Effizientere Videomeetings: Gemeinschaft beruhigt das Reptiliengehirn
Einige Faktoren zeichnen Gruppen, die den Dreh bei virtuellen Konferenzen raushaben, besonders aus: Vertrauen, Zuverlässigkeit, Zugehörigkeit und emotionale Nähe.
Während virtueller Meetings bildet Vertrauen das Fundament bei der Zusammenarbeit auf ein gemeinsames Ziel hin. Positive Beziehungen und ein gutes Zusammenspiel in der Gruppe bauen das Vertrauen in der Gruppe stetig auf. Die Mitglieder öffnen sich, diskutieren und äußern Kritik in einem sicheren Umfeld.
Studien zufolge basiert das Vertrauen in eine Person bei virtuellen Meetings darauf, ob sie/er Fragen von Kollegen rechtzeitig beantwortet und Aufgaben vor der Deadline abschließt – mit guten Inhalten und in einer Top-Qualität. Mit anderen Worten: Man kann sich aufeinander verlassen und alle machen genau das, was sie sollen.1
Bei persönlichen Treffen kann schneller Vertrauen aufgebaut werden. Während einer Kaffeepause spricht man beispielsweise über dieses und jenes – und lernt einander kennen. Das Vertrauen in den anderen als Person wird stärker ausgebildet als bei virtuellen Meetings, bei denen man sich auf die Präsentation einer anderen Person konzentriert. Zudem fällt es schwerer, sich mit einer virtuellen Gruppe zu identifizieren und sich zu dieser Gruppe zugehörig zu fühlen. Oft fühlt man sich wie ein Satellit, der einsam im Universum seine Runden zieht, da es nur bedingt Möglichkeiten gibt, die anderen Mitglieder kennenzulernen. Natürlich gelten andere Anforderungen für den Gruppenleiter.2
Von Anonymität zu emotionaler Nähe
Die erfolgreichsten virtuellen Teams sind diejenigen, die sowohl Vertrauen als auch die emotionale Nähe schaffen können, die zur optimalen gegenseitigen Unterstützung erforderlich ist. Laut einer Studie machen die folgenden Aspekte den größten Unterschied in virtuellen Teams:
- Die Fähigkeit, schnell Vertrauen und emotionale Nähe in der virtuellen Umgebung zu entwickeln und zu fördern. Hier nimmt der Teamleader eine wichtige Rolle ein.
- Die Einräumung von ausreichend Zeit, um einen „Vertrag“ über die Zusammenarbeit in der Gruppe zu erstellen. Jede Gruppe muss ihre eigenen Prinzipien für die Zusammenarbeit aufstellen, d. h. einen Verhaltenskodex mit einem Mindestmaß an Regeln, auf die sich die Mitglieder einigen können.
- Die Schaffung von Raum für Spontanität und informelle Gespräche, die das Vertrauen und die emotionale Nähe zwischen Mitgliedern steigern. Dadurch werden sie aufgelockert und bilden Vertrauen zu den anderen Mitgliedern. Es muss ohne Frage eine Entsprechung für das Treffen am Kaffeeautomaten im Büro gefunden werden.3
Das Stichwort lautet Kommunikation, Kommunikation und nochmals Kommunikation – zu den Bedingungen des Gehirns.
Reptiliengehirn und Großhirn
Wenn wir uns unsicher oder nicht wertgeschätzt fühlen, beginnen wir, negative Gedanken zu entwickeln. Das kann ein Stirnrunzeln oder eine Erwiderung sein. Das Reptiliengehirn wird aktiviert, das im Unterschied zum Großhirn für schnelle Entscheidungen steht.
Das Reptiliengehirn entscheidet, ob etwas schwarz oder weiß ist. Gefährlich oder ungefährlich. Gut oder schlecht. Es ist für Kampf-oder-Flucht-Situationen entwickelt, bei denen es wenig Zeit zum Überlegen gibt. Zudem ist es für Reaktionen verantwortlich, die wir im Nachhinein bereuen. Oder aber wir beißen die Zähne zusammen und vergeuden viel zu viel Energie und Ressourcen auf die Zurückhaltung unseres Ärgers – sodass weniger für die Bearbeitung unserer Aufgaben und der unserer Gruppe übrigbleibt.
Das Gefühl von Sicherheit gehört zu unseren Grundbedürfnissen. Am liebsten möchten wir, dass alles so abläuft, wie es sein sollte: sicher und bekannt. Das Belohnungssystem wird aktiviert und sorgt dafür, dass wir uns gut fühlen. Wir erhalten Zugang zum Großhirn – dem kortikalen System. Somit haben wir ein breiteres und tieferes Bild und verarbeiten Informationen auf die für Menschen bestmögliche Art und Weise. Wir ziehen Lehren aus vergangenen Erfahrungen und sehen zukünftige Konsequenzen. Wir sind kreativer und begegnen anderen auf eine positive Art.
Wenn alle sich sicher führen, stehen der Gruppe die bestmöglichen Voraussetzungen zur Verfügung, um zusammenzuarbeiten und ihr Ziel zu erreichen.
Einige Tipps zur Beruhigung des Reptiliengehirns:
- Schriftliche Anleitungen an alle bezüglich der Regeln, auf die Sie sich geeinigt haben.
- Senden Sie einen Leitfaden mit Informationen zur Erstellung von erfolgreichen virtuellen Meetings. Dies sorgt für Sicherheit.
- Eine klare Agenda, sodass sich alle vorbereiten können
- Räumen Sie Zeit ein, damit alle es schaffen, sich vorzubereiten. Andernfalls sinkt die Qualität des Meetings und das Risiko steigt, dass das Reptiliengehirn eines oder mehrerer Teilnehmer aktiviert wird.
3 Ghislaine Caulat (2006), Virtual leadership, Artikel, http://www.nomadicibp.com/uploads/files/Virtual%20leadership%20-%20Caulat.pdf. Ihr Buch trägt denselben Namen.
Die Teile des Textes, die das Gehirn thematisieren und keine Fußnoten aufweisen, stammen aus dem Buch „Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag“ von Tomas Dalström.
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