Strategi för fler distansmöten

Analysera nuläget
Hur ser resorna ut idag, vad kostar de? Lägg på det dubbla för tid och andra personalkostnader.
Finns en resepolicy, vilka behov av kommunikation kräver en resa, vilka kan ske på distans och vilken utrustning ska finnas? Analysen ligger som underlag för vidare beslut.

Förankra satsningen och avsätt resurser.
Med analysen kan ledningen fatta beslut. Deras engagemang och att avsätta resurser är lika viktigt som att de själva föregår med gott exempel. Det sänder ut signaler att satsningen är seriös.

Skapa en arbetsgrupp.
Gruppen ska bestå av representanter från olika avdelningar för att användningen av resfria möten ska spridas och fungera. Även ledningen och gärna också den som beställer resor ska engageras.

Identifiera kommunikationsbehov och intresse.
Gör en ingående analys och ta reda på till vilka orter resorna sker, vem som reser, vilken typ av kommunikation behöver man och om de är intresserade av resfria mötesalternativ och i så fall vilken kommunikation de vill ha. Ska mötesvanorna förändras är det bra att ta reda på hur stark möteskulturen är och att de själva kan vara med och påverka. Sätt upp ett mål redan nu så är det enklare att senare utvärdera satsningen.

Analysera tekniska förutsättningar.
Kontrollera befintlig teknisk utrustning, nätverk, abonnemang på tjänster, säkerhetskrav och support inom organisationen och hos de du planerar ha distansmöten med.

Välj ut rätt utrustning och tjänster.
Nu är det dags att välja rätt utrustning, teknisk infrastruktur och eventuella tjänster. Titta din kravlista för teknisk funktionalitet som upprättats. För att få ett bra genomslag av er nya strategi måste den teknik du väljer alltid fungera och vara enkel att använda. Den måste också alltid finnas tillgänglig så snåla inte, varken på utrustning eller dess kvalitet.

Upprätta rutiner.
Tydliga regler behövs och har ni en resepolicy bör den kompletteras eller ersättas med en mötespolicy med riktlinjer om och när resfria möten ska användas samt hur support, service och bokning ska ske.

Utse ansvariga personer.
Det ska inte vara några frågetecken om vem som kan kontaktas för drift, bokning, support, utbildning och uppföljning. Det ger användarna trygghet att vilja förändra.

Informera och demonstrera.
Bjud in till prova-på-möten och demonstrera hur man gör. Lyft fram fördelarna för den anställde – sparad tid som ger balans mellan arbete och fritid, snarare än företagets ekonomiska fördelar. Vissa anställda vill gärna resa och misstror ledningens satsning på resfria möten. Därför är det extra viktigt att börja med ledningen och förklara hur viktigt det är att de föregår med gott exempel för ett lyckat resultat.

Följ upp, förbättra och visa på resultat.
Det är viktigt att följa upp satsningen. Behoven kan ha förändrats och genom att komplettera med utrustning eller tjänster kan den positiva inställningen fortsätta. Kanske behövs mer utbildning? Gör också undersökningar om attityder och beräkningar på ekonomi, miljö, hälsa och kvalitet i verksamheten och låt de anställda ta del av de positiva resultaten. Tydliga vinster inom dessa områden är också utmärkt att sprida externt för att stärka företagets varumärke.