Comment mettre en place un bureau à domicile efficace

Le télétravail est de plus en plus fréquent. Nous essayons de déterminer ce à quoi vous, responsables des achats de matériel technique, devez penser, mais également comment vous, en télétravail, pouvez mettre en place un espace de travail fonctionnel à domicile.

L'efficacité du télétravail dépend de nombreux paramètres. L'un des plus importants est de pouvoir communiquer facilement avec ses collègues, ses partenaires et ses clients. Voici quatre éléments importants à prendre en compte lors de la planification.

1. Qualité du son

L'un des principaux défis en situation de télétravail est la qualité du son. Nous avons souvent besoin de parler avec nos collègues, seul à seul ou en groupe. Le microphone et les haut-parleurs intégrés aux ordinateurs sont rarement de qualité suffisante. Les ordinateurs portables ne gèrent pas les échos parasites et autres optimisations audio nécessaires à un dialogue fluide. Investissez par conséquent toujours dans un téléphone de conférence de qualité, facile à connecter à votre ordinateur et votre téléphone portable, ou dans un bon casque audio. Certains trouvent les casques audio gênants en cas de longs appels et réunions à la chaîne, auquel cas un téléphone de conférence pourra être mieux adapté. 

• N'oubliez pas non plus que les employés qui travaillent sur le site de l'entreprise doivent être bien entendus par tous ceux qui sont en télétravail. Il faut donc être équipé de produits professionnels à chaque extrémité d'un appel. 
• Les microphones et les haut-parleurs intégrés aux ordinateurs ne sont souvent pas à la hauteur.
• Choisissez un téléphone de conférence facile à connecter à votre ordinateur et à votre téléphone portable.
• Assurez-vous de disposer d'appareils de qualité à chaque extrémité d'un appel.
• Choisissez des appareils qui ne prennent pas trop de place dans les bureaux à domicile.
• Notre téléphone de conférence Konftel Ego , déjà primé pour son design, vous garantit un son de qualité professionnelle, aussi bien sur téléphone portable que sur votre ordinateur de maison. ll est également doté d'une housse robuste pour le transport.

2. Nous voulons voir nos interlocuteurs

Nous avons besoin de nous voir, même lorsque certains d'entre nous sont en télétravail. La vidéoconférence présente des avantages communicationnels par rapport aux réunions avec uniquement le son. Nous vous invitons à en lire davantage sur les  vidéoconférences efficaces et la manière dont le fait d'être en communauté calme le cerveau reptilien. Les caméras intégrées aux ordinateurs ne sont en général pas suffisantes et doivent souvent être optimisées pour que les vidéoconférences soient vraiment efficaces. Si le bureau à domicile est équipé d'un écran supplémentaire, celui-ci pourra très bien servir de support à une caméra de conférence professionnelle. 

• Lorsque, au cours d'un réunion à distance, nous pouvons voir nos interlocuteurs, ceci génère une compréhension accrue et renforce l'interaction sociale.
• Choisissez des équipements adaptés à un bureau à domicile et faciles à utiliser.
• Souvent, on a à la maison un écran supplémentaire qui peut servir de support pour la caméra de conférence, permettant ainsi un bon cadrage.
• Notre pack vidéo Konftel C20Ego constitue une solution économique et adaptée à la plupart des bureaux à domicile. 
• Grâce au hub Konftel OCC inclus dans le pack, un seul câble USB suffit pour connecter la caméra, l'unité audio et l'écran supplémentaire à un ordinateur portable, ce qui réduit l'encombrement en câbles dans votre espace de télétravail.
• Si vous êtes propriétaire d'un téléphone de conférence, vous pouvez le compléter en achetant uniquement la caméra Konftel Cam20 .

3. Outils de collaboration

Lorsque nous évoquons les outils de collaboration disponibles sur le marché, tels que Microsoft Teams, Zoom, Webex ou des services de conférence plus traditionnels, nous plaidons souvent pour la flexibilité. Au bureau, Bring Your Own Meeting (BYOM) implique que l'utilisateur amène son ordinateur portable dans la salle de réunion avec n'importe quelle application de collaboration et peut le connecter à un téléphone de conférence, une caméra de conférence et un écran via un seul câble USB (Konftel OCC). La liberté de choix est importante pour l'efficacité au bureau à domicile, mais il est tout de même recommandé que l'équipe qui travaille en interne ou les autres groupes de projet s'accordent sur une plateforme collaborative pour gérer les processus de travail et les réunions.

• N'oubliez pas de choisir une application de réunion accessible même aux utilisateurs externes ne disposant pas de licence, et qui permet de démarrer les réunions rapidement et facilement.
• Les bureaux à domicile doivent être capables de gérer les appels et les réunions à distance depuis l'application de réunion aussi bien sur ordinateur que sur téléphone portable, et ce, avec une bonne qualité sonore. 
• Il faut toujours effectuer un test technique avant d'organiser une réunion à distance impliquant plusieurs participants, quelle que soit la plateforme. La source d'erreur la plus courante est un mauvais réglage des paramètres audio et/ou de la caméra dans l'ordinateur. Lors de réunions particulièrement importantes, il peut être bon d'inviter tous les participants à tester leur connexion et leur équipement à l'avance.
• Dans la mesure du possible, l'ensemble des participants à une réunion à distance de grande envergure doivent utiliser une source audio professionnelle, faute de quoi des problèmes d'écho et des bruits susceptibles de déranger la réunion risquent de survenir.

4. Installer votre bureau à domicile

Tout le monde n'a pas forcément beaucoup d'espace pour installer un bureau à domicile. Il est donc important de trouver des produits professionnels qui tiennent sur une surface réduite, mais offrent des performances élevées. L'environnement joue un rôle important dans les réunions audio et vidéo. Essayez donc de trouver un espace de travail exempt de réverbération sonore, et où les ventilateurs et autres sources de bruit ne risquent pas de perturber vos communications. Essayez d'éviter les sources de lumière variables, les lampes de bureau éblouissantes ainsi que la lumière directe du soleil.

• Préférez une connexion filaire au wifi, lorsque c'est possible.
• Si votre environnement est en désordre, utilisez une fonction qui brouille votre arrière-plan lorsque vous êtes en vidéoconférence, si disponible. Cela permettra à vos collègues de se concentrer plus facilement.
• Les réunions vidéo profitent du fait d'avoir des sources de lumière peu nombreuses mais de bonne qualité, de sorte que le caméscope puisse s'adapter à la lumière. N'oubliez pas, dans la mesure du possible, d'éviter les contre-jours forts. 
• Essayez de choisir un espace sans bruit de fond gênant et sans grandes surfaces planes, qui créent une réverbération sonore.
• N'hésitez pas à éteindre votre microphone lorsque vous ne parlez pas, surtout si la réunion a de nombreux participants.
• Indiquez systématiquement si vous êtes en ligne ou non, afin de faciliter la communication au sein de l'équipe.

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Daniel Anens

Product Specialist

daniel.anens@konftel.com