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Créer une stratégie de réunions à distance – économiser du temps et de l'argent

Votre entreprise peut économiser du temps et de l'argent en remplaçant de nombreuses rencontres physiques par des réunions à distance. Une stratégie pour modifier la culture de réunion vous mettra sur la bonne voie. Voici dix excellents conseils sur ce que vous pouvez faire.

Aujourd'hui, bon nombre d'entreprises travaillent sur des projets dont les membres d'équipe sont dispersés géographiquement. Toutefois, avec la technologie actuelle, la distance n'est plus un obstacle. Des réunions peuvent se tenir aisément avec la technologie disponible. Le plus grand défi consiste à modifier la culture de la réunion. Une stratégie engagée pour accroître le nombre de réunions à distance peut bénéficier tant à l'entreprise qu'aux salariés.

Quel est le coût des voyages d'affaires aujourd'hui ?

1. Analyser la situation actuelle

Comment se présentent les déplacements aujourd'hui et que coûtent-ils ? Ajoutez-en le double pour le temps et les autres frais de personnel. Existe-t-il une politique en matière de voyages ? Un voyage d'affaires est-il vraiment nécessaire pour cette réunion spécifique ? Établissez les critères justifiant un voyage et les critères pour une réunion à distance. De quel équipement avez-vous besoin pour tenir des réunions à distance efficaces ? Cette analyse constituera la base de décisions ultérieures.

2. Impliquer la direction et allouer les moyens

L'analyse permet à la direction de prendre les décisions nécessaires. Son engagement et l'allocation de ressources sont cruciaux, tout comme le bon exemple qu'elle donne. Cela envoie le signal qu'elle prend le changement à cœur.

3. Créer un groupe de travail

Le groupe doit être composé de représentants issus de divers départements pour veiller à ce que l'utilisation de réunions sans déplacement se propage à travers toute l'organisation et fonctionne parfaitement. Il est préférable d'impliquer la direction ainsi que la personne en charge de l'organisation des voyages.

4. Identifier les besoins de communication et les avantages

Déterminez qui travaille où et le type de communication qui est nécessaire. Qui est intéressé dans des alternatives sans déplacement et, le cas échéant, comment souhaiteraient-ils communiquer ? Afin de modifier les habitudes de réunion, il est bon de déterminer le poids de la culture de réunion et de garantir que les employés mêmes peuvent intervenir et ont voix au chapitre. Si vous fixez un objectif maintenant, il est plus facile de procéder à une évaluation plus tard.

Disposez-vous de l'équipement adéquat ?

5. Analyser les conditions techniques préalables

Vérifier l'équipement technique, le réseau, l'abonnement, les exigences de sécurité et l'assistance au sein de l'organisation – et chez les personnes avec lesquelles vous prévoyez de vous réunir à distance.

6. Choisir l'équipement et les services appropriés

Il est maintenant temps de choisir l'équipement, l'infrastructure technique et les services. Jetez un œil sur votre liste de fonctionnalités techniques prérequises. Pour que la stratégie fonctionne parfaitement, la technologie doit toujours fonctionner, être facile à utiliser et être disponible en tout temps. Ne lésinez dès lors pas sur l'équipement ni sur sa qualité.

7. Dresser des procédures

Des règles claires sont nécessaires et si vous disposez d'une politique en matière de voyages, il convient de la compléter ou de la remplacer par une politique de réunion reprenant des lignes directrices portant sur les cas où des réunions sans déplacement doivent être tenues et sur la façon dont l'assistance, les services et les réservations fonctionnent.

Qui est la personne responsable des réunions à distance ?

8. Désigner des responsables

Il ne doit pas y avoir le moindre doute sur la personne qu'il faut contacter quant à la gestion, la réservation, l'assistance, la formation et le suivi. Cela donne aux utilisateurs la confiance nécessaire pour accueillir le changement.

9. Informer et démontrer

Invitez les personnes concernées à assister à des réunions pratiques et démontrez-en le fonctionnement. Soulignez les avantages pour les employés, à savoir le temps gagné en faveur d'un meilleur équilibre vie privée/vie professionnelle, plutôt que les avantages pour l'entreprise. Certains aiment voyager et se montrent dubitatifs quant à la motivation de la direction à instaurer des réunions sans déplacement. Il est dès lors d'autant plus important de commencer par la direction et de lui expliquer l'importance pour elle de montrer le bon exemple.

10. Suivre, améliorer et publier les résultats

Il est important de suivre les efforts consentis. Les besoins peuvent évoluer au fil du temps. Et l'ajout d'équipement ou de services peut soutenir l'attitude positive. Peut-être est-il nécessaire de suivre une autre formation ? De même, menez des enquêtes sur les comportements et les calculs en matière d'économie, d'environnement, de santé et de qualité, et partagez les résultats positifs avec les collaborateurs. Les bénéfices engrangés dans ces domaines valent également la peine d'être communiqués à l'extérieur pour renforcer la marque de l'entreprise.

Ces conseils sont tirés du projet de l'administration suédoise des transports portant sur les réunions sans déplacement. Sur son site, elle cite plusieurs d'entreprise qui travaillent de façon stratégique en vue d'accroitre le nombre de réunions sans déplacement.

Pour davantage d'informations, consultez la page www.trafikverket.se/resfri (uniquement disponible en suédois).

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