So erzielen Sie bessere Online-Meetings

Telefon- und Videokonferenzen über das Internet werden immer populärer. Es ist schnell und bequem, doch sollte die Einfachheit Qualität und Effizienz nicht beeinträchtigen. Hier geben wir Ihnen einige Tipps für effektive und problemlose Konferenzen.

Sparen Sie viel Geld mit Distanzkonferenzen anstatt zu reisen. Neben dem wirtschaftlichen Gewinn ist es auch ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiter, lange Reisen zu vermeiden. Darüber hinaus sind Entfernungstreffen umweltfreundlich. Es gibt drei Hauptgründe, warum Fernmeetings mit dem Internet als Plattform weltweit bei Unternehmen, die der neuesten Entwicklung Rechnung tragen, immer beliebter werden.

Formulieren Sie klare Tagesordnungspunkte

Fernmeetings müssen ebenso wie alle anderen Meeting ernst genommen werden. Daher muss die Tagesordnung allen bekannt sein und die technische Ausstattung sich einfach von allen bedienen lassen. Der große Vorteil bei Online-Meetings ist, dass die Teilnehmer Bildschirm und verschiedene Dokumente teilen und einander über Video sehen können. Dadurch entsteht ein Gefühl von Nähe. Wenn diese Medienformen nicht notwendig sind, sollten Sie auf jeden Fall einen Telefonkonferenz in Betracht ziehen - sie ist immer noch an einfachsten und schnellsten.

Die Auswahl des passenden Meetingtools

Es gibt heute viele Tools, mit denen Sie Ihre Online-Meetings effizienter gestalten können. Grob gesagt gibt es zwei verschiedene Typen: einen, den Sie direkt in Ihrem Browser ausführen (manchmal unterstützt durch ein Plug-in-Programm) und einen, bei dem Sie einen speziellen Client für Ihren PC oder die App auf Ihrem Mobiltelefon verwenden. Ein gemeinsamer Nenner für die meisten Online-Meeting-Dienste ist, dass sie Cloud-basiert sind. Das bedeutet, dass sie leicht und unabhängig von der Ausstattung, die Sie haben, über das Internet erreichbar sind.

Viele Meetingstools sind heute Cloud-basiert und leicht erreichbar, ganz gleich, welche Ausstattung Sie verwenden.

Skype for Business, GoToMeeting, Cisco WebEx, Avaya Scopia und Vidyo sind Beispiele für beliebte Tools für Online-Meetings. Für besten Klang empfehlen wir Konftels Freisprech- oder Konferenztelefone mit USB-Anschluss. Die Konftel 55-Serie gehört zur ersten Kategorie, den smarten Freisprechtelefonen mit oder ohne Bluetooth und der Möglichkeit, Extramikrofone für große Meetings anzuschließen. Konftel 55/55Wx wird ganz einfach zum Mittelpunkt der Anschlüsse. Konftel Ego ist für persönliche Meetings mit bis zu vier Teilnehmern vorgesehen. Auch Konftel 300, 300Mx und 300Wx eignen sich hervorragend für Online-Meetings, da sie über den primären Anschluss hinaus auch über einen USB-Anschluss verfügen.

Vorbereitung ist die halbe Miete

Ein Online-Meeting erfordert besondere Vorbereitung. Dokumente, die geteilt werden sollen, sollten so einfach und kurz wie möglich sein. Jede Seite sollte so wenig Information wie möglich enthalten. Üben Sie das Zeigen und Austauschen von Präsentationsfolien, damit es während des Meetings reibungsloser geht. Als Faustregel gilt: schließen Sie alle Bildschirmfenster und zeigen Sie nur relevante Inhalte im Vollbildmodus. Beachten Sie auch, dass Sie in vielen Meetingtools Videoclips, z. B. von YouTube, verwenden können, allerdings sollten Sie im Meeting nicht zu lange Ihr erstaunliches technisches Können vorführen. Was Sie zeigen, wollte relevant sein und einen Beitrag leisten. Wenn es in einem längeren Text Formulierungen gibt, die diskutiert werden sollen, lohnt es sich, das Dokument im Voraus per E-Mail zu versenden, damit die Teilnehmer den Text in Ruhe lesen können.

Sitzen Sie beieinander

Sorgen Sie soweit wie möglich dafür, dass sich Gruppen von Teilnehmern am gleichen Ort versammeln, und nicht jeder für sich in seinem Büro sitzt. Dies führt zu einer besseren Tonqualität und zu weniger Unterbrechungen, da nicht alle auf einmal reden. Außerdem fühlt sich das Meeting konkreter an, wenn sich mehrere Teilnehmer in einm Raum aufhalten. Unsere Lautsprechertelefone bieten optimale Tonqualität bei Gruppentreffen über das Internet. Wenn es aus irgendeinem Grund schwierig ist, die Gruppe in einem Raum zu versammeln und jeder für sich sitzen muss, kann ein Lautsprechertelefon dennoch dem Headset vorzuziehen sein. Die Tonqualität ist mindestens genauso gut und die Probleme, die oft mit Headsets verbunden sind, entfallen. Konftel Ego wurde für einen festen Platz auf dem Schreibtisch entworfen und eignet sich hervorragend für Meetings mit bis zu vier Teilnehmern. Die Tonqualität entspricht der eines erstklassigen Headsets.