Cómo organizar una reunión eficaz en plataforma web

Las reuniones a distancia por la web son cada vez más frecuentes. Resulta rápido y cómodo, pero es importante que la sencillez no comprometa la calidad ni la eficiencia. Aquí le proporcionamos algunos consejos básicos para unos encuentros adecuados a través de la web.

Puede ahorrarse mucho dinero reuniéndose a distancia en lugar de viajar. Aparte de la ganancia económica, el hecho de que los empleados se eviten viajes largos supone un factor socialmente importante. Además, las reuniones a distancia preservan el medio ambiente. Existen tres razones principales que explican el auge de las reuniones a distancia por internet y, en concreto, sobre plataforma web, entre empresas concienciadas de todo el mundo.

Cree una agenda bien definida

Al igual que cualquier otra cita, las reuniones web deben tomarse en serio. Por lo tanto, debe disponerse de una agenda que todos conozcan y de equipamiento técnico que todo el mundo pueda usar con facilidad. Entre las principales ventajas de las reuniones web están que los participantes pueden compartir pantalla y diferentes documentos y, con frecuencia, verse por vídeo. Eso genera sensación de presencia. Salvo que estos medios sean necesarios, debe plantearse recurrir únicamente a una reunión telefónica, que sigue constituyendo la opción más fácil y rápida.

Escoja las herramientas de reunión adecuadas

En la actualidad existe una gran cantidad de herramientas que agilizan sus encuentros por la web. De forma general puede hablarse de dos tipos diferentes: las que se ejecutan directamente en su navegador (a veces con la ayuda de un complemento) y las que se sirven de un cliente especial en su ordenador o de una aplicación en su móvil. Un denominador común de la mayoría de los servicios de reuniones en la web es que están basados en la nube. Ello facilita el acceso por internet, independientemente de su equipamiento.

En la actualidad, muchas de las herramientas de reunión se basan en la nube y son de fácil acceso, sin importar el equipamiento del que disponga.

Skype Empresarial, GoToMeeting, Cisco WebEx, Avaya Scopia y Vidyo son algunos ejemplos de herramientas populares para reuniones web. Para un sonido óptimo recomendamos los sistemas de teléfono con altavoz o los sistemas de conferencia de Konftel con conexión USB. La serie 55 de Konftel pertenece a la primera categoría: teléfonos inteligentes dotados de altavoz, con o sin Bluetooth y preparados para la conexión de micrófonos adicionales para reuniones grandes. El Konftel 55/55Wx ejerce simplemente de centro de conexiones. El Konftel Ego ha sido concebido para conferencias personales con un máximo de cuatro participantes. También Konftel 300, 300Mx y 300Wx funcionan perfectamente en las reuniones web al incorporar USB como alternativa al modo principal de conexión.

Prepárese bien

Una reunión web exige preparativos específicos. Los documentos a mostrar deben ser simples y concisos, con la información más breve posible en cada imagen. A ser posible, practique la técnica de mostrar y cambiar las imágenes de la presentación para una mayor agilidad durante la reunión. Una sencilla norma básica: cierre todas las ventanas adicionales de la pantalla. Muestre únicamente la ventana relevante a pantalla completa. Recuerde también que muchas herramientas de reunión le permiten usar clips de vídeo (entre otros, de YouTube), pero evite que la reunión se limite a un interminable alarde sobre las maravillosas posibilidades técnicas a su disposición. Lo que se enseña ha de ser relevante y aportar algo. Si lo que va a discutirse es contenidos concretos de un texto largo, se aconseja enviar previamente el documento por correo electrónico para que los participantes tengan tiempo de leerlo con tranquilidad.

Siéntense junto a la misma mesa

Trate de reunir en un mismo sitio a los grupos de participantes y no que cada uno esté en su despacho. Eso propicia un mejor sonido y menos interrupciones entre los interlocutores. Además, cuando varias personas coinciden en una sala se genera una sensación más intensa de reunión. Nuestros sistemas de teléfono con altavoz ofrecen un sonido óptimo en los encuentros a través de la web. Si por algún motivo tienen problemas para citarse en una misma sala y deben estar separados, el sistema de teléfono con altavoz puede seguir siendo una opción preferible a los auriculares. La calidad del sonido será, como mínimo, igual de buena y evitará las habituales complicaciones asociadas a los auriculares. El Konftel Ego ha sido diseñado para ocupar un espacio específico sobre el escritorio propio y funciona a la perfección en reuniones de hasta cuatro participantes. Presenta una calidad de sonido al nivel de unos auriculares de alta gama.