Skapa strategi för distansmöten – spara tid och pengar
Ditt företag kan spara både tid och pengar genom att ersätta många fysiska möten med distansmöten. En strategi för ändrad möteskultur hjälper er på vägen. Vi ger här tio tips på hur ni kan gå till väga.
Idag arbetar många företag med projekt där medlemmarna är geografiskt spridda. Med dagens teknik är avstånd inte längre ett hinder. Det finns teknik som gör det smidigt att mötas ändå. Den största utmaningen kan vara att ändra möteskulturen. Både företaget och medarbetarna vinner mycket på att ha en sanktionerad strategi för utökat antal distansmöten.
Vad kostar resorna idag?
1. Analysera nuläget
Hur ser era resor ut idag, vad kostar de? Lägg på det dubbla för tid och andra personalkostnader. Finns en resepolicy? Krävs det verkligen en resa för just det specifika mötet? Sätt upp kriterier för när en resa behövs och när ni kan ha mötet på distans. Vilken utrustning ska finnas för att ni ska kunna hålla effektiva distansmöten? Analysen ligger som underlag för vidare beslut.
2. Förankra satsningen och avsätt resurser
Med analysen kan ledningen fatta beslut. Deras engagemang och att avsätta resurser är lika viktigt som att de själva föregår med gott exempel. Det sänder ut signaler att satsningen är seriös.
3. Skapa en arbetsgrupp
Gruppen ska bestå av representanter från olika avdelningar för att användningen av resfria möten ska spridas och fungera. Även ledningen och gärna också den som beställer resor ska engageras.
4. Identifiera kommunikationsbehov och intresse
Ta reda på till vilka orter resorna sker, vem som reser och vilken typ av kommunikation som behövs. Vilka är intresserade av resfria alternativ och vilka kommunikationssätt vill de ha i så fall. Om mötesvanorna ska förändras är det bra att ta reda på hur stark möteskulturen är och att medarbetarna själva kan vara med och påverka. Sätt upp ett mål redan nu så är det enklare att utvärdera senare.
Har ni rätt utrustning?
5. Analysera tekniska förutsättningar
Kontrollera teknisk utrustning, nätverk, abonnemang, säkerhetskrav och support inom organisationen – och hos de du planerar att ha distansmöten med.
6. Välj ut rätt utrustning och tjänster
Nu är det dags att välja utrustning, teknisk infrastruktur och tjänster. Titta på din kravlista för teknisk funktionalitet. För att strategin ska få bra genomslag måste tekniken alltid fungera, vara enkel att använda och alltid finnas tillgänglig. Så snåla inte, varken på utrustning eller dess kvalitet.
7. Upprätta rutiner
Tydliga regler behövs och har ni en resepolicy bör den kompletteras eller ersättas med en mötespolicy med riktlinjer om och när resfria möten ska användas samt hur support, service och bokning ska ske.
Vem ansvarar för distansmöten?
8. Utse ansvariga personer
Det ska inte vara några frågetecken om vem som kan kontaktas för drift, bokning, support, utbildning och uppföljning. Det ger användarna trygghet att vilja förändra.
9. Informera och demonstrera
Bjud in till prova-på-möten och visa hur man gör. Lyft fram fördelarna för medarbetaren – sparad tid som ger balans mellan arbete och fritid – snarare än företagets vinster. En del vill gärna resa och misstror ledningens satsning på resfria möten. Därför är det extra viktigt att börja med ledningen och förklara vikten av att de föregår med gott exempel.
10. Följ upp, förbättra och visa på resultat
Det är viktigt att följa upp satsningen. Behoven kan förändras längs vägen. Och genom att komplettera med utrustning eller tjänster kan den positiva inställningen fortsätta. Kanske behövs mer utbildning? Gör också undersökningar om attityder och beräkningar på ekonomi, miljö, hälsa och kvalitet och låt medarbetarna ta del av de positiva resultaten. Vinster inom dessa områden är också bra att sprida externt för att stärka företagets varumärke.
Råden är hämtade från svenska Trafikverkets projekt ”Resfria möten”. På deras hemsida hittar du också exempel på företag som strategiskt arbetar för att öka antalet resfria möten.
Läs mer på www.remm.se/10-stegsmetoden/
Relaterade produkter
