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Notre nouvelle façon de travailler - cinq étapes vers un environnement hybride efficace

La pandémie nous a contraints à adopter des méthodes de travail numériques et virtuelles en un rien de temps. Nous devons maintenant bâtir un environnement hybride qui devient durable au fil du temps, avec la vidéoconférence flexible comme ressource centrale. Il comprend les bureaux d’entreprise, qui doivent être revisités, et la modernisation des postes de travail à domicile. 

Nous rencontrons et devons gérer trois changements majeurs qui surviennent simultanément : les espaces de bureau doivent être adaptés pour la distanciation physique et davantage de réunions vidéo, nous devons créer de bonnes conditions pour poursuivre le télétravail et nous devons avoir conscience qu’il faudra du temps avant que les voyages d’affaires reprennent comme avant. 

Le nouveau rôle des espaces de bureau

L’enquête de la société d’analyse Frost & Sullivan menée en juin 2020 indique qu’après la pandémie, six fois plus de personnes télétravailleront par rapport à avant la pandémie*. Ce qui induit des conditions tout à fait nouvelles pour les espaces de bureau de l’entreprise. Parallèlement au fait que davantage d’espace soit libéré quand plus de personnes télétravaillent, nous devrons veiller à une distance physique une fois que nous serons au bureau. En outre, nous avons besoin de bien plus de salles préparées pour les vidéoconférences qu’auparavant, où l’on souhaite pouvoir s’asseoir de façon plus clairsemée. Un scénario classique peut être de retirer une chaise sur deux dans les salles de réunion.

Le télétravail doit être amélioré.

La société d’enquête Global Workplace Analytics a mené l’une des plus grandes enquêtes sur l’évolution des opinions sur le télétravail. Avant la pandémie, 31 % des personnes interrogées ont répondu qu’elles souhaiteraient télétravailler un jour par semaine. Ce pourcentage s’élève désormais à 76 %. Par conséquent, les postes de télétravail doivent également maintenir une norme suffisamment bonne au fil du temps. Cela s’applique bien sûr à l’ergonomie, à l’éclairage, à l’acoustique et à d’autres conditions d’ordre physique. Mais également l’environnement numérique et la possibilité d’avoir de nombreuses vidéoconférences, parfois longues. La simplicité et la qualité sont des facteurs clés qu’il convient de prendre en compte.

C’en est fini des voyages d’affaires

Les conditions de voyage d’affaires ont également radicalement changé. La Global Business Travel Association (GBTA) rapporte dans une enquête** menée en août 2020 que selon 78 %, les voyages d’affaires se rétablissent plus lentement qu’escompté. À peine 40 % ne croient pas que même dans trois ans, ils reviendront au rythme de voyages d’affaires d’avant la pandémie.

La rencontre de clients et de partenaires devra donc se faire avant tout en ligne, même à long terme. Quand la première rencontre avec un nouveau client se fait par écrans interposés, tout doit fonctionner parfaitement. La vidéoconférence est maintenant l’environnement dans lequel la relation doit s’établir. Elle est devenue tout à fait critique pour l’entreprise. 

Nous avons identifié cinq étapes qui aident l’entreprise à créer un environnement hybride prenant en charge le nouveau mode normal afin que chacun puisse travailler et communiquer facilement et efficacement, quel que soit l’endroit où il se trouve physiquement.

Étape 1 : Veillez à ce que tout le monde soit inclus dans l’équipe hybride

La vie professionnelle de demain sera plus répartie et virtuelle. La société d’analyse Frost & Sullivan appelle cela une équipe hybride* où certains télétravaillent et d’autres sont au bureau. Alors que la plupart seront en mesure de retourner au bureau, beaucoup souhaitent réduire le temps de trajet et pouvoir travailler de façon plus tranquille et concentrée certains jours. Quand les effectifs sont plus dispersés : 

• La direction doit trouver une bonne structure pour que la communication et le contrôle fonctionnent de manière satisfaisante.
• Des outils de collaboration intelligents sont requis pour que chacun sache qui est en service, où il se trouve et s’il est joignable.
• Créer des espaces de bureau flexibles qui peuvent accueillir les collaborateurs quand ils sont au bureau, mais qui peuvent également être utilisés pour des vidéoconférences ou des téléconférences si nécessaire.
• Créer une organisation prête à faire face à des changements rapides dans la façon dont les collaborateurs souhaitent travailler et dans la façon dont les parties externes souhaitent se rencontrer.

