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Unsere neue Art zu arbeiten – fünf Schritte zu einer effektiven hybriden Arbeitsumgebung

Die Pandemie hat uns dazu gezwungen, in sehr kurzer Zeit digitale und virtuelle Arbeitsweisen zu übernehmen. Jetzt muss eine hybride Arbeitsumgebung aufgebaut werden, die auch auf Dauer nachhaltig ist und bei der reibungslose Videomeetings eine zentrale Ressource darstellen. Die Büroräume in den Unternehmen müssen umgestaltet und die Arbeitsplätze im Homeoffice besser ausgestattet werden. 

Wir stehen vor drei großen Veränderungen, die sich gleichzeitig vollziehen: Die Büroräume müssen nach den Abstandsregelungen angepasst und auf mehr Videomeetings ausgelegt werden, wir müssen bessere Voraussetzungen dafür schaffen, weiter von zu Hause aus zu arbeiten, und wir müssen uns klar darüber werden, dass es noch lange dauern wird, bis wieder Geschäftsreisen im gewohnten Umfang möglich sind. 

Die neue Rolle der Büroräume

Wie das Analyseunternehmen Frost & Sullivan im Juni 2020 herausgefunden hat, werden nach der Pandemie sechs Mal so viele Beschäftigte aus der Ferne arbeiten wie zuvor*. Dies schafft völlig neue Voraussetzungen für die Büroräume der Unternehmen. Während Flächen frei werden, wenn immer mehr Beschäftigte im Homeoffice arbeiten, müssen wir Abstände bewahren, wenn wir uns im Büro aufhalten. Außerdem brauchen wir weitaus mehr Räume, die für Videomeetings vorbereitet sind, als früher. Und in diesen Räumen muss man weiter verteilt sitzen können als zuvor. Ein übliches Szenario ist, dass jeder zweite Stuhl aus Sitzungsräumen entfernt wird.

Das Homeoffice muss besser ausgestattet werden

Das Forschungsunternehmen Global Workspace Analytics hat eine der größten Untersuchungen darüber durchgeführt, wie sich die Sichtweise auf Heimarbeit jetzt verändert. Vor der Pandemie antworteten 31 Prozent der Befragten, dass sie sich vorstellen könnten, einen Tag pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten; jetzt ist diese Zahl auf 76 Prozent hochgeschnellt. Deshalb müssen auch die Heimarbeitsplätze einen Standard erfüllen, der auch langfristig ausreichend hoch ist. Dies betrifft die Ergonomie, Beleuchtung, Akustik und andere physische Bedingungen. Doch ebenso betrifft es die digitale Ausstattung und die Möglichkeit, viele und manchmal lange Videomeetings durchzuführen. Einfachheit und Qualität sind Schlüsselfaktoren, die hierbei berücksichtigt werden müssen.

Verzicht auf Geschäftsreisen

Auch die Voraussetzungen für Geschäftsreisen haben sich grundsätzlich verändert. 78 Prozent der Befragten meinen, dass sich das Geschäftsreisewesen langsamer erholen würde als gedacht, weil die Global Business Travel Association (GBTA) in einer im August 2020 durchgeführten Untersuchung** ermittelt hat. Nahezu 40 Prozent glauben nicht, dass sie in drei Jahren genauso viele Geschäftsreisen wie vor der Pandemie unternehmen werden.

Die Begegnungen mit Kunden und Geschäftspartnern werden daher vor allem online erfolgen, und das auch in der Zukunft. Wenn das erste Treffen mit einem neuen Kunden am Bildschirm stattfindet, muss alles perfekt funktionieren. Das Videomeeting ist jetzt die Umgebung, in der Geschäftsbeziehungen aufgebaut werden. Es ist zu einem geschäftskritischen Faktor geworden. 

