Le multitâche gâche la réunion. Explication.
Des chercheurs ont constaté que les personnes très multitâches passent de mieux en mieux d'une tâche à l'autre avec l'entraînement. Mais elles accomplissent moins bien les mêmes tâches que ceux qui ne se laissent pas perturber par des informations superflues.1
Par « multitâche », l'on entend tenter de faire deux choses en même temps. Par exemple, écouter ce qui se dit lors d'une vidéoconférence et répondre à un SMS.
- Tout le monde, jeunes et moins jeunes, preste moins bien en faisant plusieurs choses en même temps. Votre efficacité personnelle peut se voir réduite de 40 pour cent.2
- Les femmes et les plus de quarante ans sont davantage perturbés que les autres par rapport à tous ceux qui ne peuvent pas résister à leurs téléphones portables. Puisque la mémoire de travail ne peut faire qu'une seule chose à la fois, les personnes qui font plusieurs choses en même temps manquent ce qui se dit et ne font qu'apparaître à la réunion. Elles devraient dès lors s'interroger sur ce qu'elles devraient savoir et feront plusieurs erreurs du fait qu'elles n'ont pas de contrôle de la situation. Cela vaut tant pour les plus jeunes que pour les plus âgés.
- Plus la résistance contre ceux qui perturbent augmente, plus on en tire des bénéfices.3
Peut-être pouvons-nous faire deux choses en même temps tous les deux mille ans
Mentalement, il est facile de quitter une vidéoconférence. Il suffit d'appuyer sur un bouton, d'utiliser une formule classique. Si vous faites plusieurs choses en même temps, basculez entre la réunion et de petites choses privées, votre efficacité personnelle peut se voir chuter de 40 pour cent.
Une explication à cela est que la mémoire de travail de l'être humain n'a de la place que pour 7 ± 2 unités. Quelqu'un a un jour dit qu'il y a de place pour un numéro de téléphone, mais pas pour l'indicatif. Et dernier mais pas le moindre, la mémoire ne peut faire qu'une seule chose à la fois. Des chercheurs affirment que nous pouvons peut-être faire deux choses en même temps tous les deux mille ans. Et plus encore, à une fréquence supérieure.
Cela signifie que lorsque vous envoyez un SMS ou un e-mail, surfez, lisez un journal ou faites du shopping, il vous est alors impossible d'être présent à la réunion. Nous avons probablement tous déjà vu comment une personne qui fait plusieurs choses à la fois, à laquelle on pose une question, relève la tête d'un air un peu absent quand elle remarque qu'il n'y a plus un bruit et qu'elle ne sait pas ce qui se passe. Voilà comment notre cerveau est programmé et cela vaut pour tous les âges. Les jeunes n'ont pas fait un saut évolutif à l'arrivée de l'informatique, comme beaucoup le pensent.
Si le chef de la réunion fait plusieurs choses à la fois, tous les autres penseront qu'ils peuvent en faire de même. Et si le fait de faire plusieurs choses est toléré, les risques que l'objectif de la réunion ne soit pas atteint augmentent.
La conscience contient ce que vous pensez à cet instant I.
Votre conscience et votre mémoire de travail collaborent intensivement et elles utilisent en grande partie les mêmes zones du cerveau.
- La conscience contient ce que vous pensez à cet instant I.
- La mémoire de travail conserve et traite les informations.
Le fait que nous ne rencontrions aucune limitation cérébrale est dû au fait que nous pouvons déplacer notre conscience très rapidement. Quelqu'un s'éloigne rapidement et vous regardez de qui il s'agit Un e-mail arrive. Vous sentez votre pied dans sa chaussure. Ça sent bon le café. Vous pensez à ce que vous allez faire ce soir.
- Puisque vous ne pouvez faire qu'une chose à la fois consciemment et si vous regardez quelque chose en cachette pendant la réunion, les informations passent dans votre conscience et enclenchent différentes pensées et divers processus inconscients.
- Lorsque vous êtes présents à la réunion, les informations atteignent le cerveau et enclenchent différentes pensées et divers processus importants. Quelques exemples : la mémoire à long terme peut rechercher les informations pertinentes que vous pouvez utiliser lors de la réunion. Vous serez plus créatif, car votre mémoire est la matière première de la créativité. C'est en combinant différents souvenirs que vous avez dans votre mémoire à long terme qu'émergent des idées. Nos souvenirs sont les matières premières de la créativité,4 affirment les chercheurs.
Par ailleurs, les informations dont vous n'avez pas conscience ne peuvent être programmées dans la mémoire à long terme. Cela signifie que vous n'avez pas conscience de tout ce que vous devez savoir pour faire de votre mieux.
Voilà comment tenir des vidéoconférences plus efficaces.
- Discutez des règles qui doivent s'appliquer pour pouvoir être productifs, créatifs, etc. Consignez-les par écrit et partagez-les.
- En tant que chef de réunion, vous pouvez impliquer tous les participants en leur posant des questions à l'aide d'une liste. Demandez-leur continuellement de formuler des commentaires et des suggestions.
- Aujourd'hui, il est courant que ceux qui travaillent dans le même bureau restent à leurs postes de travail pour une vidéoconférence. Si, au lieu et place, vous choisissez de vous rassembler dans une salle de réunion et d'y établir la connexion, il est plus facile pour le chef de réunion d'avoir un aperçu de ce qui se passe et, en prime, de réduire la tentation de consulter son téléphone portable toutes les quatre minutes. Oui, c'est la fréquence à laquelle un utilisateur moyen consulte son téléphone. En général, les plus de cinquante ans ne le consultent que quelques fois par heure.
- Optez pour une pièce au calme si vous travaillez à domicile et devez participer à une réunion.
2 Meyer, D. E. & Kieras, D. E. (1997a). A computational theory of executive cognitive processes and multiple-task performance: Part 1. Basic mechanisms. Psychological Review, 104, 3-65. Och Meyer, D. E. & Kieras, D. E. (1997b). A computational theory of executive cognitive processes and multiple-task performance: Part 2. Accounts of psychological refractory-period phenomena. Psychological Review, 104, 749-791.
3 Travis Bradberry, Why Succesful People Never Bring Smartphones into Meetings, i TalentSmart. www.talentsmart.com/articles/Why-Successful-People-Never-Bring- Smartphones-into-Meetings-2102500907-p-1.html
4 Pontus Wasling, hjärnforskare, Sahlgrenska universitetssjukhuset, Så blir du kreativ, i Dagens Media, 1/2015.
Les parties du texte traitant du cerveau et qui n'ont pas de notes de bas de page sont extraites de l'ouvrage « Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag. Så kan du återställa den » de Tomas Dalström.
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