Voilà pourquoi vous avez besoin de la vidéo dans vos salles de réunion
Les entreprises du monde entier découvrent les avantages des outils de collaboration vidéo Cloud. Vous pouvez économiser du temps et de l’argent, tout en veillant à des réunions plus efficaces. La question est la suivante : que signifie la tendance Bring Your Own Meeting pour votre organisation et l’équipement de vos salles de réunion ?
La vidéoconférence a véritablement chuté de son noble piédestal, sur lequel elle trônait depuis plusieurs années, quelque peu méconnue et négligée. La vidéo fait aujourd’hui naturellement et simplement partie des réunions à distance dans tous les formats imaginables. Beaucoup de forces interagissent à la base de ce changement et nous allons nous pencher de plus près sur certaines des forces les plus importantes.
Mise en exergue des avantages
Quand les analystes de marché Frost & Sullivan ont mené un sondage sur la façon dont les utilisateurs finaux du monde entier considèrent les communications et la collaboration* sur le lieu de travail, les avantages des outils de collaboration vidéo en ligne ont nettement été mis en évidence. 88 pour cent des personnes interrogées ont déclaré que les conférences en ligne réduisent les coûts et les durées de déplacement, alors que 84 pour cent affirment que les réunions s’en trouvent plus efficaces.
Un autre avantage majeur est que les conférences en ligne facilitent les choses quand les employés sont répartis dans différents endroits, selon 86 % des personnes interrogées. Les responsables IT qui ont participé à l’enquête ont exprimé des points de vue semblables sur les avantages des outils de collaboration d’équipe et des clients UC.
L’image reste identique quand la question est réduite aux avantages de la vidéoconférence en « huddle room ». Les réunions sont plus courtes, plus efficaces et moins coûteuses, déclarent plus de 80 pour cent des personnes interrogées.
Communication engageante
Un autre sondage** de Frost & Sullivan ciblant essentiellement les vidéoconférences en « huddle rooms » souligne que les utilisateurs souhaitent un mode de communication plus engageant. La capacité de se voir et d’interagir par le langage corporel en vidéo apporte une valeur ajoutée. La collaboration gagne en fluidité quand on peut également établir un contact visuel.
En fait, les collaborateurs d’aujourd’hui, pas moins que la génération du millénaire, prennent déjà comme acquis le fait que l’on peut ajouter une fonction vidéo aux conversations. Voilà comment fonctionnent les services Cloud que nous utilisons dans notre vie privée. Il en va de même dans le monde du travail avec des outils de collaboration vidéo comme Skype for Business, Webex et Zoom, aujourd’hui bien ancrés dans les entreprises et organisations. L’enquête Frost & Sullivan menée auprès des utilisateurs finaux* indique que 65 pour cent d’entre eux utilisent actuellement Microsoft Skype for Business pour la vidéoconférence. Par ailleurs, 23 pour cent prévoient de commencer à l’appliquer dans les deux prochaines années.
Nous assistons également à une croissance rapide dans l’utilisation des outils de collaboration sociale Cloud (davantage d’informations sur la collaboration sociale dans cet article).
Bring Your Own Meeting (Apportez votre réunion)
Par rapport à ce contexte, il est facile de comprendre la tendance de Bring Your Own Meeting (BYOM). Aujourd’hui, il est tout à fait normal de vouloir utiliser son ordinateur portable pour les applications et les outils de collaboration que vous préférez ou qui vous ont été fournis par votre département informatique. C’est votre outil de conférence quand vous êtes seul(e) et quand vous rejoignez des collègues pour vous connecter à une vidéoconférence.
Ce comportement impose certaines exigences quant au matériel en place pour compléter votre ordinateur portable en salle de réunion. Ce sujet est développé plus loin, mais tout d’abord, un coup d’œil rapide sur la façon dont le paysage de bureau évolue.
Quand les bureaux sont en phase de construction ou de réaménagement, le travail fondé sur les activités est un concept clé. Cela signifie essentiellement l’offre aux employés d’une gamme d’environnements différents au bureau, adaptés aux différents besoins. Le point de départ est une solution ouverte où vous n’avez pas de salle ni de poste de travail propre, mais où vous partagez l’espace de bureau et gardez vos effets personnels dans un casier.
