Comment améliorer votre réunion en ligne ?
Les réunions à distance en ligne sont devenues monnaie courante. Elles sont rapides et pratiques, mais vous ne souhaitez pas que la simplicité compromette la qualité et l'efficacité de la réunion. Voici quelques conseils qui jettent les bases d'une réunion en ligne réussie.
En remplaçant les déplacements par des réunions en ligne, vous pouvez réaliser de grandes économies de coûts. En plus de l'avantage économique, il y a également un facteur social important, celui des collaborateurs qui évitent ainsi de longs trajets. Par ailleurs, les réunions à distance permettent de préserver l'environnement. Il y a trois raisons principales pour lesquelles les réunions à distance sur une plateforme en ligne prennent de plus en plus de poids dans les entreprises responsables à travers le monde.
Dresser un agenda clair
Une réunion en ligne doit être prise aussi sérieusement que toute autre réunion. Par conséquent, il convient de dresser un agenda qui doit être communiqué à tous les participants et l'équipement technique doit pouvoir être utilisé aisément par tout le monde. Les principaux avantages d'une réunion en ligne sont que les participants peuvent partager des écrans et divers documents, et bien souvent, se voir en vidéo. Cela crée une bonne implication. Si ces formes de médias ne sont pas nécessaires, vous devriez plutôt envisager la conférence téléphonique. Elle est encore plus rapide et plus simple.
Choisissez le bon outil de réunion
Aujourd'hui, il existe une foule d'outils permettant de rendre votre réunion en ligne plus efficace. On peut grosso modo les ventiler en deux catégories : ceux que vous lancez directement dans votre navigateur (parfois à l'aide d'un logiciel plug-in) et ceux pour lesquels vous utilisez un client spécial pour votre PC ou une application sur votre smartphone. Le point commun de la plupart des services de réunion en ligne est qu'ils sont basés dans le cloud, ce qui les rend faciles d'accès par l'internet, quel que soit l'équipement que vous utilisiez.
Aujourd'hui, de nombreux outils de réunions sont basés dans le cloud et faciles d'accès, quel que soit l'équipement que vous utilisiez.
Skype Entreprise, GoToMeeting, Cisco WebEx, Avaya Scopia et Vidyo sont quelques exemples des outils de réunions en ligne les plus populaires. Pour le meilleur son possible, nous recommandons les téléphones à haut-parleurs ou les téléphones de conférences Konftel dotés d'une connexion USB. La série Konftel 55 relève de la première catégorie : des haut-parleurs stylés avec ou sans Bluetooth et possibilité de connecter des micros d'extension pour les grandes réunions. Le Konftel 55/55Wx fournit une plateforme simple pour toutes vos connexions. Le Konftel Ego est conçu pour la conférence privée qui peut compter jusqu'à quatre participants. Le Konftel 300, 300Mx et 300Wx conviennent également parfaitement à des réunions en ligne, car ils ont l'USB comme alternative aux connectivités principales.
Soyez bien préparé
Une réunion en ligne requiert une préparation minutieuse. Les documents à présenter doivent être simples et concis, avec des informations les plus succinctes possible sur chaque diapositive. Exercez-vous à la technologie d'affichage et de changement des diapositives pour une réunion des plus fluides. Une règle simple : fermez toutes les autres fenêtres à l'écran et ne montrez que ce qui est pertinent en plein écran. N'oubliez pas non plus que de nombreux outils de réunion vous permettent d'utiliser des vidéos, par exemple depuis YouTube, mais ne faites pas de votre réunion un enchaînement des fantastiques possibilités techniques. Le contenu que vous présentez doit être pertinent et apporter une valeur ajoutée à la réunion. Si le texte d'un long document doit faire l'objet d'une discussion, il convient d'envoyer le document à l'avance par e-mail afin que les participants aient le temps de prendre connaissance du texte à leur aise.
Ensemble autour de la table
Veillez à rassembler des groupes de participants au même endroit plutôt que de les disséminer dans vos locaux. La qualité audio s'en verra meilleure et vous serez moins interrompu par des bavardages. Par ailleurs, la sensation de « réunion » est plus perceptible quand plusieurs personnes se rassemblent dans une salle. Nos téléphones de conférence diffusent un son optimal pour les réunions de groupe en ligne. Si, pour l'une ou l'autre raison, il vous semble difficile de vous réunir dans une seule pièce et si vous devez vous répartir dans plusieurs locaux, un téléphone de conférence peut être préférable à un casque. La qualité sonore est tout aussi bonne et vous évitez ainsi de vous encombrer d'un casque. Le Konftel Ego est conçu comme le complément parfait sur votre bureau personnel et convient parfaitement pour des réunions comptant plus de quatre participants. La qualité sonore en est comparable à celle d'un casque premium.
