Så skapar du ett bättre webbmöte
Distansmöten via webben blir allt vanligare. Det är snabbt och bekvämt, fast det gäller att enkelheten inte går ut över kvalitet och effektivitet. Vi ger här några tips som lägger grunden för bra möten via webben.
Det finns stora pengar att spara genom att mötas på distans i stället för att resa. Utöver den ekonomiska vinsten är det också en socialt viktig faktor för medarbetarna att slippa långa resor plus att distansmöten är skonsamma mot miljön. Det är tre viktiga anledningar till att distansmöten med internet och webben som plattform växer bland medvetna företag världen över.
Skapa en tydlig agenda
Precis som alla andra möten ska webbmötet tas på allvar. Därför bör det finnas en agenda som alla känner till och teknisk utrustning som alla enkelt kan använda. Webbmötets stora fördelar är att deltagarna kan dela skärmbild, olika dokument och ofta se varandra via video. Det skapar närvarokänsla. Om inte dessa mediaformer är nödvändiga, ska du absolut överväga att bara köra ett telefonmöte – det är fortfarande enklare och snabbare.
Välj rätt mötesverktyg
Det finns i dag ett stort antal verktyg som effektiviserar dina webbmöten. Grovt uppdelat kan man prata om två olika typer: ett som du kör direkt i din webbläsare (ibland med stöd av ett plug-in program) samt ett där du använder en speciell klient för din pc eller app i mobilen. En gemensam nämnare för de flesta webbmötestjänster är att de är molnbaserade. Det innebär att de är lätta att komma åt via nätet oavsett vilken utrustning du har.
Många mötesverktyg är idag molnbaserade och lätta att komma åt, oavsett vad du har för utrustning.
Skype for Business, GoToMeeting, Cisco WebEx, Avaya Scopia och Vidyo är några exempel på populära verktyg för webbmöten. För bästa möjliga ljud rekommenderar vi Konftels högtalartelefoner eller konferenstelefoner med USB-anslutning. Konftel 55-serien hör till den första kategorin, smarta högtalartelefoner med eller utan Bluetooth och möjlighet att ansluta extramikrofoner för stora möten. Konftel 55/55Wx blir helt enkelt navet för anslutningarna. Konftel Ego är tänkt för personal conferencing och upp till fyra deltagare. Även Konftel 300, 300Mx och 300Wx fungerar utmärkt för webbmöten eftersom de har USB som alternativ till det primära anslutningssättet.
Förbered dig noga
Ett webbmöte kräver särskilda förberedelser. Dokument som ska visas bör vara enkla och koncisa med så kortfattad information som möjligt på varje bild. Träna gärna på tekniken för att visa och växla presentationsbilder så flyter det bättre under mötet. En enkel tumregel: stäng alla andra rutor på skärmen, visa bara den som är relevant i helskärm. Tänk också på att du i många mötesverktyg kan använda filmklipp, exempelvis från YouTube, fast låt inte mötet bli en lång "show-off" av fantastiska tekniska möjligheter. Det som visas ska vara relevant och tillföra något. Om det är formuleringar i en längre text som ska diskuteras är det bra att mejla ut dokumentet i förväg, så att deltagarna har hunnit läsa igenom texten i lugn och ro.
Sitt tillsammans
Sträva efter att samla grupper av deltagare på samma plats i stället för att alla sitter enskilt i sina rum. Det leder till bättre ljud och färre avbrott för att man pratar i mun på varandra. Dessutom skapas en bättre möteskänsla när fler träffas i ett rum. Våra högtalartelefoner ger optimalt ljud vid gruppmöten via webben. Om ni av någon anledning har svårt att samlas i ett rum och behöver sitta enskilt kan en högtalartelefon ändå vara att föredra framför headset. Ljudkvaliteten blir minst lika bra och du slipper krånglet som det ofta innebär med headset. Konftel Ego är utvecklad för att ha en given plats på det personliga skrivbordet och fungerar jättebra i möten med upp till fyra deltagare. Ljudkvaliteten blir i nivå med ett premiumheadset.
Relaterade produkter
