¿Por qué necesita vídeo en sus salas de reuniones?
Empresas de todo el planeta están descubriendo las ventajas de las herramientas de colaboración por vídeo basadas en la nube. Les permiten ahorrar tiempo y dinero, además de mejorar la efectividad de sus encuentros. La cuestión es la siguiente: ¿qué implica la tendencia de "traer a casa" sus propias reuniones para su organización y para el equipamiento de sus salas de conferencia?
Es indudable que la videoconferencia se ha bajado del elevado pedestal que ocupó durante muchos años, ligeramente malentendida y ninguneada. El vídeo se está convirtiendo en un elemento natural y sencillo de las reuniones a distancia en todos los formatos imaginables. Hay numerosos factores que interactúan para propiciar este cambio. Aquí analizaremos más de cerca varios de los más importantes.
Las ventajas en el punto de mira
Los analistas de mercado Frost & Sullivan llevaron a cabo un estudio sobre la percepción de los usuarios finales de todo el mundo en relación con las comunicaciones y la colaboración en el lugar de trabajo* que evidenció los beneficios de las herramientas de colaboración en línea con vídeo. El 88% de los encuestados afirmó que las conferencias web recortaban los costes y los desplazamientos, considerando además el 84% que potenciaba la eficacia de las reuniones.
Otro plus fundamental de acuerdo al 86% de los encuestados es que las conferencias en línea facilitan las cosas cuando los empleados se encuentran diseminados. Los responsables de TIC que participaron en la encuesta expresaron opiniones similares acerca de las ventajas de las herramientas de colaboración en equipo y de los clientes de comunicaciones unificadas (CU).
Otro tanto puede decirse al enfocar la pregunta sobre los beneficios de la reuniones por vídeo en la sala de teleconferencias. Más de un 80% de los consultados señalan que los encuentros son más breves y eficientes y que se ahorra dinero.
Comunicación atractiva
Otro sondeo** de Frost & Sullivan, centrado específicamente en dichas videoconferencias en salas de reuniones, pone de manifiesto que los usuarios buscan un método de comunicación más atractivo. La capacidad de verse e interactuar por vídeo a través del lenguaje corporal aporta un valor añadido. La colaboración fluye mejor si podemos establecer también contacto visual.
De hecho, los trabajadores de hoy en día, sobre todo la generación de los millennials, ya dan por sentada la posibilidad de agregar vídeo a sus conversaciones. Así es como funcionan los servicios en la nube que empleamos en nuestra esfera privada. Y ahora ello también se aplica en el mundo laboral, con herramientas de colaboración por vídeo como Skype for Business, Webex o Zoom, las cuales se han consolidado entre las empresas y otras corporaciones. El estudio sobre usuarios finales* de Frost & Sullivan indica que el 65% de ellos usa actualmente Microsoft Skype for Business para realizar videoconferencias. Otro 23% tiene previsto empezar a usarlo en los próximos dos años.
Observamos asimismo un rápido crecimiento en el uso de herramientas de colaboración social basadas en la nube (más al respecto en este artículo sobre colaboración social).
Tráigase a casa su reunión
Teniendo en cuenta lo anterior es fácil entender la tendencia de traerse "a casa" las reuniones (conocida por su acrónimo inglés "BYOM"). En nuestros días, resulta completamente natural recurrir al portátil para las aplicaciones y herramientas colaborativas preferidas o suministradas por el departamento de informática. Constituye tu herramienta de conferencia cuando estás solo y cuando te conectas con tus colegas para mantener una videoconferencia.
Este patrón de conducta plantea una serie de requisitos en el equipamiento ya existente a fin de complementar su portátil en la sala de reuniones. Más al respecto en breve; echemos primero un rápido vistazo a cómo está cambiando el paisaje de nuestra oficina.
Un concepto clave a la hora de configurar o reorganizar la oficina es el del trabajo basado en actividades. Básicamente, significa brindar a los empleados en la oficina una amplia variedad de entornos adaptados a la medida de las distintas necesidades. El punto de partida es una solución diáfana donde no se cuenta con habitación o puesto de trabajo propio, compartiendo en su lugar el espacio del escritorio y guardando los efectos personales en una consigna.
