• Tips
    &
    råd

    Collaboration

Skapa strategi för distansmöten – spara tid och pengar

Ditt företag kan spara både tid och pengar genom att ersätta många fysiska möten med distansmöten. En strategi för ändrad möteskultur hjälper er på vägen. Vi ger här tio tips på hur ni kan gå till väga.

Idag arbetar många företag med projekt där medlemmarna är geografiskt spridda. Med dagens teknik är avstånd inte längre ett hinder. Det finns teknik som gör det smidigt att mötas ändå. Den största utmaningen kan vara att ändra möteskulturen. Både företaget och medarbetarna vinner mycket på att ha en sanktionerad strategi för utökat antal distansmöten.

Vad kostar resorna idag?

1. Analysera nuläget

Hur ser era resor ut idag, vad kostar de? Lägg på det dubbla för tid och andra personalkostnader. Finns en resepolicy? Krävs det verkligen en resa för just det specifika mötet? Sätt upp kriterier för när en resa behövs och när ni kan ha mötet på distans. Vilken utrustning ska finnas för att ni ska kunna hålla effektiva distansmöten? Analysen ligger som underlag för vidare beslut.

2. Förankra satsningen och avsätt resurser

Med analysen kan ledningen fatta beslut. Deras engagemang och att avsätta resurser är lika viktigt som att de själva föregår med gott exempel. Det sänder ut signaler att satsningen är seriös.

3. Skapa en arbetsgrupp

Gruppen ska bestå av representanter från olika avdelningar för att användningen av resfria möten ska spridas och fungera. Även ledningen och gärna också den som beställer resor ska engageras.

4. Identifiera kommunikationsbehov och intresse

Ta reda på till vilka orter resorna sker, vem som reser och vilken typ av kommunikation som behövs. Vilka är intresserade av resfria alternativ och vilka kommunikationssätt vill de ha i så fall. Om mötesvanorna ska förändras är det bra att ta reda på hur stark möteskulturen är och att medarbetarna själva kan vara med och påverka. Sätt upp ett mål redan nu så är det enklare att utvärdera senare.

Har ni rätt utrustning?

5. Analysera tekniska förutsättningar

Kontrollera teknisk utrustning, nätverk, abonnemang, säkerhetskrav och support inom organisationen – och hos de du planerar att ha distansmöten med.

6. Välj ut rätt utrustning och tjänster

Nu är det dags att välja utrustning, teknisk infrastruktur och tjänster. Titta på din kravlista för teknisk funktionalitet. För att strategin ska få bra genomslag måste tekniken alltid fungera, vara enkel att använda och alltid finnas tillgänglig. Så snåla inte, varken på utrustning eller dess kvalitet.

7. Upprätta rutiner

Tydliga regler behövs och har ni en resepolicy bör den kompletteras eller ersättas med en mötespolicy med riktlinjer om och när resfria möten ska användas samt hur support, service och bokning ska ske.

Vem ansvarar för distansmöten?

8. Utse ansvariga personer

Det ska inte vara några frågetecken om vem som kan kontaktas för drift, bokning, support, utbildning och uppföljning. Det ger användarna trygghet att vilja förändra.

9. Informera och demonstrera

Bjud in till prova-på-möten och visa hur man gör. Lyft fram fördelarna för medarbetaren – sparad tid som ger balans mellan arbete och fritid – snarare än företagets vinster. En del vill gärna resa och misstror ledningens satsning på resfria möten. Därför är det extra viktigt att börja med ledningen och förklara vikten av att de föregår med gott exempel.

10. Följ upp, förbättra och visa på resultat

Det är viktigt att följa upp satsningen. Behoven kan förändras längs vägen. Och genom att komplettera med utrustning eller tjänster kan den positiva inställningen fortsätta. Kanske behövs mer utbildning? Gör också undersökningar om attityder och beräkningar på ekonomi, miljö, hälsa och kvalitet och låt medarbetarna ta del av de positiva resultaten. Vinster inom dessa områden är också bra att sprida externt för att stärka företagets varumärke.

Råden är hämtade från svenska Trafikverkets projekt ”Resfria möten”. På deras hemsida hittar du också exempel på företag som strategiskt arbetar för att öka antalet resfria möten.

Läs mer på www.trafikverket.se/resfri (den länkade sidan är på svenska)

Hitta återförsäljare

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

  • 1

    Africa Telco Business (PTY) Ltd

    Unit 7 Coram Office Park, Ferero Road, Randparkridge

    0027117924962

  • 2

    Aria Technologies Africa (PTY) Ltd

    24 Tsessebe Crescent
    Building 9, Corporate Park South
    Midrand, 1685, South Africa

    0027112030360

  • 3

    Electronic Communications Network (PTY) Ltd

    Unit 10, Growthpoint Business Park, Midrand, Gauteng

    002710590000

  • 4

    Trenic Industries (PTY) Ltd

    Unit C, Building 2, 5 Woodlands Drive Office park
    Woodmead 2191, South Africa

    0027114664278

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Kontakta oss för råd

OK, så ditt land fanns inte i listan här ovanför. Misströsta inte, vi hjälper dig att hitta en bra handlare med Konftel-produkter. Klicka bara på knappen och skriv in dina uppgifter.

Kontakta oss

x

När du väljer Konftel

Konftel är en pionjär när det gäller telefonmöten. Sedan starten 1988 har vi hjälpt företag och organisationer över hela världen att träffas på distans. Med våra konferenslösningar kan du samarbeta effektivt och miljövänligt med utmärkt ljud- och videokvalitet.


Söker du efter hjälp att hitta de rätta produkterna för ditt företag? Vi finns här för att visa dig fram till den optimala lösningen, vänligen kontakta Konftel försäljning. Och du har väl testat vår användbara produktväljare?


Två års garanti

Alla Konftels produkter kommer med två års garanti. Det är en trygghet för dig som kund och ett bevis på att vårt engagemang inte tar slut efter köptillfället. Vi erbjuder även service efter garantitiden. Läs mer på supportsidorna.

 

Testa innan du köper

Vi erbjuder företag möjligheten att testa en produkt innan köp. Det gäller på de flesta marknader där Konftel har distribution. Ansök och bli kontaktad av en försäljare.


Testa