Strategien für Fernmeetings entwickeln - Zeit und Geld sparen
Ihr Unternehmen kann Zeit und Geld sparen, indem viele physische Meetings in Fernmeetings umgewandelt werden. Eine Strategie für eine Änderung der Meetingkultur hilft Ihnen weiter. Hier finden Sie zehn Tipps für den weiteren Verlauf.
Heute arbeiten viele Unternehmen mit Projekten, bei denen sich die Beteiligten dezentral an verschiedenen Orten befinden. Mit der aktuellen Technologie ist der räumliche Abstand kein Problem. Es gibt eine Technologie, mit der man sich trotzdem bequem treffen kann. Die größte Herausforderung besteht vielleicht darin, dass wir unsere Besprechungs- und Konferenzkultur verändern. Unternehmen und Mitarbeiter profitieren von einer klaren Strategie, die Anzahl von Fernmeetings zu erhöhen.
Was kosten Geschäftsreisen gegenwärtig?
1. Analysieren Sie die gegenwärtige Situation
Wie viele Dienstreisen gibt es heute, welche Kosten entstehen dadurch? Verdoppeln Sie die Zahlen für Zeitaufwand und andere Personalkosten. Gibt es Richtlinien für Geschäftsreisen? Ist eine Geschäftsreise wirklich notwendig für dieses Meeting? Definieren Sie Kriterien für Situationen, in denen eine Geschäftsreise notwendig ist, sowie für solche, in denen ein Fernmeeting ausreicht. Welche Ausrüstung wird für effiziente Fernmeetings benötigt? Die Analyse bildet die Grundlage für die weiteren Entscheidungen.
2. Das Engagement verankern und Ressourcen bereitstellen
Aufgrund der Analyse kann die Unternehmensleitung Beschlüsse fassen. Das Engagement und die Bereitstellung der Ressourcen ist ebenso wichtig wie die Tatsache, dass die Unternehmensleitung mit gutem Beispiel voran geht. Sie sendet Signale aus, die bestätigen, dass das Engagement ernst gemeint ist.
3. Eine Arbeitsgruppe einsetzen
Die Gruppe sollte aus Vertretern aus unterschiedlichen Abteilungen bestehen, damit das Projekt Meetings ohne Reiseaufwand von allen verstanden und umgesetzt wird. Auch die Unternehmensleitung und jemand aus der Verwaltung, er sich um Dienstreisen kümmert, sollte teilnehmen.
4. Kommunikationsbedarf und Interesse identifizieren
Untersuchen Sie Reiseziele, Reisende sowie welche Art von Kommunikation erforderlich ist. Wer an Meetingalternativen ohne Reiseaufwand interessant ist und welche Kommunikation in diesem Fall gewünscht wird. Wenn Meetinggewohnheiten verändert werden sollen, ist es wichtig herauszufinden, wie stark sie kulturell verankert sind. Außerdem müssen alle Mitarbeiter eingebunden werden. Bereits jetzt sollte ein Ziel formuliert werden, damit man später den Erfolg des Projekts bewerten kann.
Verfügen Sie über die richtige Ausstattung?
5. Die technischen Voraussetzungen analysieren
Kontrollieren Sie die vorhandene technische Ausrüstung, Netzwerke, Providerverträge, Sicherheitsanforderungen und den Support im Unternehmen sowie bei den Partnern, mit denen man über Distanz kommunizieren möchte.
6. Die richtige Ausrüstung und die richtigen Dienste auswählen
Jetzt müssen Ausrüstung, technische Infrastruktur und Provider gewählt werden. Die Liste mit Anforderungen an die technische Funktionalität hilft bei der Auswahl. Wichtig für den Erfolg der Strategie ist, dass die Technologie immer funktioniert, einfach anzuwenden und immer verfügbar ist. Sparen Sie deshalb nicht an der falschen Stelle, weder bei der Ausrüstung, noch bei deren Qualität.
7. Routinen erarbeiten
Deutliche Regeln sind erforderlich. Wenn Sie Richtlinien für Dienstreisen haben, sollten diese ergänzt oder ersetzt werden durch Richtlinien für Meetings. Darin ist festzulegen, ob und wann Meetings ohne Reiseaufwand durchgeführt werden und welche Unterstützungen, welcher Service und welche Buchungen dafür erforderlich sind.
Wer ist für die Fernmeetings verantwortlich?
8. Verantwortliche Personen bestimmen
Es dürfen keine Unklarheiten bestehen, wer für Betrieb, Buchung, Support, Ausbildung und Analyse verantwortlich ist. Dies gibt den Anwendern Sicherheit.
9. Informieren und demonstrieren
Laden Sie zu praktischen Demonstration der Verfahrensweisen ein. Erläutern Sie die Vorteile für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die eingesparte Zeit führt eher zu mehr Ausgewogenheit zwischen Arbeit und Freizeit als zu wirtschaftlichen Vorteilen für das Unternehmen. Einige Beschäftigte reisen gern und misstrauen der Unternehmensleitung beim Engagement für Meetings ohne Reiseaufwand. Daher ist es besonders wichtig, bei der Unternehmensleitung zu beginnen, die mit gutem Beispiel vorangehen muss, damit der Übergang gelingt.
10. Analyse, Verbesserung und Präsentation der Ergebnisse
Es ist wichtig, dass die Ergebnisse ausgewertet werden. Es ist möglich, dass sich die Anforderungen verändert haben und weitere Ausrüstungen oder Dienste in Anspruch genommen werden müssen, damit die positive Entwicklung fortgeführt wird. Vielleicht sind weitere Schulungen erforderlich? Auch die Verhaltensweisen sowie die wirtschaftlichen, ökologischen, gesundheitlichen und qualitativen Auswirkungen sollten analysiert und die Ergebnisse dem Personal mitgeteilt werden. Vorteile in diesen Bereichen können auch für die Unternehmenskommunikation nach außen genutzt werden, um das Markenzeichen des Unternehmens zu stärken.
Diese Ratschläge stammen aus dem Projekt „Resfria möten“ (Meetings ohne Reiseaufwand) des schwedischen Trafikverket (Schwedische Transportverwaltung). Auf der Homepage der Verwaltung finden Sie Beispiele für Unternehmen, die die Strategie verfolgen, die Anzahl der Meetings ohne Reiseaufwand zu erhöhen.
Weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.remm.se/english-summary/ (die von hier verlinkte Seite ist auf Englisch)
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