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WeWork stellt Tausende von kabellosen Konftel Konferenzlösungen für Mitglieder in aller Welt bereit

Viele große Unternehmen auf der ganzen Welt mit zahllosen Besprechungsräumen sind auf Konferenztechnik angewiesen. Das gilt auch auf das in New York ansässige Unternehmen WeWork, das in mehr als 150 Großstädten auf sechs Kontinenten Coworking Spaces für über eine halbe Million Mitglieder anbietet. Hierzu stellt WeWork einen Vorrat von rund 10.000 kabellosen, IP-basierten Konftel 300Wx Konferenztelefonen bereit, die für die Benutzer und das WeWork-Personal einfach zu bedienen sind.

„Wir haben weltweit mehr als 16.000 Besprechungsräume“, erklärt Nick Nienaber, Head of Audiovisual bei WeWork. „Für die Räume, in denen wir den Mitgliedern Kommunikationstechnologie anbieten, stellen wir ganz bestimmte Anforderungen, und Konftel war ein großartiger Partner, der die richtige Lösung bereitstellte.“

„Das WeWork-Team arbeitet mit Leidenschaft daran, seinen Mitgliedern die richtige Technologie bereitzustellen“, sagt Tommy Edlund, Global Sales Director von Konftel. „Das ist ein wegweisendes Unternehmen in den Bereichen Zusammenarbeit, digitale Transformation und Steigerung von Produktivität und Innovation am Arbeitsplatz.“

Herausforderungen bei Besprechungen in gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen

Die Standorte werden von Mitarbeitern vor Ort verwaltet, die sicherstellen müssen, dass die verfügbare Technologie jedes Mal einsatzbereit ist, wenn ein WeWork-Mitglied einen Raum nutzen möchte. Anfangs hatte das Unternehmen nur wenige Mitarbeiter, die sich mit dem Einsatz und der Unterstützung von Technologien beschäftigten, was das Anbieten von Kommunikationsgeräten zu einer Herausforderung machte.

Erste Versuche, die Konferenztelefone anderer Unternehmen in den Coworking Spaces von WeWork zu verwenden, verursachten einige Probleme. Einige Mitglieder haben sie von der Wand getrennt, um an die Steckdose für andere Geräte zu verwenden, oder das Netzwerkkabel herausgezogen. Je nach Größe des Raums wollten andere Mitglieder sich mit den Telefonen einfach frei bewegen.

„Die Mitglieder haben die Geräte einfach mitgenommen, was das nächste Mitglied, das diesen Besprechungsraum nutzen wollte, an der Arbeit gehindert hat“, sagt Ofir Hirak, Director of Technology bei WeWork. „Dies stellte ein großes IT-Hindernis dar.“

Eines Tages, so erinnert sich Hirak, wurde er aus einem Meeting gerufen, um eine neue Konferenzlösung von Konftel zu prüfen. Sie war kabellos – bei der Stromversorgung wie bei der Vernetzung – und kommunizierte über IP, was mit der Einführung von VoIP-Diensten durch das Unternehmen an seinen Standorten übereinstimmte. Darüber hinaus passte sie ästhetisch perfekt zur Identität von WeWork als modernes Startup-Unternehmen, das eine weitgehend technikaffine Klientel bedient.

„Ehrlich gesagt, sie sahen richtig cool aus“, sagt Nienaber. „Wie ein futuristisches Gerät.“

Die Vorteile des Konftel 300Wx erwiesen sich als äußerst praktisch.

Kabellose HD-Leistung für eine Woche oder länger

Das kabellose Konftel 300Wx Konferenztelefon umfasst die „futuristische“ Einheit selbst sowie eine Ladestation und eine SIP-konforme Konftel IP DECT-Basisstation für die kabellose Kommunikation vom Konferenztelefon zum physischen IP-Netzwerk. Der DECT-Standard (Digital Enhanced Cordless Telecommunications) ist weltweit verbreitet und stört andere gängige Wireless-Technologien wie WLAN und Bluetooth nicht. Dies war wichtig für WeWork, da das Unternehmen einen globalen Technologiestandard an den meisten seiner mehr als 800 Standorte einsetzt.

Frühzeitig war klar, dass nicht jeder WeWork-Besprechungsraum ein Konferenztelefon benötigt. Mithilfe der Nutzungsdaten seiner VoIP-Anbieter konnte das Technologieteam ermitteln, wie viele Räume mit der Kommunikationsausrüstung ausgestattet und wie viele Konftel 300 Wx Lösungen bereitgestellt werden sollen.

