WeWork despliega miles de soluciones de conferencia inalámbricas Konftel para sus miembros en todo el mundo
En el mundo existe ciertamente un gran número de empresas con múltiples salas de reuniones que precisan de tecnología de conferencias. Y luego está WeWork, una firma con sede en Nueva York, cuyo negocio consiste precisamente en proveer espacio de colaboración para su más de medio millón de miembros repartidos en más de 150 ciudades de seis continentes. A tal fin, WeWork atesora una reserva de más de 10.000 sistemas de conferencia inalámbricos Konftel 300Wx, basados en IP, que son sencillos de utilizar para los usuarios y de mantener para WeWork.
«Contamos con más de 16.000 salas de conferencias a nivel global», explica Nick Nienaber, director del Departamento Audiovisual de WeWork. «En los cuartos donde ofrecemos a los miembros tecnología de comunicación acabamos teniendo necesidades bastante específicas, y Konftel ha demostrado ser un socio increíble a la hora de brindar la solución adecuada».
«Al equipo de WeWork le apasiona ofrecer a sus miembros la tecnología apropiada», sostiene Tommy Edlund, director de Ventas Globales de Konftel. «Se encuentra como organización a la vanguardia de la colaboración y la transformación digital, ayudando a impulsar la innovación y la productividad en el centro de trabajo».
Retos en el ámbito de conferencias en los espacios compartidos de trabajo
Los centros son gestionados por personal local, que se encarga de garantizar que la tecnología disponible esté lista y operativa cada vez que un miembro de WeWork desea utilizar un espacio. En un comienzo, la compañía contaba con un pequeño equipo de personas dedicado a implementar y proporcionar soporte con la tecnología, lo que convirtió la oferta de dispositivos de comunicación en un desafío.
Los tempranos intentos de proveer sistemas de conferencia de otras empresas se toparon con diversos contratiempos. Algunos miembros, por ejemplo, los desconectaban de la pared para poder emplear la alimentación eléctrica con un aparato distinto, o bien desacoplaban el cable de red. Otros, en función del tamaño de la sala, simplemente querían mover con libertad los teléfonos.
«Se inhabilitaban los dispositivos para los siguientes miembros que pretendían utilizar esa sala de conferencias», comenta Ofir Hirak, director de tecnología de WeWork. «Esto suponía un gran obstáculo en el aspecto tecnológico».
Entonces, un día, recuerda Hirak que lo sacaron de una reunión para comprobar una nueva solución de conferencias de Konftel. Era inalámbrica —tanto en su alimentación como en su conexión a red— y se comunicaba por IP, lo cual encajaba a las mil maravillas con la adopción de servicios VoIP en los centros de la compañía. Además, armonizaba estéticamente con la imagen corporativa de WeWork como startup con una clientela experta en el ámbito tecnológico.
«Sinceramente, tenían un aspecto fenomenal», confiesa Nienaber. «Como un dispositivo futurista».
Las ventajas del Konftel 300Wx se revelaron también extremadamente prácticas.
Rendimiento inalámbrico en HD durante una semana o más
El sistema de conferencia Konftel 300Wx incluye la unidad “futurista” propiamente dicha más una base de carga y una estación base Konftel IP DECT compatible con SIP para una comunicación sin cables desde el sistema de conferencia a la red IP física. La norma DECT (Digital Enhanced Cordless Telecommunications) se emplea ampliamente en todo el mundo y no interfiere con otras tecnologías inalámbricas de uso habitual, como Wi-Fi o Bluetooth. Esto era un elemento importante para WeWork, al emplear un estándar tecnológico global en la gran mayoría de sus más de 800 centros.
Ya en un primer momento resultó evidente que no todas las salas de reuniones de WeWork precisaban de un sistema de conferencias. El tráfico de datos de sus proveedores de VoIP ayudó al equipo de tecnología a identificar el número de salas que debían ofrecer posibilidades de comunicación y, por tanto, el número de soluciones 300Wx que tenía que suministrar Konftel.
«En su conjunto, WeWork ha supuesto el mayor proyecto de usuario final en el que hemos participado en Norteamérica», señala Edlund.«WeWork ha adoptado el Konftel 300Wx en sus salas de conferencias por causa de su diseño, funciones inalámbricas, rendimiento y sencillez de uso».
Los sistemas de conferencia inalámbricos Konftel 300Wx basados en IP ocupan un lugar preminente en numerosas oficinas de WeWork.
