Multitasking ist Gift für Meetings – hier erfahren Sie die Gründe
Wissenschaftler haben festgestellt, dass häufige Multitasker ihre Fähigkeit zum Wechseln zwischen Aufgaben verbessern können, da sie oft Multitasking betreiben (und es somit trainieren). Die Aufgabe selbst bearbeiten sie allerdings schlechter als Personen, die sich nicht durch irrelevante Informationen stören lassen.1
Beim Multitasking versuchen Sie, zwei Dinge gleichzeitig auszuführen, z. B. dem Videomeeting zuhören und eine SMS beantworten.
- Jeder – ob jung oder alt – zeigt eine schwächere Leistung, wenn er Multitasking betreibt. Ihre persönliche Effizienz kann um ganze 40 Prozent verringert werden.2
- Frauen und Personen über 40 Jahre fühlen sich stärker als andere Bevölkerungsgruppen gestört, wenn Personen ständig mit ihren Mobiltelefonen beschäftigt sind. Da das Arbeitsgedächtnis sich auf nur jeweils eine Sache konzentrieren kann, bekommen Multitasker das Gesagte und Gezeigte während des Meetings nicht mit. Aus diesem Grund müssen sie Fragen stellen, auf die sie die Antwort kennen sollten, und ihnen unterlaufen häufiger Fehler, da sie nicht alles im Blick haben. Dies gilt sowohl für jüngere als auch für ältere Menschen.
- Das Missfallen gegenüber den Störenfrieden steigt an, je mehr die befragte Person verdient.3
In 2.000 Jahren sind wir vielleicht in der Lage, zwei Dinge gleichzeitig zu erledigen
Leider fällt es uns allen nur zu leicht, ein Videomeeting mental zu verlassen. Es reicht ein Tastendruck, um ein erschöpftes Emoticon zu verwenden. Beim Multitasking, beim Wechsel zwischen Meetings und eigenen kleinen Ausflügen kann Ihre persönliche Effizienz um 40 Prozent gesenkt werden.
Eine Erklärung hierfür ist, dass das Arbeitsgedächtnis des Menschen lediglich Platz für 7 ± 2 Einheiten hat. Es gibt sozusagen Platz für eine Telefonnummer, jedoch nicht die Vorwahl. Und zu guter Letzt: Man kann jeweils nur eine Sache erledigen. Laut Wissenschaftlern können wir vielleicht in 2.000 Jahren zwei Dinge gleichzeitig erledigen. Mehr dazu später.
Das bedeutet, dass Sie beim Verfassen von SMS oder E-Mails, beim Surfen, beim Lesen einer Zeitung oder beim Shoppen nicht im Meeting präsent sein können. Wir haben sicher alle schon einmal das folgende Szenario erlebt: Einem Multitasker wird eine Frage gestellt. Sobald er bemerkt, dass es ruhig geworden ist, schaut er ein wenig abwesend hoch und weiß nicht genau, was vor sich geht. So sind unsere Gehirne programmiert und dies gilt für alle Altersstufen. Die jüngeren Generationen haben mit dem Durchbruch der IT keine großen evolutionären Sprünge gemacht, auch wenn viele das glauben.
Wenn der Leiter des Meetings Multitasking betreibt, denken alle anderen, dass auch ihnen das freisteht. Und wenn Multitasking erlaubt ist, steigt das Risiko, dass Sie das Ziel des Meetings nicht erreichen.
Unser Bewusstsein umfasst unsere aktuellen Gedanken
Unser Bewusstsein und Arbeitsgedächtnis arbeiten intensiv zusammen und nutzen größtenteils dieselben Hirnbereiche.
- Unser Bewusstsein umfasst unsere aktuellen Gedanken.
- Das Arbeitsgedächtnis speichert und verarbeitet Informationen.
Dass wir die Begrenzungen des Gehirns nicht mitbekommen, liegt daran, dass wir unser Bewusstsein blitzschnell umstellen können. Irgendwo bewegt sich etwas schnell und Sie schauen, wer es sein könnte. Sie erhalten eine E-Mail. Sie spüren Ihren Fuß im Schuh. Es riecht nach Kaffee. Sie überlegen, was Sie heute Abend unternehmen werden.
- Da Sie jeweils nur eine Sache bewusst erledigen können und während des Meetings auf andere Dinge achten, landen die Informationen in Ihrem Bewusstsein und veranlassen unterschiedliche Gedanken und unbewusste Prozesse.
- Wenn Sie mental beim Meeting anwesend sind, landen die Informationen im Gehirn und veranlassen unterschiedliche Gedanken und weitere wichtige Prozesse. Einige Beispiele: Das Langzeitgedächtnis kann nach relevanten Informationen suchen, die Sie während des Meetings verwenden können. Ihre Kreativität wird gesteigert, da Ihre Erinnerungen das Rohmaterial für Ihre Kreativität bilden. Über die Kombination unterschiedlicher Erinnerungen aus Ihrem Langzeitgedächtnis erhalten Sie Ideen. Laut Wissenschaftlern sind unsere Erinnerungen das Rohmaterial für Kreativität4 .
Hinzu kommt, dass die Informationen, denen Sie sich nicht bewusst sind, nicht in das Langzeitgedächtnis programmiert werden können. Somit fehlen Ihnen Informationen, die erforderlich sind, um bestmögliche Leistungen zu erbringen.
So schaffen Sie effizientere Videomeetings
- Besprechen Sie, welche Regeln gelten sollen, damit Sie produktiv, kreativ usw. arbeiten können. Schreiben Sie sie auf und senden Sie sie an alle Mitglieder.
- Als Leiter des Meetings können Sie die Mitglieder aktivieren, indem Sie anhand einer Liste Fragen an alle stellen. Bitten Sie die Mitglieder kontinuierlich um Kommentare und Vorschläge.
- Heutzutage ist es üblich, dass bei einem Videomeeting alle Personen, die im selben Büro arbeiten, an ihren Arbeitsplätzen bleiben. Wenn Sie sich stattdessen gemeinsam in einen Konferenzraum begeben und andere Teilnehmer von dort aus verbinden, behält der Meetingleiter leichter den Überblick über alles, was vor sich geht. Als Bonuseffekt sinkt auch die Versuchung, alle vier Minuten auf das Mobiltelefon zu schauen. Ja, so oft schaut ein durchschnittlicher Benutzer auf sein Telefon. Bei Personen über 50 Jahren sind es in der Regel nur einige Male pro Stunde.
- Wählen Sie einen ruhigen Raum, wenn Sie von Zuhause aus arbeiten und an einem Meeting teilnehmen.
2 Meyer, D. E. & Kieras, D. E. (1997a), A computational theory of executive cognitive processes and multiple-task performance: Part 1. Basic mechanisms. Psychological Review, 104, S. 3–65. Und Meyer, D. E. & Kieras, D. E. (1997b), A computational theory of executive cognitive processes and multiple-task performance: Part 2. Accounts of psychological refractory-period phenomena. Psychological Review, 104, S. 749–791.
3 Travis Bradberry, Why Succesful People Never Bring Smartphones into Meetings, i TalentSmart. www.talentsmart.com/articles/Why-Successful-People-Never-Bring- Smartphones-into-Meetings-2102500907-p-1.html
4 Pontus Wasling (Hirnforscher), Sahlgrenska Universitätskrankenhaus, Så blir du kreativ, in Dagens Media, 1/2015.
Die Teile des Textes, die das Gehirn thematisieren und keine Fußnoten aufweisen, stammen aus dem Buch „Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag. Så kan du återställa den“ von Tomas Dalström.
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