„WeWork ist bislang das größte Endbenutzerprojekt in Nordamerika, an dem wir mitgearbeitet haben“, sagt Edlund. „WeWork hat das Konftel 300Wx aufgrund seines Designs, seiner kabellosen Funktionen, seiner Leistung und seiner Benutzerfreundlichkeit in seinen Besprechungsräumen eingeführt.“

Die kabellosen, IP-basierten Konftel 300Wx Konferenztelefone stehen in vielen WeWork-Büros im Mittelpunkt.

Jede Konftel-Lösung ist mit der patentierten OmniSound-Technologie des Unternehmens ausgestattet und unterstützt drahtlose HD-Anrufe, was zu einer klaren, natürlichen Kommunikation führt. Das Konftel 300Wx kann Konferenzen mit bis zu 20 Personen unterstützen. Die kabellosen Konferenztelefone selbst halten bis zu 60 Stunden pro Ladung (270 Stunden Standby) – ein großer Vorteil für die WeWork-Mitarbeiter, die sicherstellen müssen, dass die Telefone jedes Mal einsatzbereit sind, wenn ein Besprechungsraum genutzt wird. In jedem WeWork-Besprechungsraum sind das Konftel 300Wx Telefon und das Ladegerät für die Nutzung durch die Mitglieder eingerichtet, während das Konftel IP DECT in einer Box hinter dem Display des Raums zusammen mit anderen AV-Geräten untergebracht ist.

„Die Räume können individuell gewartet und verwaltet werden, sodass Sie sich keine Gedanken über ein großes Regal voller Geräte oder Ladegeräte machen müssen, was wirklich gut für uns war“, sagt Nienaber.
Die 60 Stunden Akkulaufzeit hilft besonders dann, wenn die Mitglieder vergessen, die Konftel Konferenztelefone in die Ladegeräte zurückzulegen. „Wir bewahren die Telefone und Ladegeräte nicht zentral auf und machen nicht immer Kontrollen, um sicherzustellen, dass sie am Ende jedes Tages aufgeladen sind, so dass die Telefone manchmal auf dem Tisch liegen bleiben“, sagt Nienaber.

Insgesamt war die kabellose Lösung Konftel 300Wx für ein schnell wachsendes Unternehmen, das Besprechungsräume auf der ganzen Welt ausstatten muss, eine gute Wahl.

„Die Einfachheit der Einführung zusammen mit dem Rest unserer AV-Ausrüstung hatte viel damit zu tun, warum sie zum Standard wurde und warum wir sie fast überall einsetzen“, erklärt Nienaber.

Kontinuierlicher Support und Innovation

WeWork wird weiter mit Konftel zusammenarbeiten, nicht nur zur Unterstützung der bestehenden Konferenztechnologie, sondern auch im Blick auf die Zukunft. Hirak gibt hierzu ein Beispiel: Als WeWork eine Funktion der Konftel-Telefone deaktivieren wollte, die es den Mitgliedern ermöglicht, Anrufe aufzuzeichnen, entwickelten die Konftel-Techniker schnell ein Firmware-Update. Und als WeWork neue VoIP-Anbieter in bestimmten Märkten erkundete, halfen die Konftel-Techniker auch bei dieser Firmware-Änderung. Und da Upgrades für das Konftel 300Wx über eine SD-Speicherkarte funktionieren, können WeWork-Mitarbeiter die Softwareänderungen problemlos verwalten.

„Wir haben die SD-Karten an die Standorte gesendet und die Community-Manager haben sie gesetzt, brauchten nur einige Tasten drücken – und die Telefone waren innerhalb weniger Minuten auf einer neuen VoIP-Plattform einsatzbereit“, sagt Hirak.

WeWork sucht weiter nach Möglichkeiten, um seinen Mitgliedern künftig noch mehr Videokonferenzfunktionen anzubieten. Die Herausforderungen sind weniger technischer Natur – Konftel-Lösungen, einschließlich Kameras, unterstützen bereits die ganze Breite beliebter Video-Collaboration-Plattformen –, als logistischer Art. Eine Lösung für die WeWork-Besprechungsräume muss nicht nur alle Videoplattformen unterstützen, die die Mitglieder nutzen, sondern auch nahtlos zum Beispiel von einem Meeting mit Google Hangouts auf ein Meeting auf Zoom wechseln können, wenn die Mitglieder abwechselnd den WeWork-Raum nutzen.

„Die Konferenzanforderungen von WeWork sind ziemlich einzigartig, insbesondere wenn es darum geht, endlich auch Videos zu implementieren“, so Nienaber. „Konftel hat uns proaktiv neue Dinge gezeigt. Wenn es darum geht, was wichtig für unsere Mitglieder ist, sind wir auf derselben Wellenlänge.“

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