Wir haben fünf Schritte identifiziert, die Unternehmen beim Aufbau einer hybriden Arbeitsumgebung helfen, damit sie für die neue Normalität gerüstet sind und alle Beschäftigten reibungslos und effektiv arbeiten und miteinander kommunizieren können, ganz egal wo sie sich gerade aufhalten.

Schritt 1: Achten Sie darauf, dass alle im hybriden Team einbezogen sind

Die Arbeitswelt von morgen wird stärker verteilt und virtuell. Das Analyseunternehmen Frost & Sullivan nennt dies das hybride Team*, bei dem bestimmte Arbeiten zu Hause und andere im Büro ausgeführt werden. Auch wenn immer mehr Beschäftigte ins Büro zurückkehren können, werden andere lieber die Zeit zum Pendeln reduzieren und an bestimmten Tagen ungestörter und konzentrierter arbeiten. Woran Sie denken müssen, wenn die Belegschaft stärker verteilt ist: 

• Die Geschäftsführung muss eine gute Struktur für die Kommunikation finden und die Steuerung muss zufriedenstellend funktionieren.
• Intelligente Kollaborationstools sind erforderlich, damit alle wissen, wer im Dienst ist, wo die anderen sich aufhalten und ob sie anzutreffen sind.
• Schaffen Sie flexible Büroflächen, die die Mitarbeiter aufnehmen können, wenn sie im Büro sind, und die bei Bedarf auch für Video- und Fernmeetings genutzt werden können.
• Schaffen Sie eine Organisation, die auf schnelle Veränderungen bei den Arbeitsweisen der Mitarbeiter und bei der Art und Weise, wie Treffen mit externen Personen stattfinden, vorbereitet ist.

Schritt 2: Schaffen Sie Bedingungen für gute Videomeetings – bei der Arbeit wie im Homeoffice

Videomeetings sind heute ein natürlicher Bestandteil des Arbeitstags im Büro und im Homeoffice.  Doch viele erleben immer noch Frustrationen durch eine Technik, die nicht immer funktioniert, oder weil das Büro oder das Homeoffice nicht an die zunehmende Anzahl der Meetings angepasst ist:

• Schaffen Sie klare Richtlinien dafür, welche Videoausrüstung im Homeoffice gebraucht wird. Legen Sie das Qualitätsniveau anhand der Anzahl von externen und internen Meetings pro Tag fest. 
• Werden ein oder mehrere externe Bildschirme verwendet? Dieser Faktor bestimmt die Anordnung der Konferenzkamera. 
• Eliminieren Sie alle Unruhefaktoren in Bezug auf die Video- und Fernmeetings, indem Sie bewährte Technik einsetzen, die alle einfach bedienen können.
• Wählen Sie nach Möglichkeit Konferenzprodukte vom gleichen Hersteller für die Homeoffices und die Büros des Unternehmens, um die Sache für die Mitarbeiter und den IT-Support zu vereinfachen.
• Sorgen Sie dafür, dass es ausreichend Platz für getrennte Videomeetings im Büro gibt, damit mehrere Meetings gleichzeitig abgehalten werden können.

Schritt 3: Erhöhen Sie den Kompetenzgrad bei der Konferenztechnik

Als die Anzahl der Fernmeetings zunahm, wurde rasch offensichtlich, dass viele Mitarbeiter mit dem Umgang mit diesem Format nicht vertraut sind. Häufig werden wichtige Minuten zu Beginn von Meetings vergeudet, weil es technische Probleme gibt oder der Meetingleiter und die Teilnehmer die Technik zu wenig kennen. Und während des Meetings fällt es oft schwer zu erkennen, wer wann das Wort hat. Hier gibt es großes Verbesserungspotenzial. Viele Fragen müssen erwogen werden:

