Bay Village lyfter kommunfullmäktigemöten och andra evenemang med Konftel
Liksom många andra kommuner kunde Bay Village, Ohio USA, inte bara sluta serva sina medborgare när pandemin slog till. Det gick heller inte att genomföra möten som tidigare. Och precis som många andra kommuner behövde man en lättanvänd tekniklösning – snabbt.
För att uppnå social distansering genomförde Bay Villages kommunfullmäktige sina möten online via Zoom. Plötsligt började många fler av stadens 16 000 invånare närvara. När det åter blev säkert att hålla möten fysiskt på plats beslutades att kommunfullmäktige skulle strömma sina sessioner över Zoom, med teknik från konferenspionjären Konftel.
"Tidigare kom oftast väldigt få invånare på våra rådsmöten", säger Renee Mahoney, Bay Village Director of Finance, som fick i uppdrag att snabbt hitta rätt lösning för att möjliggöra virtuella fullmäktigemöten. "Första gången vi strömmade ett möte tittade över 70 personer. Det har fungerat väldigt bra."
Konftels konferenslösningar blev räddningen
Kommunfullmäktige i Bay Village hade redan erfarenhet av att spela in ljud från sina möten för senare publicering. Men det visade sig snabbt att ljudet inte var tillräckligt bra för en engagerande, interaktiv liveströmning. För att inte tala om att video saknades.
"Vår befintliga inspelningsutrustning var dyrare än Konftels lösning och inte lika bra, säger Mahoney.
Högtalartelefonen Konftel 800 är kedjekopplad i ett par för att täcka upp mötesrummets podium.
Bay Village installerade ett par Konftel 800 konferenstelefoner i vardera änden av kommunfullmäktiges podium och en pan-tilt-zoom -kamera (PTZ) monterad i rummets bakre del. De två Konftel 800 kopplas ihop i en daisy-chain för att maximera täckningen och ansluts tillsammans med Cam50 till mötesrummets dator via Konftels unika OCC Hub som bara kräver en enda USB-kabel för att möjliggöra ljud, video och kontroll över hela systemet. Ett par Konftel PoE Injectors levererar ström till Konftel 800-enheterna via Ethernet, så inga separata strömkablar behövs.
"Allt fungerar bra tillsammans", säger Mahoney. "Konftel-produkterna gör att jag bara behöver plugga in och köra. Vi älskar att det är så enkelt."
Mahoney sköter systemet under fullmäktigemötena, inklusive PTZ-kameran, som hon kan använda för att zooma in på vissa talare, zooma ut för att visa hela fullmäktige eller svänga för att visa presentationer på rummets projektionsskärm.
"Cam50 är särskilt användbar eftersom jag kan zooma in och ut med systemets fjärrkontroll", säger hon. "Kamerakvaliteten är utmärkt, liksom mikrofonerna i Konftel 800. De tar upp allt. Vi får feedback från Zoom-användare som säger att de kan höra allt tydligt från våra möten."
Konftel 800 konferenssystem använder företagets unika ljudteknik OmniSound® HD i full duplex som ger ett kraftfullt och kristallklart ljud i alla riktningar. Varje telefons tre digitala MEMS-mikrofoner med beamforming-upptagning och ljudbehandling plus de kraftfulla inbyggda högtalarna, ger ett fylligt och distinkt ljud till alla onlinedeltagare samtidigt som fullmäktigemedlemmarna tydligt kan höra kommentarer från invånarna som ansluter till mötet via Zoom.
Faktum är att kommunfullmäktiges registrator fortfarande använder det befintliga systemet som backup för att spela in arkivljud, men hon behöver hänvisa till Zoom-inspelningarna från Konftel-systemet eftersom det ljudet är mycket tydligare", säger Mahoney.
Virtuella konferenser är det nya normala för kommuner
Konftels Regional Sales Director, Peter Gasparro, säger att många kommuner är i samma situation som Bay Villages kommunfullmäktige. De behöver en lättinstallerad konferenslösning som stödjer virtuella möten – nu och i framtiden.
I början fungerade det som en lösning för pandemin och vi upptäckte att många andra kommuner letade efter den rätta konferenslösningen, säger Gasparro. "Men nu ser de det som ett nytt sätt att arbeta. Konftels konferenslösningar har blivit en viktig del av det nya normala just för att de har ökat engagemanget och gjort det lättare för människor i stad och på landsbygd att samarbeta.
Gasparro, som är baserad nära Bay Village, fanns på plats för att demonstrera systemets kapacitet för Mahoneys team och hjälpa till med installationen. Bay Village införskaffade också en trådlös Konftel 300Wx konferenstelefon och en 4K-upplöst Konftel Cam20-kamera med ett brett 123-graders synfält så att man kan kunna ge sig ut i samhället. Rådet började med att placera den mobila lösningen i ett konferensrum, men började snart använda den för att underlätta samarbete utanför stadshuset.
"Vi använder ofta Konftel 300Wx och Cam20 för distansutbildning", säger Mahoney. "Vi var just på polisstationen där vi enkelt kunde sätta upp Konftel-telefonen och kameran, ansluta dem till vår laptop och börja samarbeta från stationen."
Gasparro säger att Konftel ser en ökad efterfrågan på liknande kapacitet i domstolsbyggnader, brandstationer och andra kommunala anläggningar.
"De säger alla samma sak", förklarar han. "De behöver något som är lättanvänt och plattformsoberoende. Oavsett om en organisation använder Zoom, Microsoft Teams, Google Meet eller någon annan onlinetjänst är Konftels konferenslösningar körklara för deras virtuella möten."
När kommunfullmäktige i Bay Village debatterade om öppnandet av en kommunal badanläggning lockade man sin hittills största virtuella publik. Inte alla möten är lika lockande, men Mahoney uppskattar att Konftel-lösningen konsekvent lockar cirka fem gånger så många deltagare som innan man började hålla sina möten online.
"Andra kommuner bör överväga att sända ut möten online", säger hon. "Det är så enkelt. Det här är det nya normala."
Konftel Cam50, Konftel Cam20, Konftel 800, Konftel 300Wx
Viktigt för Bay Village
Kommunala enheter väljer i allt större utsträckning lättanvänd teknik, kristallklart ljud och HD-video för att underlätta virtuella möten som kommer att betjäna medborgarna långt in i framtiden.
Bay Villages kommunfullmäktige är stadens lagstiftande organ och strävar efter att efter bästa förmåga betjäna stadens 16 000 invånare. Fullmäktige består av sju ledamöter, varav en väljs av medborgarna som fullmäktigeordförande och två övriga fullmäktige, samt fyra kommundelsrepresentanter.
Relaterade produkter
