La realización de múltiples tareas destruye la reunión: aquí aclaramos por qué
Los investigadores han constatado que aquellas personas que hacen múltiples tareas son mucho mejores a la hora de alternar entre distintas cosas, porque lo hacen a menudo (tienen práctica). Pero si nos centramos en las tareas en sí mismas, las solucionan peor que aquellas otras personas que no dejan que información irrelevante les moleste.1
Cuando realiza múltiples tareas, intenta hacer dos cosas a la vez, por ejemplo, escuchar lo que se está diciendo en la reunión por videoconferencia y responder a un SMS.
- Todos, jóvenes y mayores, rendimos peor cuando hacemos múltiples tareas. Nuestra eficacia personal se puede reducir hasta un 40 %.2
- A las mujeres y a las personas de más de 40 años les molestan más que otras aquellas personas que no pueden estar sin sus teléfonos móviles. Puesto que la memoria de trabajo solo puede hacer una cosa cada vez, aquellas personas que realizan múltiples tareas se pierden lo que se dice y se muestra en la reunión. Por ello, tienen que preguntar acerca de lo que deberían saber y cometen más errores, porque no han prestado atención. Esto es algo que afecta igualmente a jóvenes y viejos.
- La oposición a los que molestan aumenta cuanto más se gana.3
Quizás podamos hacer dos cosas a la vez dentro de 2000 años
Es muy fácil abandonar una reunión por videoconferencia mentalmente. Basta con pulsar un botón, si queremos utilizar una expresión manida. Si realiza múltiples tareas, alterna entre la reunión y sus propias pequeñas cuitas, su eficacia personal se puede reducir en un 40 %.
La explicación de esto es que la memoria de trabajo del ser humano solo tiene espacio para 7 ± 2 unidades. Alguien ha dicho que tiene espacio para un número de teléfono, pero no para el número del código de área. Y, por último, pero no por ello menos importante, solo puede hacer una cosa cada vez. Los investigadores afirman que quizás podamos hacer dos cosas a la vez dentro de 2000 años Volveremos a esto más adelante.
Esto quiere decir que cuando está trasteando, con el correo electrónico, navegando por internet, leyendo el periódico o comprando, no puede estar presente en la reunión. Todos hemos visto cómo la persona que hace múltiples tareas, cuando se le hace una pregunta, levanta la cabeza algo ausente, al darse cuenta de que se ha hecho el silencio y no sabe qué está sucediendo. Nuestros cerebros están programados así y esto es válido para todas las edades. Los jóvenes no dieron un salto evolutivo cuando la informática se abrió camino, aunque muchos crean que sí lo hicieron.
Si el líder de la reunión hace múltiples tareas, el resto cree que también puede hacerlo. Y cuando no hay ningún problema para hacer múltiples tareas, aumentan las posibilidades de no alcanzar el objetivo de la reunión.
La conciencia contiene lo que está pensando en este preciso momento
Su conciencia y la memoria de trabajo colaboran de forma intensiva y utilizan en gran medida la misma zona del cerebro.
- La conciencia contiene lo que está pensando en este preciso momento.
- La memoria de trabajo preserva y procesa la información.
El hecho de no experimentar la limitación del cerebro depende de que podemos trasladar nuestra conciencia de forma muy rápida. Alguien se aleja un poco con un movimiento rápido y usted mira para ver quién es. Entra un mensaje de correo electrónico. Siente el pie dentro del zapato. Huele a café. Se pone a pensar en lo que hará por la noche.
- Puesto que solo puede hacer una cosa a la vez de manera consciente y está haciendo algo un poco a escondidas durante la reunión, esa información terminará en su conciencia y pondrá en marcha diversos pensamientos y procesos inconscientes.
- Cuando está presente en la reunión, esa información terminará en el cerebro y pondrá en marcha diversos pensamientos y varios procesos importantes. Algunos ejemplos: la memoria a largo plazo puede buscar información pertinente que puede utilizar durante la reunión. Será más creativo porque sus recuerdos son la materia prima de la creatividad. Tiene ideas a través de la combinación de distintos recuerdos, que tiene en su memoria a largo plazo. Nuestros recuerdos son la materia prima de la creatividad,4 en opinión de los investigadores.
A lo que hay que añadir que la información de la que no es consciente, no se puede programar en la memoria a largo plazo. Esto quiere decir que no conoce todo lo que necesita saber para dar lo mejor de usted.
Así crea reuniones por videoconferencia más eficaces
- Hable sobre las normas aplicables para poder ser productivos, creativos, etc. Anótelas y compártalas.
- Como líder de la reunión, puede implicar a los participantes haciendo preguntas a todos ayudándose de una lista. No deje de pedirles que hagan comentarios y sugerencias.
- Hoy en día, es habitual que las personas que trabajan en la misma oficina permanezcan sentadas en sus lugares de trabajo a la hora de celebrar una reunión por videoconferencia. Si, en lugar de eso, optan por sentarse juntos en una sala de reuniones y se conecta al resto desde ella, al líder de la reunión le resulta más sencillo supervisar lo que sucede y, como efecto adicional, reducir la molestia que supone mirar el teléfono móvil cada cuatro minutos. Sí, con tanta frecuencia consulta un usuario medio el teléfono. Las personas que tienen más de 50 años lo miran, por lo general, solo algunas veces por hora.
- Elija una estancia tranquila si trabaja desde casa y va a participar en una reunión.
2 Meyer, D. E. & Kieras, D. E. (1997a). A computational theory of executive cognitive processes and multiple-task performance: Part 1. Basic mechanisms. Psychological Review, 104, 3-65. Y Meyer, D. E. & Kieras, D. E. (1997b). A computational theory of executive cognitive processes and multiple-task performance: Part 2. Accounts of psychological refractory-period phenomena. Psychological Review, 104, 749-791.
3 Travis Bradberry, Why Succesful People Never Bring Smartphones into Meetings, en TalentSmart. www.talentsmart.com/articles/Why-Successful-People-Never-Bring- Smartphones-into-Meetings-2102500907-p-1.html
4 Pontus Wasling, neurocientífico, Hospital Universitario Sahlgrenska, Så blir du kreativ, en Dagens Media, 1/2015.
Los fragmentos del texto que tratan sobre el cerebro y no van acompañados de ninguna nota a pie de página, están extraídos del libro «Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag. Så kan du återställa den» (Su cerebro de 2008 es más eficaz que el que tiene hoy, así que lo puede recuperar), de Tomas Dalström.
