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    Reuniones por videoconferencia más eficaces

Bay Village revitaliza con ayuda de Konftel las sesiones del concejo municipal y otros eventos

Al igual que muchas autoridades locales, Bay Village, en Ohio, no podía dejar de atender a sus ciudadanos cuando sobrevino la pandemia. Tampoco pudo continuar reuniéndose como solía hacerlo. Como tantos otros gobiernos locales, necesitaba una solución tecnológica sencilla. Y, además, rápidamente.

Al principio, el concejo municipal de Bay Village celebró sus sesiones en línea a través de Zoom para mantener el distanciamiento social. De repente comenzaron a asistir muchos más de entre los 16.000 residentes de la ciudad. Cuando nuevamente se pudo garantizar la seguridad de las reuniones, se decidió que el concejo transmitiera sus sesiones mediante Zoom con ayuda de la tecnología del pionero de las conferencias Konftel.

«En el pasado eran muy pocos los residentes que acudían a las reuniones», explica Renee Mahoney, directora financiera de Bay Village, a quien se encomendó la tarea de encontrar a toda prisa la solución adecuada para habilitar las asambleas virtuales del concejo. «La primera vez que transmitimos en streaming una sesión tuvimos más de 70 espectadores. Ha funcionado estupendamente».

Las soluciones de conferencias Konftel al rescate

El concejo municipal de Bay Village ya tenía experiencia de grabar el audio de sus reuniones para su posterior difusión. Sin embargo, no tardó en concluir que eso no era suficiente para una transmisión en vivo atrayente e interactiva. Sin mencionar que no incluía vídeo.

«Nuestro equipo de grabación de entonces era más caro que la solución de Konftel, y de calidad inferior», comenta Mahoney.

Sistema de conferencia híbrido Konftel 800

El altavoz telefónico Konftel 800 va conectado mediante cadena margarita en pareja para abarcar todo el estrado del concejo.

 

Bay Village instaló un par de sistemas de conferencia Konftel 800 en cada extremo del estrado del concejo y una cámara Konftel Cam50 Pan-Tilt-Zoom (PTZ) en la parte trasera de la sala. Los dos Konftel 800 se acoplan en cadena margarita para maximizar la cobertura y se conectan, junto con la Cam50, al ordenador de la sala del concejo a través del exclusivo concentrador Konftel OCC Hub, que requiere de un único cable USB para habilitar el audio, el vídeo y el control íntegro del sistema. Un par de inyectores Konftel PoE suministran energía a los dispositivos Konftel 800 a través de Ethernet, por lo que no se requieren cables de alimentación aparte.

«Todo interactúa a la perfección», señala Mahoney. «Con los productos Konftel, simplemente enchufo y funciona. Nos encanta esa sencillez».

Mahoney opera el sistema durante las reuniones del concejo, incluyendo la cámara PTZ, con la que puede hacer zoom sobre determinados intervinientes, alejarse para mostrar el concejo en su conjunto o pivotar cuando desea enseñar presentaciones en la pantalla de proyección de este órgano municipal.

Cámara de conferencia Konftel 50 PTZ

«La Cam50 resulta especialmente útil ya que me permite acercar y alejar el zoom con el mando a distancia del sistema», explica. «La calidad de la cámara es excelente, y también los micrófonos del Konftel 800. Lo captan todo. Los usuarios de Zoom nos comentan que son capaces de oír con claridad todo lo que se dice en nuestras asambleas».

Los sistemas de conferencia Konftel 800 emplean la exclusiva tecnología de audio OmniSound® HD full dúplex de la compañía para un sonido potente y nítido en todas las direcciones. Los tres  micrófonos MEMS digitales con captura y procesamiento de sonido mediante formación de haz de cada dispositivo telefónico, unido a sus potentes altavoces integrados, proveen un audio sofisticado y claro a todos los asistentes a través de internet, al tiempo que garantizan que los miembros del concejo puedan escuchar con nitidez los comentarios de los residentes que participan en la reunión por Zoom.

De hecho, la veterana secretaria del concejo sigue usando el anterior sistema para la grabación del audio a efectos de archivo. «Pero necesita hacer referencia a las grabaciones en Zoom del sistema Konftel puesto que el sonido de este último es mucho más claro», informa Mahoney.

Conferencias virtuales, la nueva normalidad en las municipalidades

Peter Gasparro, director de ventas regional de Konftel, explica que muchos órganos de gobierno locales se encuentran en la misma situación que el concejo municipal de Bay Village. Necesitan una solución de conferencias sencilla de implementar que haga posible   las reuniones virtuales. Tanto ahora como en el futuro.

«Al principio parecía acertado como solución para la época de pandemia, y advertimos que otros muchos concejos municipales se encontraban a la busca de una tecnología de conferencias apropiada», detalla Gasparro. «Sin embargo, ahora lo ven como una nueva forma de operar. Las soluciones de conferencias de Konftel se han convertido en un elemento importante de su nueva normalidad precisamente porque han ampliado la participación y facilitado la colaboración de los habitantes de sus ciudades y pueblos».

Gasparro, que se desempeña cerca de Bay Village, acudió en persona para realizar una demostración de las prestaciones del sistema al equipo de Mahoney y ayudar a este con la instalación. Bay Village adquirió también un sistema de conferencia inalámbrico Konftel 300Wx y una cámara Konftel Cam20 con resolución 4K dotada de un gran angular de 123 grados para poder organizar eventos en otros emplazamientos. Si bien comenzó situando la solución móvil en una sala de conferencias, el concejo pronto comenzó a utilizarla para facilitar la colaboración fuera de la sede del gobierno municipal.

«Utilizamos con frecuencia el Konftel 300Wx y la Cam20 en actividades de formación a distancia», relata Mahoney. «Acabamos de estar en la comisaría de policía y nos ha resultado fácil desempaquetar el altavoz telefónico y la cámara Konftel, conectar estos a nuestro portátil y empezar a colaborar desde este lugar».

Gasparro señala que Konftel está observando un incremento de la demanda de funcionalidades de este tipo en juzgados, estaciones de bomberos y demás instalaciones municipales.

«Todos dicen lo mismo», explica. «Necesitan algo fácil de usar e independiente de las plataformas. Las soluciones de conferencia Konftel están preparadas para posibilitar las reuniones virtuales de las distintas corporaciones, tanto si estas utilizan Zoom, Microsoft Teams, Google Meet o cualquier otro servicio en línea».

El concejo de Bay Village atrajo su mayor audiencia virtual al debatir sobre la apertura de la piscina municipal. No todas las sesiones suscitan tanto interés, pero Mahoney calcula que la solución habilitada por Konftel atrae una vez tras otra el quíntuple de asistentes que antes de que el concejo comenzara a celebrar sus sesiones por internet.

«Otras municipalidades deberían plantearse la posibilidad de transmitir reuniones en línea», sostiene. «Es tan sencillo. Esta es nuestra nueva normalidad».

Equipamiento
Konftel Cam50, Konftel Cam20, Konftel 800 y Konftel 300Wx

Importante para Bay Village
Los organismos municipales optan cada vez en mayor medida por tecnologías de fácil uso, un sonido nítido y vídeo de alta definición con el fin de facilitar reuniones virtuales al servicio de los ciudadanos tanto ahora como en el futuro.
Acerca de Bay Village
El concejo municipal de Bay Village, que ejerce de órgano legislativo de la localidad, se esfuerza por servir de la mejor manera posible a sus 16.000 residentes. Está compuesto por siete miembros, uno de los cuales es elegido por la población como presidente, al que asisten dos concejales vocales y cuatro electos. 

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