Tips för bra möten

Några av fördelarna med telefonmöten är:
• Reducerar eller tar bort resekostnader
• Ökar företagets effektivitet – restid omvandlas till arbetstid
• Minskar stressen bland anställda – balans mellan arbete och fritid
• Enkelt och spontant att använda
• Miljövänligt

• Tydlig agenda. Skicka ut agenda och deltagarlista i god tid före mötet.
• Syftet. Var tydlig med syftet för mötet och vad du förväntar dig av deltagarna. Är det ett informations-, diskussions- eller beslutsmöte?
• Informera. Beskriv hur man ansluter till mötet (telefonnummer och eventuell PIN-kod) eller om deltagaren blir uppringd.
• Testa. Innan du leder ditt första möte, träna gärna genom att ringa några testsamtal och prova olika funktioner. Det kan vara så att din växel kräver speciella kommandon för att ringa flera parter – kolla med er telefoniansvarige.
• Mötet börjar.  Starta alltid mötet på utsatt tid även om någon deltagare saknas.
• Dokumentation. Hur ska mötet dokumenteras? Använd gärna inspelningsfunktionen.
• Förenkla. Om mötet är återkommande, lägg upp deltagarna som en grupp i konferensguiden eller lägg upp enstaka kontakter i telefonboken.

Var tydlig med syftet för mötet och vad du förväntar dig av deltagarna.

• Presentera. Välkomna och presentera alla. Det gör att mötet inleds med en god och inkluderande stämning även för dem som finns på en annan plats. Om mötet inte är väldigt stort (över ca 10 deltagare), presentera gärna alla deltagare personligen och låt dem svara kort för att etablera rösten. Sträva alltid efter att skapa en stämning som ger en känsla av att ni alla sitter tillsammans, även de som deltar på distans.
• Protokoll. Gör anteckningar eller utse en sekreterare som för protokoll och får tillgång till inspelningen om sådan görs.
• Agenda. Mötesledaren talar om vad mötet ska handla om, går igenom agendan samt hur länge mötet ska hålla på.
• Paus. Är mötet längre än 45 min, ta en paus för bensträckare i 10-15 min innan ni fortsätter.
• Stäm av. Mellan varje mötespunkt, hör gärna med de övriga deltagarna om någon vill säga något, så att alla känner sig välkomna att vara aktiva.
• Tid för frågor. Avsätt tid för att ställa frågor.
• Nytt möte. Om några ärenden ska följas upp, utse tid för nästa möte.
• Förklara. Händer det något särskilt i rummet (som kanske utlöser ett skratt), beskriv detta för dem som deltar på distans så att alla känner sig inkluderade i gemenskapen.
• Återkoppling. Skicka ut ett protokoll/sammanfattning så snart som möjligt efter mötet.

Mellan varje mötespunkt, hör gärna med de övriga deltagarna om någon vill säga något, så att alla känner sig välkomna att vara aktiva.

• Lugn & ro. Försök hitta en så lugn och tyst plats som möjligt.
• Parkera. Sitter du i bilen – stanna på en P-plats under mötet.
• Stäng av mikrofonen. Om du sitter på ett ställe med stökigt bakgrundljud, t ex på flygplatsen, i bilen, på caféet etc, stäng av mikrofonen när du inte talar (mute).
• Var ute i tid. Var gärna i god tid till mötet så får du chansen att småprata med andra deltagare innan mötet börjar (på samma sätt som de i mötesrummet småpratar med varandra).
• Presentera dig. Ska du säga något, etablera din röst genom att presentera dig först.
• Meddela. Om du kopplas bort (dålig täckning etc), ring upp genast och meddela vid tillfälle att du fallit bort en stund.
• Fokus. Koncentrera dig på mötet, läs inte mejl eller gör något annat under mötet.

• Spela in ditt möte/diktafon
Konftel 300-serien stödjer inspelning på SD-minneskort, något som är perfekt för intervjuer, dokumentation eller helt enkelt som minnesanteckning av viktiga samtal och möten. Kan också användas som diktafon.
Läs mer i Konftel snabbguide eller Manual.
Hitta en digital version här: http://www.konftel.com/se/Support/Manuals

• Konferensguiden
Konferensguiden som finns som funktion i Konftel 300-serien ringer upp alla parter med en enda knapptryckning. Används med fördel för återkommande möten. Enstaka kontakter sparas  i kontaktboken.
Läs mer i Konftel snabbguide eller Manual.
Hitta en digital version här: http://www.konftel.com/se/Support/Manuals

• Visa en presentation
Telefonmöten är ett spontant och lätt sätt att mötas, en telefon är det enda som krävs. Men ibland har vi behov av att se varandra eller dela dokument. Det finns ett antal webbmötestjänster som kan användas tillsammans med din Konftel, alltifrån fria till licensierade programvaror.
Läs mer på: http://www.konftel.com/se/Situations/Solutions/Web-and-video