ayudarán a su empresa a avanzar hacia un mayor uso de las reuniones virtuales.

Step1
Analizar el estado actual de la situación. ¿Qué tipo de viajes realiza su empresa en la actualidad? ¿Cuánto cuestan? Duplique el coste para tener en cuenta el tiempo y otros gastos personales. ¿Su empresa tiene una política de viajes? ¿Qué necesidades de comunicación obligan a los empleados a viajar? ¿Pueden satisfacerse estas necesidades mediante comunicaciones a distancia? ¿Qué equipos son necesarios para esto? Su análisis forma la base para tomar las decisiones posteriores.
Obtener aprobación para la inversión y asignar recursos. La dirección de la empresa puede tomar decisiones basadas en el análisis. Es importante que la dirección de la empresa participe y que se asignen recursos, y es imprescindible que la dirección establezca un buen ejemplo. Al hacerlo, enviarán señales claras de que se trata de una iniciativa seria.

Crear un grupo de trabajo. Este grupo debe estar formado por representantes de distintos departamentos para asegurarse de que el uso de las reuniones virtuales se difunde y funciona de forma eficaz en toda la organización. El equipo directivo y las personas responsables de gestionar los viajes de negocio también deben participar.
Identificar necesidades e intereses de comunicación. Realice un análisis detallado para determinar los destinos, quién viaja, qué tipo de comunicación se necesita y si las personas que viajan están interesadas en otras alternativas y, en tal caso, qué tipo de comunicación desean. Para modificar los hábitos de reunión, es buena idea determinar el grado de solidez de la cultura corporativa de reuniones y conseguir que las personas que viajan de manera activa participen en el proceso. Defina ahora un objetivo. Esto hará que sea más fácil evaluar después el proceso.

Analizar los requisitos técnicos. Compruebe con qué equipo técnico, redes, servicios de suscripción, requisitos de seguridad y soporte cuenta ya su empresa. Compruebe lo mismo para las personas con las que piensa mantener reuniones virtuales.
Seleccionar el equipo y los servicios apropiados. Ahora es el momento de seleccionar el equipo apropiado, la infraestructura técnica y cualquier servicio necesario. Repase su lista de requisitos para funciones técnicas que se ha establecido. Para asegurarse de que su nueva estrategia resulta eficaz, la tecnología que seleccione debe ser siempre totalmente fiable y fácil de usar. También debe estar siempre accesible, por lo que no intente tomar atajos con los equipos o la calidad.
Establecer rutinas. Es esencial contar con normas claras. Si su empresa tiene una política de viajes, debe ampliarse o sustituirse con una política para reuniones. Debe ofrecer directrices sobre reuniones virtuales y cuándo deben utilizarse, así como procedimientos para asistencia, servicio y reservas.
Designar a las personas al cargo. No debe haber ninguna incertidumbre sobre con quién ponerse en contacto en lo relacionado con las operaciones, reservas, apoyo, formación y revisiones. Esto da a los usuarios la confianza necesaria para adoptar el cambio.
Informar y demostrar. Invite a los empleados a reuniones prácticas para demostrar en qué consisten. Explique qué ventajas pueden obtener los empleados —el tiempo ahorrado permite equilibrar la vida laboral y personal— en vez de los beneficios económicos para la empresa. Algunos empleados desean viajar y desconfían de iniciativas distintas de la directiva. Por eso es especialmente importante empezar por los miembros de la dirección de la empresa y explicarles la importancia de establecer un buen ejemplo para obtener resultados satisfactorios.
Seguimiento, mejora y presentación de resultados. Es importante realizar un seguimiento del proceso. Los requisitos podrían haber cambiado y la empresa puede mantener la actitud positiva con la ampliación del equipo o los servicios. Puede ser necesaria más formación. También debe llevar a cabo sondeos de actitud y realizar evaluaciones económicas, ambientales, de salud y de calidad, y difundir los resultados positivos entre los empleados. También es una idea excelente que la información sobre las ganancias evidentes en estos campos esté disponible para su distribución externa, pues ayudará a reforzar la imagen de la empresa.
Este consejo procede del proyecto “Reuniones sin desplazamientos” de la Administración de Transporte Sueca. La Administración ha publicado una guía detallada que explica cómo proceder con este proceso y qué dificultades hay que tener en cuenta. Si visita el sitio web de la administración, encontrará ejemplos de empresas que están implementando programas estratégicos para aumentar el número de reuniones virtuales en sus organizaciones.

Encontrará más información en www.trafikverket.se/resfri
Fuente: Administración de Transportes Sueca
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