Sept étapes pour de meilleures réunions
Certaines entreprises parviennent à tenir des réunions à la fois spontanées et claires – tout en menant droit au but. À quoi ce succès est-il dû ? Une préparation minutieuse est l'un des nombreux facteurs critiques. Ci-dessous vous est présentée une liste pratique de sept étapes claires qui contribuent à créer une culture de réunion positive.
Nos conseils pour des réunions meilleures et efficaces s'appliquent à bien des égards tant aux réunions physiques qu'aux réunions à distance. Naturellement, la spécificité d'une réunion à distance est qu'il convient de ne pas perdre de vue que tout le monde n'est pas présent dans la même salle. En conséquence, tout le monde doit, par exemple, avoir accès à une technologie facile à utiliser et qui fonctionne, et le téléphone de conférence de la réunion doit diffuser un son parfait. Un mauvais son peut induire des malentendus, irriter et fatiguer les participants de la réunion.
1. Indiquer l'objectif
Soyez clair quant à l'objectif de la réunion et sur ce que vous attendez des participants. S'agit-il d'une réunion informative, d'un débat ou d'une réunion décisionnelle ?
2. Inviter les personnes adéquates
Invitez des personnes qui apportent et qui emportent quelque chose de la réunion.
3. Envoyer des informations de base
Envoyez des informations de base aux participants et une note personnelle à chacun d'eux sur ce que l'on attend d'eux lors de la réunion.
4. Dresser un agenda
Envoyez dans les temps un agenda clair ainsi que la liste des participants, préalablement à la réunion. Si la réunion dure plus de 45 minutes, programmez une pause pour se dégourdir les jambes pendant 10 à 15 minutes avant de poursuivre. Soulignez que vous commencerez et terminerez la réunion à l'heure même si quelqu'un manque à l'appel.
5. Environnement de la réunion - veiller à ce que la technologie fonctionne
Informez sur la technologie qui sera utilisée. Décrivez la façon dont vous connectez la réunion (numéro de téléphone ou code PIN éventuel) ou si les participants seront appelés. S'il s'agit d'une réunion en ligne, ajoutez dans l'invitation toutes les informations relatives au logiciel et au matériel requis, à la façon d'utiliser le service et à la façon de garantir une bonne expérience sonore. Avant de tenir votre première réunion, il convient de faire quelques essais en passant quelques appels tests et en essayant les différentes fonctions. Comment la réunion sera-t-elle documentée ? La fonction d'enregistrement sera en l'occurrence une option utile. Préparez-vous à prendre des notes.
6. Dynamique - faire participer tout le monde
Accueillez et présentez tous les participants. Cela permet de créer une atmosphère inclusive, même pour les personnes qui ne sont pas physiquement présentes. Gérez la dynamique au sein du groupe, veillez à ce que tout le monde prenne la parole et faites face à tout conflit. S'il se produit quelque chose dans la salle qui déclenche l'hilarité générale, par exemple, décrivez la situation aux participants à distance afin que tout le monde se sente inclus.
7. Suivi rapide
Veillez à un feed-back rapide après les réunions par le biais de notes rédigées sous la forme de points. Établissez ce qui doit être fait, pour quand et par qui. Envoyez tout cela dans les plus brefs délais (de préférence le jour suivant).
Conseils en bonus
Fonctions de nos modèles qui facilitent la réunion à distanceLes téléphones Konftel présentent une gamme de fonctions pour vous épargner le moindre stress pendant vos réunions. Rassemblez-vous avec vos collègues pour des appels de groupe, connectez les micros d'extension si vous êtes nombreux, épargnez les groupes d'appel pour favoriser des conférences téléphoniques récurrentes, enregistrez les réunions aisément et utilisez la carte mémoire pour transférer les fichiers sonores sur votre ordinateur en vue de les sauvegarder ou de les partager.
Le modèle 300IPx s'accompagne d'une application, Konftel Unite, qui vous permet de contrôler facilement le téléphone en transférant la commande du Konftel 300IPx de la télécommande classique sur l'écran d'un smartphone ou d'une tablette. Vous pouvez alors démarrer les réunions réservées d'un simple clic, appelez des contacts et des groupes depuis votre répertoire personnel et commandez les fonctions du téléphone pendant la réunion. Tant le 300 IPx que le 300IP sont également équipés d'un pont de conférence qui permet de connecter cinq interlocuteurs à la réunion téléphonique sans appeler de service de passerelle externe.