Outre cela, on note un besoin de salles de réunion et d’espaces de réunion ouverts, de différents types et de différentes tailles. C’est là que les petites salles de réunion connues sous le nom de « huddle rooms » se sont avérées jouer un rôle incroyablement important pour permettre tant à des équipes temporaires qu’à des groupes de projet de plus longue durée de collaborer efficacement.
Priorité des « huddle rooms »
Selon Frost & Sullivan, on dénombrait 32,4 millions d’« huddle rooms » à travers le monde en 2017, dont seulement 2 % étaient équipées de vidéoconférence. Mais ce tableau évolue rapidement. Les analystes du marché estiment qu’une majorité des vidéoconférences en salles de réunion seront spécifiquement tenues dans des « huddle rooms » d’ici quelques années.
Vous pourriez penser que les outils de collaboration vidéo Cloud tournent sur un équipement installé dans une salle de réunion, mais ici, nous ciblons la préférence dominante pour Bring Your Own Meeting, comme décrit ci-dessus. Quand l’utilisateur ouvre la réunion sur ordinateur portable, certains composants doivent être en place dans la salle : un écran, une caméra de vidéoconférence USB et une unité pour un son de qualité. Frost & Sullivan ont découvert que bon nombre d’organisations utilisent un modèle bricolé et des composants distincts pour la vidéo dans des « huddle rooms ».
Les critères de sélection devraient cibler « la simplicité,
la facilité d’utilisation et l’accessibilité.
Mais cela ne suffit pas si vous souhaitez assurer une bonne expérience utilisateur. Quand les analystes énumèrent les principaux facteurs de la collaboration vidéo dans les « huddle rooms », la première position est occupée par un son de bonne qualité. La seconde est une vidéoconférence engageante (bonne définition d’image) et l’équipement qui prend en charge le BYOD, Bring Your Own Device. Conformément au rapport**, les critères de sélection devraient cibler la simplicité, la facilité d’utilisation et l’accessibilité ».
Vrai pour les salles de toutes les tailles
Ce sont précisément les propriétés et critères qui nous ont guidés chez Konftel, car nous avons développé nos packages de vidéocollaboration – les solutions de collaboration Konftel. Prenons, par exemple, notre solution One Cable Connection (Konftel OCC Hub), qui signifie que tout ce que les utilisateurs doivent faire, c’est de brancher un câble USB dans leur ordinateur pour se connecter à la caméra de conférence, au haut-parleur et à l’écran. Ceci est un moyen d’assurer la simplicité. Une qualité audio de haut niveau est inscrite dans l’ADN de Konftel, comme l’incarne notre technologie OmniSound. Les mêmes normes élevées s’appliquent également à la qualité d’image fournie par nos caméras de conférence USB.
Avec Kontfel One Cable Connection Hub, tout ce que les utilisateurs doivent faire, c’est de brancher un câble USB dans leur ordinateur pour se connecter à la caméra de conférence, au haut-parleur et à l’écran.
La force absolue de la combinaison BYOM avec des solutions de package essayée et testée pour le matériel informatique est que le système est évolutif, de petites « huddle rooms » à de grandes salles de conférence, en passant par des salles de réunion de taille moyenne. Le concept est le même : la seule différence est que les propriétés des caméras et des unités audio correspondent aux différentes conditions physiques.
Après tout, les « huddle rooms » ne sont pas les seules qui doivent être aménagées pour la vidéoconférence. Selon l’étude Frost & Sullivan**, pas plus de 4,2 % des salles de réunion du monde sont équipées pour la vidéoconférence. Les pratiques et les attentes des utilisateurs d’aujourd’hui sont telles qu’elles incitent des avancées en matière de collaboration à distance, sur un large front.
*An End User Perspective on Workplace Communications and Collaboration, Global, 2017
** Growth Opportunities for Video Conferencing in Huddle Rooms, Global, Forecast to 2022 by Frost & Sullivan