Étape 2 : Faciliter de bonnes vidéoconférences, que ce soit au travail ou à domicile

Les vidéoconférences font aujourd’hui partie intégrante d’une journée de travail, tant au bureau qu’à domicile.  Toutefois, beaucoup sont encore frustrés par le fait que la technologie ne fonctionne pas toujours ou que les bureaux et les bureaux à domicile ne sont pas adaptés au nombre croissant de réunions :

• Édicter une politique claire sur l’équipement vidéo nécessaire au bureau à domicile. Laissez le nombre de réunions externes et internes par jour indiquer le niveau de qualité. 
• Un ou plusieurs écrans externes sont-ils utilisés ? Il convient de contrôler l’emplacement de la caméra de conférence. 
• Éliminer toutes les préoccupations relatives aux vidéoconférences et autres réunions à distance en choisissant des technologies éprouvées que tout le monde peut utiliser facilement.
• Si possible, sélectionnez les produits de conférence du même fournisseur pour les bureaux à domicile et les bureaux en entreprise afin de faciliter la tâche des collaborateurs et de l’assistance informatique.
• Veillez à avoir suffisamment d’espace pour chaque vidéoconférence au bureau afin que plusieurs personnes puissent tenir des réunions en même temps.

Étape 3 : Niveau de compétence élevé en matière de technologie de réunion

Force est de constater, lorsque le nombre de téléconférences a augmenté, que de nombreux collaborateurs ne sont pas habitués à utiliser ce format. Souvent, d’importantes minutes sont gaspillées avant le début de la réunion en raison de problèmes techniques et de dirigeants et de participants inhabituels. Et pendant la réunion, il est bien souvent difficile de savoir qui doit parler et quand. On note en l’occurrence un potentiel d’amélioration élevé et diverses choses importantes sont à considérer :

• Veillez à ce que toutes les personnes qui mènent des vidéoconférences importantes aient la possibilité de s’entraîner au démarrage et à l’exécution dans un environnement sûr avant d’être exposées à des situations délicates.
• Lancez des réunions plus grandes et plus importantes en parcourant rapidement les règles de la réunion : comment demande-t-on la parole, tout le monde doit-il avoir la vidéo et le microphone allumés, peut-on interrompre avec des questions ou les questions sont-elles posées à la fin, etc. ?
• Ajouter la technologie de réunion à l’introduction de tous les nouveaux collaborateurs afin qu’au fil du temps, l’entreprise ait une vision commune de la façon dont les réunions à distance sont menées.
• La première rencontre avec de nouveaux clients et partenaires peut souvent se faire par vidéoconférence. Il convient dès lors de veiller à ce que la première impression décisive ne soit pas compromise par une technologie défaillante ou une mauvaise manipulation.

Étape 4 : Centrer le son

Un casque audio peut très bien faire l’affaire lorsque l’on se connecte à une réunion à distance, comme alternative à un haut-parleur individuel. Lorsque l’on s’assied en groupe, il convient de toujours veiller à ce que le microphone et les haut-parleurs soient adaptés à la situation et au nombre de personnes présentes dans la pièce. Veuillez également tenir compte du fait que nous devons désormais nous asseoir de façon plus clairsemée dans les salles de réunion et que cela augmente les exigences imposées à la couverture du téléphone de conférence, qui peut nécessiter des microphones supplémentaires. Alors que les vidéoconférences sont de plus en plus fréquentes et de plus en plus longues, beaucoup de personnes remarquent que le son est d’une grande importance. Si l’on n’entend pas parfaitement, la réunion n’est pas fructueuse. C’est la raison pour laquelle nous devons mettre le son au centre :

• Examinez la captation sonore dans tout l’espace de réunion. Gardez à l’esprit que nous voulons avoir la possibilité de garder les distances physiques et, par exemple, d’utiliser une chaise sur deux dans la salle de conférence et de pouvoir toujours parler sur un ton de conversation normal.
• Sélectionnez des téléphones de conférence de sorte que la captation sonore puisse gérer des participants en déplacement dans la salle, présentant quelque chose sur un tableau blanc, par exemple.
• N’oubliez pas que même les bureaux à domicile doivent avoir de bonnes possibilités audio et un bon environnement de travail. Il peut être judicieux de compléter le casque audio d’un bon téléphone de conférence pour des réunions plus confortables et plus longues.

Étape 5 : Évaluer la qualité de l’image

Nous savons tous que la vidéo ajoute une dimension supplémentaire à une réunion à distance. Si l’on veut établir des relations, il est naturel aujourd’hui de voir tous ceux qui participent à la réunion :

• Même dans les espaces de réunion plus restreints, il peut souvent être intéressant d’investir dans un équipement vidéo afin de pouvoir mener des réunions avec une bonne image et un bon son.
• Sélectionnez une caméra vidéo adaptée à la taille de la salle, au nombre de participants et à l’objectif de la réunion. Il s’agit de choisir la caméra avec le bon grand angle pour que tout le monde soit visible, mais aussi de permettre le zoom et le panorama, pour que la caméra ne limite pas la dynamique et la créativité de la réunion.
• Une image naturelle et nette renforce l’impression de professionnalisme et peut transmettre l’expression personnelle.

* Post Pandemic Growth Opportunity Analysis of the Meetings Market – June 2020 – by Frost & Sullivan.
** Global Business Travel Association, 2020 Coronavirus Poll August 13, 2020:  https://www.gbta.org/Portals/0/Documents/gbta-poll-results-20200813.pdf

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