5 étapes pour mettre en place des vidéoconférences
Mettre en place des vidéoconférences, c’est désormais un véritable jeu d’enfant. Finis les gros investissements et les salles de conférence dernier cri. Aujourd'hui, un simple coin de bureau peut être transformé en espace de vidéoconférence fonctionnel. Suivez nos cinq étapes ci-dessous et vous et vos collègues serez prêts à dire bonjour au monde, avec un son et une image de qualité qui rendent la réunion naturelle et facile.
1. Analyse des besoins
Commencez par analyser les besoins en réunions à distance de votre organisation. Combien de participants, quel service ou quelle plateforme souhaitez-vous utiliser et avez-vous besoin de plusieurs options, que l’on peut parfois même combiner ? Impliquez les collègues qui participent fréquemment aux réunions et tenez compte de leurs besoins pour motiver la décision.
Procédez sur la base des questions suivantes :
- Combien de personnes doivent pouvoir participer de votre côté à la vidéoconférence ? Des solutions sont-elles requises pour différentes tailles de réunions ?
- Combien de réunions à distance peuvent avoir lieu simultanément au bureau ?
- Avez-vous besoin d'un équipement spécial pour travailler à distance, par exemple à domicile ?
- Quelle est l’attitude à l’égard des vidéoconférences au sein de l’organisation ? L’option de l’audioconférence pure est toujours disponible, mais peut-être est-il temps de découvrir la valeur ajoutée d’une image et d’un son de qualité.
- Quel type de services, de plateformes et de connectivité la solution vidéo devra-t-elle prendre en charge ?
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2. Sélectionner le mode d’utilisation
Après l'analyse des besoins, il est temps de décider quels modes d'utilisation et types de réunions à distance devront être pris en charge. Des solutions conviviales sont disponibles pour tous les types de services et de plateformes, ainsi que pour les environnements où il faut associer différentes technologies et différents scénarios. Laissez les besoins des utilisateurs décider et demandez à un revendeur compétent de vous guider.
Procédez sur la base des questions suivantes :
- Voulez-vous des solutions de vidéoconférence ou des conférences téléphoniques peuvent-elles suffire ?
- Les utilisateurs apporteront-ils leur propre ordinateur portable avec des applications de réunion comme Microsoft Teams ou Zoom, souvent appelées « Bring Your Own Meeting », ou cherchez-vous une solution tout-en-un qui permettre d’avoir la salle toujours prête pour les vidéoconférences ?
- Voulez-vous pouvoir combiner les derniers outils de collaboration dans le cloud avec des appels téléphoniques réguliers, ce qu’on appelle des conférences hybrides ?
- Si vous avez de bons téléphones de conférence à connexion USB, cela peut être une bonne idée de simplement acheter des caméscopes et des concentrateurs intelligents. Passez à la vidéoconférence, tout simplement.
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3. Agencer la salle
À quoi ressemblent les salles où se tiendront les vidéo-réunions au sein de votre organisation ? Détrompez-vous. Ce ne sont pas nécessairement des salles de conférence traditionnelles. Vous aurez plus probablement besoin d'équiper de nombreuses petites pièces, appelées huddle rooms en anglais. Ou d’aménager une partie inutilisée du bureau en la meublant pour fonctionner comme un espace de réunion, baptisé huddle space en anglais.
Faites l’inventaire des locaux sur la base des questions suivantes :
- Choisissez un équipement adapté au nombre de personnes qu’il convient de pouvoir réunir. On a souvent tendance à sous-estimer le besoin de performances sonores.
- Les réunions vidéo profitent du fait d'avoir des sources de lumière peu nombreuses mais de bonne qualité, de sorte que le caméscope puisse s'adapter à la lumière. Pensez également à éviter le rétroéclairage autant que possible. Existe-t-il une telle pièce ou est-elle facile à aménager ?
- Avez-vous ou pouvez-vous aménager des salles sans bruit de fond dérangeant et sans grandes superficies brillantes qui fassent rebondir le son ?
- Il existe différents types de caméras optimisées pour différentes tailles d'ameublement et de salles de réunion. Une caméra adaptée à une huddle room où les participants sont assis lorsque l'écran possède un grand angle, de préférence de l’ordre de 120 degrés, afin que tout le monde tienne naturellement dans l'image. Dans les pièces profondes, il est utile de disposer d’un zoom optique de bonne qualité, combiné avec le mode panoramique et l'inclinaison (PTZ).
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4. Installation
Choisir un pack vidéo de Konftel, c’est choisir une installation simple et rapide, où vous ne perdrez pas votre temps à déployer des câbles dans tous les sens. Ensuite, l'utilisateur n'a besoin que d'un câble USB pour son ordinateur, grâce à notre système de connexion intelligent mono-câble One Cable Connection, qui permet de brancher la caméra, le périphérique audio et l’écran de la pièce.
Aspects à prendre en compte lors de l’installation :
- Quelle est la distance entre la table et l’écran ?
- Il est souvent judicieux de placer la console de connexion sous la table. Si nécessaire, utilisez une rallonge pour la caméra.
- L’idéal est de placer la caméra au niveau des yeux.
- Faut-il des microphones supplémentaires pour permettre d’entendre tout le monde ?
- L’organisateur de la réunion doit-il toujours être assis à peu près à la même place ou peut-il en changer ?
- Des outils d’aide en ligne sont disponibles pour permettre aux responsables informatiques de préconfigurer et de mettre à jour des téléphones de conférence IP.
- Enregistrez tous les produits pour accéder aux mises à jour logicielles en cours.
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5. Pendant la réunion
Une fois que tout est en place, il convient de penser à quelques petites choses pour garantir une vidéoconférence efficace et de bonne qualité.
Aspects à prendre en compte lors de la vidéoconférence :
- Vérifiez les périphériques audio et vidéo que votre ordinateur utilise avant de commencer la réunion. Ils constituent bien souvent une source d’erreur lors des réunions à distance. Il est souvent possible de les définir dans les paramètres de l'application de réunion.
- Évitez de tapoter votre stylo sur la table ou de taper trop fort sur votre clavier. Il en résulterait des sons inquiétants pour les participants à distance.
- Si vous pilotez la réunion via une application de votre ordinateur portable, préférez la connexion par câble à une connexion wi-fi si vous en avez la possibilité.
- Avant de commencer votre vidéoconférence, il convient de vérifier ce que verront les participants à la réunion. Une ambiance trop agitée ou bruyante n’aide pas les participants à se concentrer sur la réunion.
- Essayez de regarder la caméra à intervalle régulier pendant votre vidéoconférence, même si vous prenez des notes, afin que tout le monde se sente partie prenante de la réunion.
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