Bay Village verbessert Stadtratssitzungen und andere Veranstaltungen mit Konftel
Wie viele Gemeindeverwaltungen musste auch die Verwaltung von Bay Village im US-Bundesstaat Ohio ihre Arbeit für die Bürgerinnen und Bürgern aufrechterhalten, nachdem die Pandemie ausgebrochen war. Dabei mussten aber die Kontaktbeschränkungen eingehalten werden. Daher benötigte sie, genauso wie viele andere Verwaltungen, eine benutzerfreundliche Technologielösung – und das schnell.
Um die Kontaktbeschränkungen einzuhalten, hielt der Stadtrat von Bay Village seine Sitzungen zunächst online über Zoom ab. Nach und nach nahmen sehr viel mehr der 16.000 Einwohner der Stadt daran teil. Als die Sitzungen wieder auf sichere Weise persönlich abgehalten werden konnten, wurde beschlossen, dass der Stadtrat seine Sitzungen über Zoom streamt. Dabei wird Technologie von Konftel verwendet, dem Pionierunternehmen bei Konferenzlösungen.
„Früher nahmen in der Regel nur sehr wenige Einwohner an den Stadtratssitzungen teil“, sagt Renee Mahoney, die Finanzdirektorin von Bay Village, die beauftragt war, schnell die richtige Lösung für virtuelle Stadtratssitzungen zu finden. „Als wir zum ersten Mal eine Sitzung streamten, zählten wir über 70 Teilnehmer. Das hat sehr gut funktioniert.“
Konferenzlösungen von Konftel als Rettung
Der Stadtrat von Bay Village hatte bereits Erfahrungen mit Tonaufzeichnungen seiner Sitzungen für eine spätere Veröffentlichung. Schnell zeigte sich jedoch, dass die Klangqualität für einen ansprechenden, interaktiven Live-Stream nicht ausreichte. Ganz zu schweigen davon, dass kein Bild vorhanden war.
„Unsere vorhandenen Aufzeichnungsgeräte waren teurer als die Konftel-Lösung und nicht so gut“, sagt Mahoney.
Das Konftel 800 Freisprechgerät ist paarweise in Reihe geschaltet, um das ganze Podium des Stadtrats abzudecken.
Bay Village installierte ein Paar Konftel 800 Konferenztelefone an beiden Enden des Podiums des Stadtrats und eine Konftel Cam50 Schwenk-Neige-Zoom-Kamera (PTZ) an der Rückseite des Raums. Die beiden Konftel 800 Geräte sind miteinander verkettet, um die Abdeckung zu maximieren, und werden zusammen mit der Cam50 über den speziellen OCC-Hub von Konftel mit dem PC des Saals verbunden. Dabei wird nur ein einziges USB-Kabel benötigt, um Audio, Video und die Steuerung des gesamten Systems zu ermöglichen. Ein Paar Konftel PoE Injectors versorgen die Konftel 800 Geräte über Ethernet mit Strom, sodass keine separaten Netzkabel erforderlich sind.
„Alles läuft gut zusammen“, sagt Mahoney. „Mit den Konftel-Produkten schließe ich es einfach an und es funktioniert. Uns gefällt, dass es so einfach ist.“
Mahoney bedient das System während der Stadtratssitzungen – darunter auch die PTZ-Kamera, mit der sie auf bestimmte Redner zoomen, herauszoomen, um den gesamten Rat zu zeigen, oder schwenken kann, um Präsentationen auf dem Projektionsbildschirm des Stadtrats anzuzeigen.
„Die Cam50 ist besonders nützlich, weil ich mit der Fernbedienung des Systems hinein- und herauszoomen kann“, sagt sie. „Die Kameraqualität ist ausgezeichnet, ebenso wie die Mikrofone des Konftel 800. Sie fangen alles ein. Unsere Zoom-Nutzer melden uns zurück, dass sie alles in unseren Sitzungen deutlich hören können.“
Die Konftel 800 Konferenzsysteme nutzen die einzigartige OmniSound® HD-Klangtechnologie des Unternehmens mit Vollduplex für kraftvollen, kristallklaren Klang in alle Richtungen. Die drei digitalen MEMS-Mikrofone in jedem Telefon mit Beamforming-Klangaufnahme und -verarbeitung sowie leistungsstarke integrierte Lautsprecher bieten allen Online-Teilnehmern eine satte, klare Klangqualität und sorgen gleichzeitig dafür, dass die Mitglieder des Stadtrats die Kommentare der Bürgerinnen und Bürger hören können, die an der Sitzung über Zoom teilnehmen.
