• Tips
    and
    advice

    Collaboration

Strategien für Fernmeetings entwickeln - Zeit und Geld sparen

Ihr Unternehmen kann Zeit und Geld sparen, indem viele physische Meetings in Fernmeetings umgewandelt werden. Eine Strategie für eine Änderung der Meetingkultur hilft Ihnen weiter. Hier finden Sie zehn Tipps für den weiteren Verlauf.

Heute arbeiten viele Unternehmen mit Projekten, bei denen sich die Beteiligten dezentral an verschiedenen Orten befinden. Mit der aktuellen Technologie ist der räumliche Abstand kein Problem. Es gibt eine Technologie, mit der man sich trotzdem bequem treffen kann. Die größte Herausforderung besteht vielleicht darin, dass wir unsere Besprechungs- und Konferenzkultur verändern. Unternehmen und Mitarbeiter profitieren von einer klaren Strategie, die Anzahl von Fernmeetings zu erhöhen.

Was kosten Geschäftsreisen gegenwärtig?

1. Analysieren Sie die gegenwärtige Situation


Wie viele Dienstreisen gibt es heute, welche Kosten entstehen dadurch? Verdoppeln Sie die Zahlen für Zeitaufwand und andere Personalkosten. Gibt es Richtlinien für Geschäftsreisen? Ist eine Geschäftsreise wirklich notwendig für dieses Meeting? Definieren Sie Kriterien für Situationen, in denen eine Geschäftsreise notwendig ist, sowie für solche, in denen ein Fernmeeting ausreicht. Welche Ausrüstung wird für effiziente Fernmeetings benötigt? Die Analyse bildet die Grundlage für die weiteren Entscheidungen.

2. Das Engagement verankern und Ressourcen bereitstellen

Aufgrund der Analyse kann die Unternehmensleitung Beschlüsse fassen. Das Engagement und die Bereitstellung der Ressourcen ist ebenso wichtig wie die Tatsache, dass die Unternehmensleitung mit gutem Beispiel voran geht. Sie sendet Signale aus, die bestätigen, dass das Engagement ernst gemeint ist.

3. Eine Arbeitsgruppe einsetzen

Die Gruppe sollte aus Vertretern aus unterschiedlichen Abteilungen bestehen, damit das Projekt Meetings ohne Reiseaufwand von allen verstanden und umgesetzt wird. Auch die Unternehmensleitung und jemand aus der Verwaltung, er sich um Dienstreisen kümmert, sollte teilnehmen.

4. Kommunikationsbedarf und Interesse identifizieren

Untersuchen Sie Reiseziele, Reisende sowie welche Art von Kommunikation erforderlich ist. Wer an Meetingalternativen ohne Reiseaufwand interessant ist und welche Kommunikation in diesem Fall gewünscht wird. Wenn Meetinggewohnheiten verändert werden sollen, ist es wichtig herauszufinden, wie stark sie kulturell verankert sind. Außerdem müssen alle Mitarbeiter eingebunden werden. Bereits jetzt sollte ein Ziel formuliert werden, damit man später den Erfolg des Projekts bewerten kann.

Verfügen Sie über die richtige Ausstattung?

5. Die technischen Voraussetzungen analysieren

Kontrollieren Sie die vorhandene technische Ausrüstung, Netzwerke, Providerverträge, Sicherheitsanforderungen und den Support im Unternehmen sowie bei den Partnern, mit denen man über Distanz kommunizieren möchte.

6. Die richtige Ausrüstung und die richtigen Dienste auswählen

Jetzt müssen Ausrüstung, technische Infrastruktur und Provider gewählt werden. Die Liste mit Anforderungen an die technische Funktionalität hilft bei der Auswahl. Wichtig für den Erfolg der Strategie ist, dass die Technologie immer funktioniert, einfach anzuwenden und immer verfügbar ist. Sparen Sie deshalb nicht an der falschen Stelle, weder bei der Ausrüstung, noch bei deren Qualität.

