WeWork déploie des milliers de solutions de conférence sans fil Konftel pour ses membres situés dans le monde entier
De nombreuses grandes entreprises du monde entier disposent de plusieurs salles de réunion nécessitant une technologie de conférence. Et puis, il y a WeWork, basé à New York, dont l’activité principale est de fournir un espace de collaboration à ses plus d’un demi-million de membres dans plus de 150 villes sur six continents. Pour ce faire, WeWork dispose d’une réserve d’environ 10 000 téléphones de conférence Konftel 300Wx sans fil basés sur IP faciles à utiliser et à entretenir pour le personnel de WeWork.
« À l'échelle mondiale, nous avons plus de 16 000 salles de conférence », explique Nick Nienaber, Head of Audiovisual chez WeWork. « Pour les salles dans lesquelles nous proposons la technologie de communication aux membres, nous avons eu des besoins assez spécifiques et Konftel a été un partenaire incroyable pour fournir la bonne solution. »
« L’équipe de WeWork cherche vraiment à trouver la technologie adaptée à ses membres », déclare Tommy Edlund, directeur commercial de Konftel à l'échelle mondiale. « En tant qu’entreprise, elle est à l’avant-garde de la collaboration, de la transformation numérique et aide à stimuler la productivité et l’innovation sur le lieu de travail. »
Défis des conférences dans les espaces de travail partagés
Les sites sont gérés par le personnel local, qui doit s’assurer que la technologie disponible est prête et opérationnelle à chaque fois qu’un membre WeWork souhaite utiliser un espace. Au début, l’entreprise disposait d’une petite équipe dédiée au déploiement et au support de la technologie, ce qui permettait difficilement d'offrir des appareils de communication.
Les premières tentatives visant à offrir des téléphones de conférence d’autres entreprises dans les installations de coworking de WeWork se sont heurtées à plusieurs problèmes. Certains membres les débranchaient du mur pour accéder à l’alimentation pour une autre utilisation, ou débranchaient le câble réseau. Selon la taille de la pièce, d’autres souhaitaient simplement déplacer librement les téléphones.
« Les membres mettaient hors service les appareils pour le prochain utilisateur de la salle de conférence concernée », explique Ofir Hirak, directeur de la technologie chez WeWork. « Cela était un vrai problème au niveau informatique. »
Puis, un jour, Hirak se souvient avoir été sorti d'une réunion pour prévisualiser une nouvelle solution de conférence de Konftel. Il s’agissait d’une technologie sans fil, à la fois en termes d’alimentation et de réseau. La communication se faisait via IP, ce qui concordait avec l’adoption par l’entreprise des services VoIP sur ses sites. De plus, la solution était en harmonie avec l’identité de WeWork en tant que start-up moderne au service d’une clientèle largement experte en technologie.
« En toute honnêteté, ça avait l'air vraiment cool », explique Nienaber. « Comme un appareil futuriste. »
Les avantages du Konftel 300Wx se sont également révélés extrêmement pratiques.
Performances HD sans fil pendant une semaine ou plus
Le téléphone de conférence sans fil Konftel 300Wx comprend l’unité « futuriste » elle-même, un socle de charge et une station de base Konftel IP DECT compatible SIP pour permettre une communication sans fil entre le téléphone de conférence et le réseau IP physique. La norme DECT (Digital Enhanced Cordless Telecommunications) est largement utilisée dans le monde entier et n’interfère pas avec d’autres technologies sans fil couramment utilisées, telles que le Wi-Fi et le Bluetooth. C’était un élément important pour WeWork, car l'entreprise emploie une norme technologique mondiale dans la grande majorité de ses 800 sites.
Au début, il était clair que toutes les salles de conférence WeWork n’avaient pas besoin d’un téléphone de conférence. Les données d’utilisation de ses fournisseurs VoIP ont permis à l’équipe technologique d’identifier le nombre de salles nécessaires pour offrir des capacités de communication et donc le nombre de solutions 300Wx que Konftel allait fournir.
« Tout bien pesé, WeWork a été le plus grand projet d’utilisateur final en Amérique du Nord sur lequel nous avons collaboré », déclare Edlund. « WeWork a adopté le Konftel 300Wx dans toutes ses salles de conférence en raison de sa conception, de ses capacités sans fil, de ses performances et de sa facilité d’utilisation. »
Les téléphones de conférence sans fil basés sur IP Konftel 300Wx occupent le devant de la scène dans de nombreux bureaux de WeWork.