Ello implica además la necesidad de disponer de salas de reuniones y espacios de encuentro abiertos de diferentes tipos y tamaños. Es aquí donde las pequeñas salas de teleconferencia ("huddle rooms") han demostrado su papel central al permitir una colaboración efectiva tanto de los equipos temporales como de grupos de proyecto de más larga duración.
Las salas de teleconferencia como prioridad
De acuerdo con Frost & Sullivan, en 2017 había 32,4 millones de salas de teleconferencia en todo el mundo, de las cuales solo el 2% estaban equipadas para videoconferencias. Pero esa situación está cambiando rápidamente. Los analistas de mercado estiman que, de aquí a pocos años, la mayoría de las videoconferencias tendrán lugar en salas de teleconferencias específicas.
Tal vez pueda pensar que las herramientas de colaboración por vídeo basadas en la nube se ejecutan en dispositivos instalados en la sala de reuniones, pero nos centraremos aquí en la preferencia predominante de BYOM, conforme a lo descrito anteriormente. Cuando los usuarios llevan consigo la reunión en sus portátiles, se precisa de ciertos componentes en la sala: una pantalla, una cámara de videoconferencia USB y una unidad de audio de calidad. Frost & Sullivan ha descubierto que muchas entidades se conforman con un modelo improvisado propio y componentes aparte para vídeo en las salas de teleconferencia.
los criterios de selección deben girar en torno a la "simplicidad,
la facilidad de uso y la asequibilidad"
Ahora bien, eso no basta si pretende generar una buena experiencia de usuario. Cuando los analistas enumeran los factores clave para la videocolaboración en salas de teleconferencia, el primer lugar lo ocupa un sonido consistente, seguido de videoconferencia atractiva (alta calidad de imagen) y de equipamiento que admita BYOD, es decir, el uso de dispositivos propios. Según el referido informe**, los criterios de selección deben centrarse en "la simplicidad, la facilidad de uso y la asequibilidad".
Aplicable a salas de todos los tamaños
Estas son exactamente las propiedades y los criterios que guiaron a Konftel en el desarrollo de nuestros paquetes de colaboración por vídeo: las soluciones Konftel Collaboration. Tomemos como ejemplo nuestra solución One Cable Connection (Konftel OCC Hub), gracias a la cual lo único que tienen que hacer todos los usuarios es introducir un cable USB en su ordenador para conectarse a la cámara de videoconferencia, el altavoz portátil y la pantalla. Se trata de una forma de garantizar la simplicidad. La extraordinaria calidad del audio forma parte del ADN de Konftel, como bien demuestra la tecnología OmniSound. Exigencias similares se aplican también a la calidad de la imagen suministrada por nuestras cámaras de videoconferencia USB.
Con Konftel One Cable Connetion Hub, lo único que tienen que hacer todos los usuarios es introducir un cable USB en su ordenador para conectarse a la cámara de videoconferencia, el altavoz portátil y la pantalla.
El principal punto fuerte asociado a la combinación de dispositivos propios (BYOM) con soluciones de paquete contrastadas para el hardware es la total escalabilidad del sistema, desde pequeñas salas de teleconferencia hasta estancias de reunión medianas y salas de conferencias de gran tamaño. El concepto es el mismo; la única diferencia estriba en la adaptación de las características de las cámaras y unidades de audio a las diferentes condiciones físicas.
Después de todo, las salas de teleconferencia no son las únicas que deben configurarse para los encuentros por vídeo. Según el estudio de Frost & Sullivan**, únicamente el 4,2% de las salas de reuniones del mundo están equipadas para videoconferencias. Las prácticas actuales y las expectativas de los usuarios están llamadas a impulsar la colaboración a distancia en un amplio frente.
*An End User Perspective on Workplace Communications and Collaboration, Global, 2017
** Growth Opportunities for Video Conferencing in Huddle Rooms, Global, Forecast to 2022, de Frost & Sullivan