7. Routinen erarbeiten

Deutliche Regeln sind erforderlich. Wenn Sie Richtlinien für Dienstreisen haben, sollten diese ergänzt oder ersetzt werden durch Richtlinien für Meetings. Darin ist festzulegen, ob und wann Meetings ohne Reiseaufwand durchgeführt werden und welche Unterstützungen, welcher Service und welche Buchungen dafür erforderlich sind.

Wer ist für die Fernmeetings verantwortlich?

8. Verantwortliche Personen bestimmen

Es dürfen keine Unklarheiten bestehen, wer für Betrieb, Buchung, Support, Ausbildung und Analyse verantwortlich ist. Dies gibt den Anwendern Sicherheit.

9. Informieren und demonstrieren

Laden Sie zu praktischen Demonstration der Verfahrensweisen ein. Erläutern Sie die Vorteile für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die eingesparte Zeit führt eher zu mehr Ausgewogenheit zwischen Arbeit und Freizeit als zu wirtschaftlichen Vorteilen für das Unternehmen. Einige Beschäftigte reisen gern und misstrauen der Unternehmensleitung beim Engagement für Meetings ohne Reiseaufwand. Daher ist es besonders wichtig, bei der Unternehmensleitung zu beginnen, die mit gutem Beispiel vorangehen muss, damit der Übergang gelingt.

10. Analyse, Verbesserung und Präsentation der Ergebnisse

Es ist wichtig, dass die Ergebnisse ausgewertet werden. Es ist möglich, dass sich die Anforderungen verändert haben und weitere Ausrüstungen oder Dienste in Anspruch genommen werden müssen, damit die positive Entwicklung fortgeführt wird. Vielleicht sind weitere Schulungen erforderlich? Auch die Verhaltensweisen sowie die wirtschaftlichen, ökologischen, gesundheitlichen und qualitativen Auswirkungen sollten analysiert und die Ergebnisse dem Personal mitgeteilt werden. Vorteile in diesen Bereichen können auch für die Unternehmenskommunikation nach außen genutzt werden, um das Markenzeichen des Unternehmens zu stärken.

Diese Ratschläge stammen aus dem Projekt „Resfria möten“ (Meetings ohne Reiseaufwand) des schwedischen Trafikverket (Schwedische Transportverwaltung). Auf der Homepage der Verwaltung finden Sie Beispiele für Unternehmen, die die Strategie verfolgen, die Anzahl der Meetings ohne Reiseaufwand zu erhöhen.

Weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.remm.se/english-summary/ (die von hier verlinkte Seite ist auf Englisch)

Fachhändler suchen

Jörgen Rönnqvist
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordic and Baltic countries

Mattias Hedin
Mattias Hedin
Key Account Manager



Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


Jeff May
Jeff May
Regional Sales Director



Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


Nipun Khanna
Nipun Khanna
Sales director for Southern Asia and ME



Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


Simon Chin
Simon Chin
Regional Sales Director APAC



Jörgen Rönnqvist
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordic and Baltic countries

Mattias Hedin
Mattias Hedin
Key Account Manager


Ihr Fachhändler vor Ort

Alle anzeigen
Jörgen Rönnqvist
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordic and Baltic countries

Mattias Hedin
Mattias Hedin
Key Account Manager



Jörgen Rönnqvist
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordic and Baltic countries


Ihr Fachhändler vor Ort

Alle anzeigen
Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


Holger Klenner
Holger Klenner
Key Account Manager Germany
+49 (0)2173 499 5841
Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220



Ihr Fachhändler vor Ort

Alle anzeigen
Jörgen Rönnqvist
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordic and Baltic countries

Mattias Hedin
Mattias Hedin
Key Account Manager



Simon Chin
Simon Chin
Regional Sales Director APAC



Jörgen Rönnqvist
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordic and Baltic countries

Mattias Hedin
Mattias Hedin
Key Account Manager



Nipun Khanna
Nipun Khanna
Sales director for Southern Asia and ME



Jeff May
Jeff May
Regional Sales Director



Simon Chin
Simon Chin
Regional Sales Director APAC



Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


Jeff May
Jeff May
Regional Sales Director



Simon Chin
Simon Chin
Regional Sales Director APAC



Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


Jörgen Rönnqvist
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordic and Baltic countries

