Daniel Anens, 2020-03-23
Cómo poner en marcha la oficina en casa
El teletrabajo desde el hogar es cada vez más habitual. Tratamos de averiguar no solo lo que debe tener en cuenta como comprador de equipamiento técnico, sino también el modo de crear un lugar de trabajo eficaz si opera desde casa.
Hay numerosos elementos a considerar para una alta eficiencia del teletrabajo. Uno de los principales consiste en la posibilidad de comunicarse fácilmente con colegas, socios y clientes. A continuación se indican cuatro aspectos fundamentales a tener en cuenta en la planificación:
1. El sonido como prioridad
Uno de los mayores retos en lo que concierne el teletrabajo es el sonido. Necesitamos hablar frecuentemente con compañeros, tanto a nivel individual como colectivo. El micrófono y los altavoces integrados del ordenador raras veces ofrecen una calidad suficiente. El ordenador portátil no es capaz de gestionar los molestos ecos ni demás optimizaciones de audio necesarias para un diálogo fluido. Por tanto, invierta siempre en un altavoz de calidad que pueda conectarse con sencillez tanto al ordenador como al móvil, o bien unos buenos auriculares. A algunos los auriculares les pueden resultar molestos en sucesivas llamadas y reuniones de larga duración, brindando en consecuencia los sistemas de teléfono con altavoz una alternativa más apropiada.
- Recuerde igualmente que los empleados del centro de trabajo deben oírse bien entre aquellos que operan desde casa. Ello implica la necesidad de contar con productos profesionales a ambos lados de la conferencia.
- Con frecuencia, el micrófono y los altavoces integrados del ordenador no están a la altura.
- Seleccione sistemas de teléfono con altavoz que puedan conectarse fácilmente al ordenador y el teléfono móvil.
- Asegúrese de contar con sistemas de conferencia u otros dispositivos de primera calidad en ambos extremos de la llamada.
- Escoja productos que no ocupen demasiado espacio en la oficina doméstica.
- Konftel Ego , nuestro sistema de teléfono con altavoz de galardonado diseño, proporciona un sonido profesional tanto para el móvil como el ordenador de casa. Además, cuenta con un práctico estuche de viaje.
2. Queremos vernos unos a otros
Necesitamos vernos. También cuando trabajamos desde casa. Las videoconferencias conllevan ventajas en el plano de la comunicación de las que carecen los encuentros solo con audio. Consulte información adicional sobre videoconferencias efectivas y el modo en que el sentido de comunidad calma nuestro “cerebro triúnico”. La cámara incorporada del ordenador no suele bastar, por lo que probablemente deba complementarla para una videoconferencia eficiente. Si se ha añadido a la oficina doméstica un monitor adicional, este servirá de excelente soporte para una cámara de conferencia profesional.
- La posibilidad de vernos en las reuniones a distancia promueve la comprensión y la interacción social.
- Elija productos que quepan en la oficina doméstica y sean sencillos de utilizar.
- A menudo en casa se precisa también de una pantalla adicional, la cual resultará excelente para colocar una cámara de conferencia que provea una imagen de alta calidad.
- Nuestro paquete de vídeo Konftel C20Ego brinda una solución adecuada y asequible para la mayoría de las oficinas domésticas.
- Gracias al centro de comunicación OCC de Konftel incluido en nuestros paquetes de vídeo, basta con un único cable USB para conectar la cámara, la unidad de audio y la pantalla adicional al portátil, lo que permite simplificar el lío de cables en la oficina en casa.
- También puede adquirir únicamente la cámara Konftel Cam20 para completar los sistemas de teléfono con altavoz ya existentes.
3. Herramientas de colaboración
Solemos abogar por la flexibilidad en lo que concierne todas las herramientas de colaboración disponibles en el mercado, como Microsoft Teams, Zoom, Webex o un servicio de conferencia más tradicional. En la oficina, BYOM ("Bring Your Own Meeting") implica que el usuario lleva a la sala de reuniones su portátil con su aplicación de colaboración preferida, pudiendo conectar este al sistema de teléfono con altavoz, la cámara de conferencia y la pantalla mediante un único cable USB (Konftel OCC). Esa misma libertad de elección es importante para la eficiencia de la oficina doméstica, al tiempo que resulta aconsejable que el equipo interno u otros grupos de proyecto acuerden una plataforma de colaboración común para la implementación de procesos operativos y reuniones.
- No olvide optar por una aplicación colaborativa abierta también para los usuarios externos sin licencia propia y que permita iniciar reuniones a distancia de forma rápida y sencilla.
- Las oficinas domésticas deben tener la posibilidad de administrar llamadas y reuniones a distancia tanto desde la aplicación de reunión en el ordenador como a través del móvil, siempre con una alta calidad de audio.
- Si se va a ejercer de anfitrión en una reunión a distancia de gran tamaño, independientemente de la plataforma escogida, debe revisarse siempre el dispositivo tecnológico con anterioridad. El motivo de error más habitual consiste en un ajuste incorrecto del sonido y/o la cámara en el ordenador propio. En reuniones de particular importancia se recomienda instar a todos los participantes a probar de antemano su conexión y su equipamiento.
- Todos los usuarios en las reuniones a distancia con numerosos participantes deben hacer uso en la medida de lo posible de fuentes de sonido profesionales. De lo contrario, se experimentará problemas frecuentes de eco y ruidos que perturbarán la reunión en su conjunto.
4. Prepare bien su oficina doméstica
No todos cuentan con un amplio espacio para establecer una oficina en casa. Por ello es fundamental dar con productos profesionales que se ajusten a una superficie pequeña pero al mismo tiempo ofrezcan una máxima calidad. El entorno desempeña un importante papel en las reuniones tanto de audio como por vídeo. Por tanto, trate de encontrar un espacio de trabajo donde no rebote el sonido y donde los ventiladores u otras fuentes de ruido puedan resultar molestos. Trate de evitar diversas fuentes luminosas, lámparas de escritorio deslumbrantes y la luz solar directa.
- Si hay disponible conexión rápida por cable, úsela en lugar de wifi.
- Si se encuentra en un entorno desordenado, emplee, de estar disponible, la función que difumina el fondo de la videoconferencia, lo que facilitará la concentración a sus colegas.
- A las videoconferencias les beneficia un número de fuentes luminosas reducido, pero de calidad. De este modo, la cámara podrá adaptarse a la luz. Trate también de evitar en la medida de lo posible cualquier contraluz intenso.
- Intente escoger espacios sin molestos ruidos de fondo ni grandes superficies reflectantes que hagan rebotar el sonido.
- Le recomendamos también que silencie su micrófono cuando no hable. Ello es particularmente importante en las reuniones con numerosos participantes.
- Actualice siempre si está conectado o no para facilitar el contacto dentro de su equipo.