Tatsächlich nutzt die langjährige Protokollantin des Stadtrats immer noch das bestehende System als Backup bei der Aufzeichnung für die Archivierung. „Doch sie greift auf die Zoom-Aufnahmen vom Konftel-System zurück, weil der Klang sehr viel klarer ist“, sagt Mahoney.
Virtuelle Sitzungen – die neue Normalität für Gemeindeverwaltungen
Peter Gasparro, Regional Sales Director von Konftel, sagt, dass sich viele lokale Behörden in derselben Situation befinden würden wie der Stadtrat von Bay Village. Sie benötigen eine einfach umsetzbare Konferenzlösung, um virtuelle Sitzungen zu unterstützen – heute und in Zukunft.
„Dies war zunächst eine sinnvolle Lösung für die Pandemie und wir haben festgestellt, dass viele andere Stadtverwaltungen auf der Suche nach der richtigen Konferenztechnologie waren“, sagt Gasparro. „Doch inzwischen sehen sie es als eine neue Arbeitsweise an. Die Konferenzlösungen von Konftel sind zu einem wichtigen Teil der neuen Normalität geworden, gerade weil sie die Beteiligung erhöhen und es den Menschen in ihren Städten erleichtert haben, mitzuwirken.“
Gasparro, der in der Nähe von Bay Village ansässig ist, konnte dem Team von Mahoney vor Ort die Möglichkeiten des Systems demonstrieren und bei der Installation helfen. Bay Village erwarb außerdem ein kabelloses Konftel 300Wx Konferenztelefon und eine Konftel Cam20 Kamera mit 4K-Auflösung und einem breiten Bildwinkel von 123 Grad, um noch mehr Möglichkeiten zu bekommen. Das Stadtrat stellte die mobile Lösung zunächst in einem Konferenzraum auf, fing aber bald damit an, damit auch die Zusammenarbeit außerhalb des Rathauses zu erweitern.
„Wir verwenden das Konftel 300Wx und die Cam20 häufig für Fernschulungen“, sagt Mahoney. „Wir waren gerade in der Polizeiwache, wo wir das Konftel Telefon und die Kamera ganz einfach an unser Laptop anschließen und mit der Zusammenarbeit aus der Wache anfangen konnten.“
Laut Gasparro verzeichnet Konftel eine steigende Nachfrage nach vergleichbaren Installationen in Gerichtsgebäuden, Feuerwachen und anderen städtischen Einrichtungen.
„Alle sagen das Gleiche“, erklärt er. „Sie brauchen etwas Einfaches und Plattformunabhängiges. Ganz gleich, ob ein Unternehmen Zoom, Microsoft Teams, Google Meet oder einen anderen Online-Dienst nutzt – Konferenzlösungen von Konftel unterstützen virtuelle Meetings.“
Sein größtes virtuelles Publikum zog der Stadtrat in Bay Village an, als er über die Eröffnung des Stadtbads debattierte. Nicht jede Sitzung weckt ein so großes Interesse, doch Mahoney schätzt, dass die von Konftel eingerichtete Lösung immerhin fünf Mal so viele Teilnehmer anzieht, wie vor Beginn der Online-Sitzungen gezählt wurden.
„Auch andere Städte sollten in Betracht ziehen, ihre Sitzungen online zu übertragen“, sagt sie. „Es ist so einfach. Für uns ist das die neue Normalität.“
Konftel Cam50, Konftel Cam20, Konftel 800, Konftel 300Wx
Wichtig für Bay Village
Immer mehr Gemeinden entscheiden sich für benutzerfreundliche Technologie, kristallklaren Klang und hochauflösendes Video, um virtuelle Sitzungen zu ermöglichen, die auch in Zukunft den Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern fördern werden.
Der Stadtrat von Bay Village ist das gesetzgebende Organ der Stadt und bemüht sich, den 16.000 Einwohnern der Stadt nach besten Kräften zu Diensten zu stehen. Der Stadtrat besteht aus sieben Mitgliedern, von denen eines von den Wählerinnen und Wählern zum Stadtratspräsidenten gewählt wird. Daneben gibt es zwei Stadtratsmitglieder, die die gesamte Stadt, und vier Mitglieder, die bestimmte Bezirke vertreten.
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