La comunidad mantiene al cerebro reptiliano tranquilo
Existen diversos factores que caracterizan a los grupos a los que se les dan mejor las reuniones virtuales: confianza, fiabilidad, pertenencia y proximidad emocional.
La confianza resulta fundamental cuando tenemos que trabajar de manera conjunta en pos de un objetivo común en las reuniones virtuales. Las buenas relaciones y una buena interactuación en el grupo crean progresivamente la confianza del grupo. Nos atrevemos a abrirnos, a debatir y a poner sobre la mesa críticas de forma segura.
Los estudios demuestran que la confianza de un individuo, en las reuniones virtuales, viene determinada por el hecho de que responde a las preguntas de sus compañeros a tiempo y realiza sus tareas antes de agotar los plazos (con el contenido adecuado y una buena calidad). Con otras palabras, podemos confiar unos en otros; todos hacen lo que tienen que hacer.1
Cuando las reuniones se producen en persona, físicamente, resulta más rápido crear confianza. Por ejemplo, hablamos de esto y de lo otro durante un descanso para el café, y aprendemos a conocernos unos a otros. Confía en el otro como persona en mayor medida, en comparación con las reuniones virtuales, en las que nos centramos en lo que alguien está realizando. Asimismo, resulta más difícil identificarse con un grupo virtual, sentir pertenencia a él. Es sencillo sentirse como un satélite que va danzando en solitario por el universo, ya que las posibilidades de conseguir conocer a los otros son limitadas. Evidentemente, esto implica otros requisitos para el líder del grupo.2
Desde el anonimato a la proximidad emocional
Los equipos virtuales que más éxito tienen son aquellos que consiguen crear confianza y la proximidad emocional necesaria para que todo el mundo se pueda apoyar entre sí de la mejor manera posible. Hay un estudio que señala que lo que parece marcar una diferencia enorme en los equipos virtuales es lo siguiente:
- La capacidad para desarrollar y fomentar de forma rápida la confianza y la proximidad emocional en el entorno virtual. Aquí, el líder del equipo juega un papel importante.
- Dedicar el tiempo suficiente para crear un «contrato» sobre cómo tiene que trabajar el grupo de forma conjunta. Cada grupo debe crear sus propios principios de trabajo: un código de conducta con un mínimo de reglas que sus miembros pueden acordar.
- Crear un espacio para la espontaneidad y los diálogos informales que aumenten la confianza y la proximidad emocional entre los miembros. Les ayuda a relajarse y a sentir confianza en los otros. Existe una gran necesidad de crear algo que sustituya a la reunión en la máquina del café de la oficina.3
Se trata de comunicar, comunicar y comunicar, con las condiciones del cerebro.
El cerebro reptiliano y el telencéfalo
Cuando nos sentimos inseguros y no valorados, empezamos a tener pensamientos negativos. Se pueden reflejar en la frente fruncida o en una contestación. El cerebro reptiliano se activa y representa las decisiones rápidas, a diferencia del telencéfalo.
El cerebro reptiliano fundamenta las decisiones sobre blanco o negro. Peligroso o no peligroso. Bueno o malo. Está desarrollado para situaciones de lucha y huida, en las que no hay tanto tiempo para pensar y ha tomado las riendas cuando reacciona de una forma de la que más tarde se arrepentirá. O aprieta los dientes y dedica demasiada energía y recursos en su ira contenida: entonces quedarán menos para llevar a cabo las tareas que el grupo y usted deben realizar.
Sentirse seguro es una necesidad básica. Queremos que las cosas sean como suelen ser: seguras y conocidas. Se activa el sistema de recompensa y nos hace sentir bien. Tenemos acceso al telencéfalo – el sistema cortical – que nos proporciona una imagen más amplia y en profundidad – y procesa la información de la mejor forma que el ser humano puede. Podemos aprender de experiencias previas y ver consecuencias futuras. Somos más creativos y tratamos a los demás de forma positiva.
Cuando todo el mundo se siente seguro, el grupo tiene acceso a las mejores condiciones posibles para colaborar y alcanzar sus objetivos.
Algunos consejos que mantienen al cerebro reptiliano tranquilo:
- Instrucciones por escrito para todos sobre las normas que se han acordado.
- Envíe por correo electrónico un tutorial que incluya información sobre cómo se pueden crear buenas reuniones virtuales. Es algo que crea seguridad.
- Una agenda clara, para que todos puedan preparase
- Reserve tiempo para que todos consigan prepararse. Si no lo hacen, la calidad de la reunión baja y aumenta el riesgo de que se active el cerebro reptiliano de una o varias personas.
3 Ghislaine Caulat, (2006) Virtual leadership, artikel, http://www.nomadicibp.com/uploads/files/Virtual%20leadership%20-%20Caulat.pdf. Su libro tiene el mismo nombre.
Los fragmentos del texto que tratan sobre el cerebro y no van acompañados de ninguna nota a pie de página, están extraídos del libro «Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag. Så kan du återställa den» (Su cerebro de 2008 es más eficaz que el que tiene hoy, así que lo puede recuperar), de Tomas Dalström.
