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MEJORES REUNIONES

Reuniones virtuales con un sonido excelente

Las reuniones por Internet son cada vez más habituales. Sin embargo, aunque son prácticas y rápidas de organizar, hay que asegurarse de que ofrezcan calidad y resulten eficaces. Aquí se presentan algunas sugerencias para que las reuniones virtuales sean un éxito.

Las reuniones virtuales deben abordarse con la misma seriedad que cualquier otra reunión. Eso significa que debe haber un orden del día que todos los participantes conozcan y equipos técnicos fáciles de usar. La mayor ventaja de las reuniones virtuales es que los participantes pueden verse y compartir documentos, lo que refuerza la sensación de trabajo en grupo. Si estos factores no son necesarios, resulta más recomendable organizar una reunión a distancia estándar con un sistema de audioconferencia, que es un procedimiento más sencillo y rápido.

Un nodo central para todos sus dispositivos

En el mercado se pueden encontrar diversas soluciones de software que facilitan las reuniones virtuales, como Skype, Scopia, MS Lync o Vidyo. En cuanto al equipo, la nueva serie 55 de Konftel es la elección evidente por su calidad de sonido óptima y su capacidad de conexión a ordenadores, tabletas, móviles (smartphones) y teléfonos fijos. El Konftel 55 o 55W puede ser el nodo central de todas sus conexiones y además le garantiza un sonido excelente. Incluso los modelos Konftel 300, 300M y 300W son una gran elección para las reuniones virtuales. Según la empresa de estudios de mercado Frost & Sullivan, el uso de los sistemas de audioconferencia con conectividad USB crecerá un 16,5% frente al de los sistemas con otros tipos de conexión (F&S, diciembre de 2012). 

Los documentos son importantes

Es importante prepararse bien para una reunión virtual. Los documentos deben ser concisos y presentar información resumida sobre cada imagen mostrada. Es conveniente practicar cómo se muestran y se pasan las páginas de los documentos para que la reunión se desarrolle con fluidez. Una regla sencilla es cerrar todas las ventanas que no se vayan a utilizar y trabajar con una sola fuente en modo de pantalla completa. Recuerde que también puede utilizar vídeo, por ejemplo a través de YouTube, aunque debe tratar de evitar que sus reuniones se conviertan en un mero alarde de dominio de las tecnologías. Toda la información debe ser relevante y aportar algo.

Reúna a varios participantes

Si el tema principal de debate es un texto largo, puede ser buena idea enviárselo por correo electrónico antes de la reunión a todos los participantes para que puedan leerlo con antelación. Intente reunir a varios participantes en la misma sala en lugar de que cada uno permanezca en su despacho. El sonido mejora y hay menos posibilidades de que se interrumpan unos a otros. Además, las reuniones suelen ser más productivas si puede haber varias personas en la misma sala.
Sustituir los viajes por reuniones a distancia puede suponer un ahorro considerable. Además conviene tener en cuenta la ventaja social que supone poderle evitar largos viajes a los participantes. Estas son solo dos razones por las que las reuniones a distancia y virtuales son cada vez más comunes.
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