Bay Village élève le niveau des réunions du conseil municipal et d’autres événements avec Konftel
Comme de nombreux gouvernements locaux, Bay Village, dans l’Ohio, n’a pas pu interrompre ses services aux citoyens durant la pandémie. Mais il n’a pas non plus pu continuer à se réunir comme avant. Et comme bon nombre de gouvernements locaux, cette localité avait besoin d’une solution technologique facile à l’emploi, dans les plus brefs délais.
Dans un premier temps, en vue du respect de la distanciation physique, le Conseil municipal de Bay Village a tenu ses réunions en ligne via Zoom. Mais soudainement, de plus en plus des 16 000 habitants de la ville ont commencé à y assister. Quand il a été possible d’organiser à nouveau des réunions en présentiel en toute sécurité, il a été décidé que le conseil diffuserait ses sessions sur Zoom, en recourant à la technologie du pionnier de la conférence Konftel.
« Par le passé, nous n’avions généralement que très peu d’habitants lors de nos réunions du conseil », explique Renee Mahoney, directrice des finances de Bay Village, chargée de trouver rapidement la bonne solution pour permettre les réunions virtuelles du conseil. « La première fois que nous avons diffusé une réunion, nous comptions plus de 70 spectateurs. Cela s’est très bien passé. »
Solutions de conférence Konftel à la rescousse
Le Conseil municipal de Bay Village avait déjà expérimenté l’enregistrement audio de ses réunions pour publication ultérieure. Mais il a rapidement déterminé que l’audio n’était pas suffisant pour un flux en direct captivant et interactif. Inutile de souligner qu’il n’y avait pas de vidéo.
« Notre matériel d’enregistrement existant était plus cher que la solution Konftel et moins performant », explique Renee Mahoney.
Le haut-parleur Konftel 800 est connecté en guirlande pour couvrir l’estrade du conseil.
Bay Village a installé une paire de téléphones de conférence Konftel 800 à l’une des extrémités de l’estrade du conseil et une caméra pan-tilt-zoom (PTZ) Konftel Cam50 à l’arrière de la salle. Les deux Konftel 800 sont connectés en guirlande pour maximiser la couverture et, avec la Cam50, ils sont connectés au PC de la salle du conseil via l’OCC Hub unique de Konftel, qui nécessite un seul et même câble USB pour l’audio, la vidéo et le contrôle de l’ensemble du système. Une paire d’injecteurs PoE de Konftel alimente les appareils Konftel 800 via Ethernet. Aucun câble d’alimentation séparé n’est donc nécessaire.
« L’ensemble fonctionne parfaitement », déclare Renee Mahoney. « Avec les produits Konftel, il suffit de brancher et ça fonctionne. Nous apprécions cette facilité. »
Renee Mahoney utilise le système pendant les réunions du conseil, y compris la caméra PTZ, qu’elle peut utiliser pour zoomer sur certains haut-parleurs, pour dézoomer et montrer l’ensemble du conseil ou pour faire pivoter pour afficher des présentations sur l’écran de projection du conseil.
« La Cam50 est particulièrement utile, car je peux faire un zoom avant et arrière à l’aide de la télécommande du système », explique-t-elle. « La qualité de la caméra est excellente, tout comme les micros du Konftel 800. Ils captent vraiment tout. Nous recevons des retours des utilisateurs de Zoom sur le fait qu’ils sont en mesure d’entendre clairement tout ce qui se passe lors de nos réunions. »
Les systèmes de conférence Konftel 800 utilisent la technologie audio OmniSound® HD Duplex intégral unique de l’entreprise pour un son puissant et cristallin dans toutes les directions. Les trois microphones MEMS numériques de chaque téléphone avec captation et traitement du son à formation de faisceaux, ainsi que les puissants haut-parleurs intégrés, fournissent un son riche et distinct à tous les participants en ligne tout en veillant à ce que les membres du conseil puissent entendre clairement les commentaires des résidents qui participent à la réunion via Zoom.
En fait, la greffière de longue date du conseil utilise toujours le système existant comme système de sauvegarde pour enregistrer l’audio d’archive, « mais elle doit se référer aux enregistrements Zoom du système Konftel, car l’audio est beaucoup plus clair », explique Renee Mahoney.
La conférence virtuelle est la nouvelle norme pour les municipalités
Peter Gasparro, Regional Sales Director chez Konftel, affirme que de nombreux organismes gouvernementaux locaux sont dans la même situation que le Conseil municipal de Bay Village. Ils ont besoin d’une solution de conférence facile à déployer afin de prendre en charge des réunions virtuelles, pour aujourd’hui comme pour demain.
« Au début, cette solution de pandémie était pertinente et nous avons constaté que de nombreux autres conseils municipaux recherchaient la bonne technologie de conférence », explique Peter Gasparro. « Aujourd’hui, ils la considèrent toutefois comme une nouvelle façon de fonctionner. Les solutions de conférence de Konftel sont devenues un élément important de leur nouvelle normalité parce qu’elles ont renforcé l’engagement et facilité la collaboration entre les habitants de leurs villes. »
Peter Gasparro, basé près de Bay Village, s’est rendu sur place pour démontrer les capacités du système à l’équipe de Renee Mahoney et aider à l’installation. Bay Village a également fait l’acquisition d’un téléphone de conférence sans fil Konftel 300Wx et d’une caméra Konftel Cam20 à résolution 4K à large champ de vision de 123 degrés afin de pouvoir emmener le spectacle en déplacement. Le conseil a commencé par placer la solution mobile dans une salle de conférence, mais a rapidement commencé à l’utiliser pour faciliter la collaboration en dehors de la mairie.
« Nous utilisons souvent le Konftel 300Wx et la Cam20 pour la formation à distance », explique Renee Mahoney. « Nous étions au poste de police et ce fut un jeu d’enfant d’emporter le téléphone et la caméra Konftel, de les brancher sur notre ordinateur portable et d’y commencer la réunion. »
Selon Peter Gasparro, Konftel note une demande croissante pour des capacités analogues dans les palais de justice, les casernes de pompiers et d’autres installations municipales.
« Ils disent tous la même chose », explique-t-il. « Ils ont besoin de quelque chose de facile à utiliser sans plateforme. Qu’une entreprise utilise Zoom, Microsoft Teams, Google Meet ou tout autre service en ligne, les solutions de conférence de Konftel sont parées à prendre en charge ses réunions virtuelles. »
À Bay Village, c’est lorsque le conseil a débattu de l’ouverture de la piscine municipale qu’il a enregistré la plus forte audience virtuelle. Les réunions ne suscitent pas toutes le même intérêt, mais Renee Mahoney estime que la solution compatible de Konftel attire systématiquement environ cinq fois plus de participants qu’avant que le conseil ne commence à tenir ses réunions en ligne.
« D’autres villes devraient envisager de diffuser des réunions en ligne », explique-t-elle. « C’est tellement simple. C’est notre nouvelle normalité. »
Konftel Cam50, Konftel Cam20, Konftel 800, Konftel 300Wx
Important pour Bay Village
De plus en plus, les municipalités optent pour une technologie facile à utiliser, un son cristallin et une vidéo haute définition pour faciliter les réunions virtuelles qui se poursuivront bien à l’avenir pour servir les citoyens.
Le Conseil municipal de Bay Village est l’organe législatif de la ville et s’efforce de servir 16 000 habitants au mieux de leurs capacités. Le Conseil municipal est composé de sept membres, dont l’un est élu par la population en tant que président du Conseil, ainsi que de deux conseillers municipaux non attachés et de quatre conseillers municipaux titulaires.
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