Todas las soluciones Konftel incorporan la tecnología OmniSound patentada de la empresa y admiten llamadas en HD, lo que resulta en una comunicación nítida y de sonido natural. El Konftel 300Wx se adecua a reuniones de hasta 20 personas y el sistema de conferencia inalámbrico en sí ofrece una operatividad máxima de 60 horas por carga (270 horas en espera), lo cual supone una enorme ventaja para el personal de WeWork que vela por que los dispositivos estén listos cada vez que se utiliza una sala de conferencias. En cada sala de conferencias de WeWork se dispone un altavoz telefónico Konftel 300Wx y un cargador para uso de los miembros, ubicándose un Konftel IP DECT en un módulo junto con el resto del equipamiento audiovisual.
«Las salas se pueden atender y gestionar de forma individual, es decir, no tienes que preocuparte por un grupo de dispositivos o cargadores, lo cual nos viene fenomenal», comenta Nienaber.
La batería de 60 horas de duración resulta de gran utilidad, en particular cuando los miembros se olvidan de recolocar en sus cargadores los sistemas de conferencia Konftel. «No mantenemos centralizados los altavoces telefónicos ni los cargadores, y no siempre disponemos de personal que supervise que las unidades se encuentren cargadas al final de cada jornada, puesto que a veces las dejan sobre la mesa», explica Nienaber.
En resumidas cuentas, para una empresa en rápida expansión que provee espacios para conferencias en todo el mundo, la solución inalámbrica Konftel 300Wx brinda una alternativa estupenda.
«La simplicidad de su integración con el resto de nuestros dispositivos audiovisuales explica en gran medida por qué se ha convertido en la norma y la utilizamos prácticamente en todas partes», recalca Nienaber.
Soporte e innovación continuados
WeWork prolonga su alianza con Konftel, no solo apoyando su actual tecnología de conferencias, sino también con vistas a futuro. Hirak explica, por ejemplo, que cuando WeWork quiso inhabilitar una función de los dispositivos Konftel que permitía a los miembros grabar las llamadas, los ingenieros de Konftel no tardaron en desarrollar una actualización del firmware. Al explorar WeWork nuevos proveedores de VoIP en algunos mercados, los ingenieros de Konftel les asistieron también con ese cambio del firmware. Además, teniendo en cuenta que el Konftel 300Wx puede actualizarse a través de una tarjeta de memoria SD, el personal de WeWork pudo gestionar con facilidad las modificaciones de software.
«Pudimos enviar tarjetas SD a los centros y los community managers solo tuvieron que insertarlas, pulsar un par de botones y, en cuestión de minutos, los altavoces telefónicos ya estaban operativos sobre una nueva plataforma VoIP», relata Hirak.
De cara al futuro, WeWork está explorando la manera de brindar más capacidades de videoconferencia a sus miembros. Se trata de retos menos técnicos que logísticos, puesto que las soluciones de Konftel (incluidas las cámaras) ya interactúan con las plataformas de videocolaboración más populares. La solución de sala de conferencias de WeWork no solo tiene que admitir la totalidad de videoplataformas preferidas de los miembros, sino también cambiar ágilmente, por ejemplo, de Google Hangouts en una reunión a Zoom en la siguiente, puesto que los usuarios se turnan en las dependencias de WeWork.
«Las necesidades de WeWork en materia de conferencias son bastante únicas, especialmente en lo que concierne la implementación de vídeo», concluye Nienaber. «Konftel ha mostrado una actitud proactiva a la hora de enseñarnos cosas nuevas. Nos encontramos en una longitud de onda muy similar en lo que respecta las prioridades de nuestros miembros».
Konftel 300Wx con una base de carga y una estación base Konftel IP DECT compatible con SIP.
Prioridades para WeWork
Proporcionar conferencias de alta calidad en salas de reuniones a su más de medio millón de miembros en más de 150 ciudades. WeWork cuenta con una reserva de en torno a 10.000 dispositivos Konftel con batería de larga duración sencillos de utilizar para los usuarios y de mantener para WeWork.
Fue fundada en 2010 con la visión de crear entornos que permitan reunir a personas y empresas a fin de lograr un máximo rendimiento. Desde la inauguración de su primer centro en la ciudad de Nueva York, la compañía se ha convertido en un comprometido proveedor a escala global de espacios de trabajo flexibles, inspiradores y con la seguridad como factor fundamental.
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