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Cree una estrategia para las reuniones a distancia: Ahorre tiempo y dinero.

Su empresa puede ahorrarse tiempo y dinero sustituyendo muchas de las reuniones físicas por encuentros a distancia. Una estrategia sobre cambio de cultura de reuniones les ayudará en ese empeño. Aquí le proporcionamos 10 consejos sobre cómo proceder

Hoy en día son muchas las empresas que impulsan proyectos con colaboradores geográficamente dispersos. Con la tecnología actual, la distancia ha dejado de constituir un obstáculo. Hay disponibles tecnologías que hacen que reunirse siga siendo fácil. Tal vez el mayor desafío radique en el cambio de la cultura de reunión. Tanto la compañía como sus empleados tienen mucho que ganar con una estrategia consolidada dirigida al aumento de las reuniones a distancia.

¿Cuál es el coste actual de los viajes?

1. Analice la situación actual

¿Cómo son los viajes que realizan? ¿Qué costes implican? A ello hay que añadir el doble en forma de tiempo y otros costes de personal. ¿Se cuenta con una política sobre viajes? ¿Es realmente necesario desplazarse para esa reunión en concreto? Establezca criterios para definir cuándo se requiere un viaje y cuándo puede celebrarse de forma remota. ¿De qué equipamiento debe disponerse para mantener reuniones efectivas a distancia? El análisis debe servir de base para futuras decisiones.

2. Consolide la iniciativa y asigne recursos

El análisis permitirá adoptar una decisión a la directiva. Su compromiso y la asignación de recursos son tan importantes como que den buen ejemplo. Transmite el mensaje de que se trata de una apuesta seria.

3. Cree un grupo de trabajo

El grupo debe componerse de representantes de los distintos departamentos para propagar las reuniones no presenciales y que estas funcionen. Ha de implicarse igualmente a la directiva y, a ser posible, al encargado de reservar los viajes.

4. Identifique las necesidades de comunicación y el interés

Averigüe cuáles son las localidades de destino de los viajes, quiénes se desplazan y el tipo de comunicación que se precisa. A quiénes les interesan las alternativas no presenciales y, en ese caso, sus métodos de comunicación preferidos. En caso de desear un cambio en los hábitos de reunión se aconseja analizar la fuerza de la cultura de reunión y cómo pueden influir al respecto los propios empleados. Fíjese desde ya un objetivo a fin de facilitar una posterior evaluación.

¿Cuenta con el equipamiento adecuado?

5. Analice los requisitos técnicos

Verifique el equipamiento técnico, redes, suscripciones, requisitos de seguridad y el soporte técnico dentro de la entidad y en aquellos con quien tiene previsto reunirse a distancia.

6. Seleccione el equipamiento y los servicios apropiados

Ahora es el momento de escoger equipamiento, infraestructura técnica y servicios. Consulte la lista de requisitos para una adecuada operatividad. Para que la estrategia sea eficiente se precisa que la tecnología funcione siempre, sea sencilla de utilizar y esté en todo momento disponible. No escatime medios, ya sea en el equipamiento como en su calidad.

7. Establezca procedimientos

Se requieren reglas claras y, en caso de disponer de una política de viajes, deberá completarla o sustituirla por una política de reunión con directrices sobre cuándo recurrir a las reuniones no presenciales, así como acerca de la forma de llevar a cabo el soporte técnico, el servicio y las reservas.

¿Quién se encarga de las reuniones a distancia?

8. Designe responsables

No debe haber ninguna duda sobre la persona a contactar en relación a la gestión, la reserva, el soporte, la formación y el seguimiento. Eso aportará confianza a los usuarios en su voluntad de cambio.

9. Informe y demuestre

Invite a reuniones de prueba y muestre el procedimiento a seguir. Destaque sobre todo las ventajas para los empleados (ahorro de tiempo en pro de un mejor equilibrio entre trabajo y tiempo libre) antes que los beneficios para la empresa. Algunos querrán viajar y se mostrarán reticentes ante la apuesta de la dirección por las reuniones no presenciales. Así pues, resulta fundamental comenzar con el equipo directivo, explicando a este la importancia de dar ejemplo.

10. Supervise, mejore y muestre resultados

Es importante efectuar un seguimiento de la iniciativa. Las necesidades pueden ir variando a lo largo del camino. La actitud positiva puede cimentarse aportando nuevos equipos o servicios. ¿Se necesita tal vez más formación? Analice también las actitudes y efectúe cálculos sobre economía, medio ambiente, salud y calidad. Comparta con los empleados los resultados positivos. Se aconseja también divulgar a nivel interno los beneficios en estas áreas para reforzar la marca de la empresa.

Estos consejos han sido extraídos del proyecto "Reuniones no presenciales" de la Administración Nacional de Transporte de Suecia (Trafikverket). En el sitio web de esta encontrará también ejemplos de empresas que promueven estratégicamente el incremento del número de reuniones no presenciales.

Más información en www.trafikverket.se/resfri (enlace en sueco).

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