Chaque solution Konftel intègre la technologie brevetée OmniSound de l’entreprise et prend en charge les appels HD sans fil, pour une communication claire et naturelle. Le modèle Konftel 300Wx peut prendre en charge des réunions jusqu’à 20 personnes et les téléphones de conférence sans fil eux-mêmes ont une autonomie pouvant atteindre 60 heures par charge (270 heures en mode veille), ce qui est un avantage considérable pour le personnel de WeWork qui doit s’assurer que les téléphones sont prêts à chaque utilisation d’une salle de conférence. Dans chaque salle de conférence WeWork, le téléphone Konftel 300Wx et son chargeur sont conçus pour être utilisés par les membres, tandis que le Konftel IP DECT se place dans une boîte derrière l’écran de la pièce avec d’autres équipements audiovisuels.
« Les pièces peuvent être entretenues et gérées individuellement, ce qui fait que vous n’avez donc pas à vous soucier de quelque rack d’appareils ou de chargeurs que ce soit, ce qui était vraiment une bonne chose pour nous », explique Nienaber.
La batterie d’une autonomie de 60 heures aide, en particulier lorsque les membres oublient de rebrancher les téléphones de conférence Konftel à leurs chargeurs. « Les téléphones et les chargeurs ne sont pas centralisés et nous n’avons pas toujours quelqu’un qui passe pour s’assurer qu’ils sont chargés à la fin de chaque journée, de sorte que les téléphones restent parfois sur la table », explique Nienaber.
Dans l’ensemble, la solution sans fil Konftel 300Wx s’est avérée idéale pour une entreprise en plein essor qui prend en charge des espaces de conférence dans le monde entier.
« La simplicité de son déploiement avec le reste de notre équipement audiovisuel a beaucoup à voir avec les raisons pour lesquelles il est devenu une référence et pourquoi nous l’avons placé presque partout », explique Nienaber.
Soutien continu et innovation
WeWork continue de travailler avec Konftel, non seulement pour soutenir sa technologie de conférence existante, mais aussi pour l’avenir. Par exemple, explique Hirak, lorsque WeWork a voulu désactiver une fonction des téléphones Konftel qui permettait aux membres d’enregistrer des appels, les ingénieurs de Konftel ont rapidement développé une mise à jour du firmware. Lorsque WeWork a exploré de nouveaux fournisseurs VoIP sur certains marchés, les ingénieurs de Konftel ont également participé au changement de firmware. Et comme le Konftel 300Wx peut être mis à niveau via une carte mémoire SD, le personnel de WeWork a pu facilement gérer les modifications logicielles.
« Nous avons pu envoyer des cartes SD par la poste aux sites et les administrateurs des communautés ont ensuite pu les introduire, appuyer sur quelques boutons et les téléphones étaient opérationnels sur une nouvelle plateforme VoIP en quelques minutes », explique Hirak.
Dans une perspective d’avenir, WeWork explore des moyens d’offrir plus de capacités de vidéoconférence à ses membres. Les défis sont moins techniques que logistiques. En effet, les solutions Konftel, y compris les caméras, prennent déjà en charge l’étendue des plateformes de collaboration vidéo populaires. Non seulement une solution de salle de conférence WeWork doit prendre en charge toutes les plateformes vidéo que les membres préfèrent, mais elle doit également être capable de passer de Google Hangouts pour une réunion à Zoom pour une autre, par exemple, car les membres utilisent tour à tour l’espace WeWork.
« Les besoins de conférence de WeWork sont assez uniques, en particulier lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre de la vidéo », conclut Nienaber. « Konftel a fait preuve de proactivité pour nous montrer de nouvelles choses. Nous sommes sur la même longueur d’onde en ce qui concerne ce qui est important pour nos membres. »
Konftel 300Wx – avec socle chargeur et station de base Konftel IP DECT compatible SIP.
Important pour WeWork
Fournir des salles de réunion de haute qualité à ses plus d’un demi-million de membres dans plus de 150 villes. WeWork dispose d’une réserve d’environ 10 000 appareils Konftel faciles à utiliser et à entretenir pour le personnel WeWork – avec une longue durée de vie de la batterie.
WeWork a été fondé en 2010 avec l'intention de créer des environnements dans lesquels les personnes et les entreprises se rassemblent et font de leur mieux. Depuis l’ouverture de son premier site à New York, l’entreprise est devenue un fournisseur de postes de travail engagé à fournir des espaces flexibles, inspirants et axés sur la sécurité à l’échelle mondiale.
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