Mattias Hedin
Mattias Hedin
Key Account Manager



Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


Jörgen Rönnqvist
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordic and Baltic countries

Mattias Hedin
Mattias Hedin
Key Account Manager



Jeff May
Jeff May
Regional Sales Director



Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220



Ihr Fachhändler vor Ort

Alle anzeigen
Jeff May
Jeff May
Regional Sales Director



Jeff May
Jeff May
Regional Sales Director



Jörgen Rönnqvist
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordic and Baltic countries

Mattias Hedin
Mattias Hedin
Key Account Manager


Ihr Fachhändler vor Ort

Alle anzeigen
Jeff May
Jeff May
Regional Sales Director


Ihr Fachhändler vor Ort

Alle anzeigen
Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


Jeff May
Jeff May
Regional Sales Director



Jeff May
Jeff May
Regional Sales Director


Ihr Fachhändler vor Ort

  • 1

    Africa Telco Business (PTY) Ltd

    Unit 7 Coram Office Park, Ferero Road, Randparkridge

    0027117924962

  • 2

    Aria Technologies Africa (PTY) Ltd

    24 Tsessebe Crescent Building 9, Corporate Park South Midrand, 1685, South Africa

    0027112030360

  • 3

    Electronic Communications Network (PTY) Ltd

    Unit 10, Growthpoint Business Park, Midrand, Gauteng

    002710590000

  • 4

    Trenic Industries (PTY) Ltd

    Unit C, Building 2, 5 Woodlands Drive Office park Woodmead 2191, South Africa

    0027114664278

Alle anzeigen
Nipun Khanna
Nipun Khanna
Sales director for Southern Asia and ME



Jörgen Rönnqvist
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordic and Baltic countries

Mattias Hedin
Mattias Hedin
Key Account Manager



Jörgen Rönnqvist
Jörgen Rönnqvist
Area Sales Manager Nordic and Baltic countries

Mattias Hedin
Mattias Hedin
Key Account Manager


Ihr Fachhändler vor Ort

Alle anzeigen
Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


Simon Chin
Simon Chin
Regional Sales Director APAC



Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


Jeff May
Jeff May
Regional Sales Director



Jeff May
Jeff May
Regional Sales Director



Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


Jeff May
Jeff May
Regional Sales Director


Ihr Fachhändler vor Ort

Alle anzeigen
Ralf Kalker
Ralf Kalker
Regional Sales Director
+49 (0)221 959 2220


x

Wenn Ihre Wahl auf Konftel fällt

Konftel ist Vorreiter bei Telefonkonferenzen. Seit unserer Gründung 1988 haben wir Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt dabei unterstützt, Fernmeetings abzuhalten. Dank unserer Konferenzlösungen können Sie effektiv und umweltfreundlich in einer ausgezeichneten Ton- und Videoqualität zusammenarbeiten. Wir sind Climate Neutral Certified.


Sie benötigen Hilfe dabei, die richtigen Produkte für Ihr Unternehmen zu finden? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Sie bei der Wahl der optimalen Lösung zu unterstützen. Wenden Sie sich einfach an den Vertrieb von Konftel. Haben Sie unseren benutzerfreundlichen Produktleitfaden schon ausprobiert?


2 Jahre Gewährleistung

Sie erhalten alle Produkte von Konftel mit einer zweijährigen Gewährleistung. Dies bietet Ihnen als Kunde nicht nur eine Sicherheit, sondern ist zudem der Beweis, dass wir auch nach dem Kauf für Sie da sind. Wir bieten Ihnen auch Serviceleistungen nach Ablauf der Gewährleistung an. Weitere Informationen finden Sie auf den Support-Seiten.

 

Vor dem Kauf testen

Wir bieten Unternehmen die Möglichkeit, unser Produkt vor dem Kauf zu testen. Dieses Angebot gilt für die meisten Märkte, in denen Konftel-Produkte vertrieben werden. Hinterlassen Sie Ihre Kontaktinformationen, damit sich unsere Fachhändler mit Ihnen in Verbindung setzen können.


Testen