• Sorgen Sie dafür, dass alle Beschäftigten, die wichtige Videomeetings durchführen sollen, die Möglichkeit bekommen, die Einrichtung und Durchführung in einer geschützten Umgebung zu üben, bevor sie dem Ernstfall ausgesetzt werden.
• Starten Sie größere und wichtigere Meetings, indem Sie kurz die Sitzungsregeln besprechen – wie man um das Wort bittet, ob alle die Video- und Mikrofonfunktion anschalten sollen, ob man mit Fragen unterbrechen darf oder Fragen am Ende gebündelt behandelt werden usw.
• Erläutern Sie auch die Sitzungstechnik, wenn Neuangestellte eingeführt werden, damit das Unternehmen nach und nach eine gemeinsame Sichtweise aufbaut, wie Fernmeetings durchgeführt werden sollen.
• Videomeetings können häufig die erste Begegnung mit neuen Kunden und Geschäftspartnern darstellen. Deshalb sollten Sie darauf achten, dass der wichtige erste Eindruck nicht von mangelhafter Technik oder fehlerhafter Bedienung gestört wird.

Schritt 4: Rücken Sie den Ton ins Zentrum

Headsets können als Alternative zu einem Freisprechgerät gut funktionieren, wenn wir uns einem Fernmeeting anschließen. Wenn wir in einer Gruppe sitzen, müssen wir immer dafür sorgen, dass Mikrofone und Lautsprecher an die Situation und die Anzahl der beteiligten Personen angepasst sind. Berücksichtigen Sie auch die Tatsache, dass wir auf Abstand in den Sitzungsräumen sitzen müssen, was die Anforderungen an den Aufnahmebereich des Freisprechgeräts erhöht. Dieses muss ggf. um zusätzliche Mikrofone ergänzt werden. Was bei der Zunahme der Videomeetings immer wieder aufgefallen ist, ist die große Bedeutung des Tons. Wenn wir nicht gut hören können, wird auch das Meeting nicht gut. Deshalb muss der Ton im Zentrum stehen:

• Kontrollieren Sie die Tonaufnahme in allen Sitzungsräumen und denken Sie daran, dass wir die Abstandsregelungen einhalten müssen, wonach zum Beispiel nur jeder zweite Stuhl im Konferenzraum belegt ist, und wir dennoch im normalen Gesprächston miteinander reden können müssen.
• Wählen Sie Freisprechgeräte, bei denen die Tonaufnahme funktioniert, auch wenn sich die Sitzungsteilnehmer im Raum bewegen und zum Beispiel etwas auf dem Whiteboard zeigen.
• Denken Sie daran, dass auch das Homeoffice gute Tonmöglichkeiten und eine gute Arbeitsumgebung bieten muss. Vielleicht müssen Sie das Headset um ein gutes Freisprechgerät für bequemere, längere Meetings ergänzen.

Schritt 5: Steigern Sie die Bildqualität

Wir wissen alle, dass das Bild den Fernmeetings eine zusätzliche Dimension verleiht. Wenn wir heute Beziehungen aufbauen möchten, müssen wir selbstverständlich alle Personen sehen können, die am Meeting teilnehmen:

• Auch in kleineren Sitzungsräumen kann es sich lohnen, in Videoausrüstung zu investieren, so dass die Meetings mit einem guten Bild und guten Ton durchgeführt werden können.
• Nehmen Sie eine Videokamera, die auf die Größe des Raumes, die Anzahl der Teilnehmer und den Zweck des Meetings angepasst ist. Die Kamera muss den richtigen Weitwinkel haben, damit alle sichtbar sind, aber auch gezoomt und geschwenkt werden können, damit die Kamera nicht die Dynamik und Kreativität des Meetings begrenzt.
• Ein natürliches, scharfes Bild verstärkt den Eindruck von Professionalität und kann den persönlichen Ausdruck hervorheben.

* Post Pandemic Growth Opportunity Analysis of the Meetings Market – Juni 2020 – von Frost & Sullivan.
** Global Business Travel Association, 2020 Coronavirus Poll, 13. August 2020:  https://www.gbta.org/Portals/0/Documents/gbta-poll-results-20200813.pdf

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