Siete pasos para una reunión más eficaz
Algunas empresas logran mantener reuniones espontáneas y bien definidas que, además, resultan en medidas concretas. ¿A qué se debe su éxito? Uno de los factores determinantes son los minuciosos preparativos. Le presentamos aquí una práctica lista de control con siete pasos claros que promoverán una positiva cultura de reunión.
Nuestros consejos para unas reuniones mejores y más eficientes son aplicables de forma general tanto a las reuniones locales como a distancia. Como es obvio, en las reuniones a distancia debe considerarse específicamente que no todos se localizan en la misma estancia. Ello exige, por ejemplo, que todo el mundo tenga acceso a tecnología de fácil uso y operacional y que el sistema de conferencia usado en la reunión ofrezca una buena calidad de sonido. Un sonido deficiente puede provocar malentendidos, generar irritación y arrebatar energía a los participantes de la reunión.
1. Defina claramente la finalidad
Sea claro acerca del propósito del encuentro y sobre lo que se espera de los asistentes. ¿Se trata de una reunión informativa, para dialogar o para la toma de decisiones?
2. Invite a las personas apropiadas
Invite a personas que aporten a la reunión y que puedan beneficiarse de esta.
3. Mande documentación de base
Envíe documentación de base a los participantes y un comentario personal a cada uno sobre lo que se espera de ellos con la reunión.
4. Establezca una agenda
Envíe una agenda bien definida y una lista de participantes con antelación suficiente antes de la reunión. Si el encuentro va a durar más de 45 minutos, prevea una pausa de 10-15 minutos para estirar las piernas antes de reanudar la reunión. Informe de que la reunión comenzará y finalizará a la hora indicada, incluso si falta alguien.
5. Entorno de la reunión: Asegúrese de que funcione la tecnología
Informe acerca de la tecnología a emplear, si es aplicable. Describa el modo de conectarse a la reunión (número de teléfono y eventual PIN) o si va a llamarse al participante. Si se trata de una reunión web, incluya en la invitación información sobre los requisitos de software y equipos informáticos, la forma de usar el servicio y cómo lograr una adecuada experiencia sonora. Antes de dirigir su primera reunión, le aconsejamos que practique realizando algunas llamadas de prueba y verificando distintas funciones. ¿Cómo va a documentarse la reunión? Le invitamos a que haga uso de la función de grabación. Realice preparativos para tomar notas.
6. La dinámica es cosa de todos
Dé la bienvenida y presente a todo el mundo. Eso le permitirá iniciar la reunión con un ambiente inclusivo, también en lo que respecta a los participantes remotos. Gestione la dinámica dentro del grupo, asegúrese de que todos puedan hablar y aborde los posibles conflictos. Si sucede algo concreto en la sala (que tal vez provoque risas), descríbaselo a los que asisten a distancia para que todos se sientan incluidos.
7. Un rápido seguimiento
Finalizada la reunión, elabore una rápida recapitulación con anotaciones en forma de puntos. Establezca un plazo límite para las actuaciones a implementar con sus correspondientes responsables. Mándelo cuanto antes (a ser posible, el mismo día siguiente).
Consejos adicionales
Funciones de nuestros modelos que facilitan las reuniones a distanciaLos teléfonos de Konftel incluyen un conjunto de características que simplifican sus reuniones. Siéntese junto con sus colegas para mantener charlas colectivas,conecte micrófonos adicionales si son muchos, guarde los grupos de conversación que puedan resultar de utilidad para futuras conferencias, grabe las reuniones fácilmente y transfiera a su ordenador la tarjeta de memoria con los archivos de sonido para guardarlos o compartirlos.
Para el modelo 300IPx hay una aplicación, Konftel Unite, que le permite controlar con toda sencillez el teléfono. Con la aplicación transferirá el manejo del Konftel 300IPx desde el teclado habitual a la pantalla de un teléfono móvil o tableta. Podrá iniciar reuniones programadas con un simple clic, llamar a sus contactos o grupos desde su agenda telefónica personal y controlar las funciones del teléfono durante la reunión. Tanto el 300 IPx como el 300IP también están dotados con una función de puente que le permite conectar cinco participantes a su conferencia telefónica sin necesidad de llamar a un servicio externo de puente.
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