• Artikel

    Collaboration

Multitasking förstör mötet – här är förklaringen

Forskare konstaterar att de som multitaskar mycket blir bättre på att växla mellan olika uppgifter, eftersom de gör det ofta (tränar). Men själva uppgiften löser de sämre än de som inte låter sig störas av ovidkommande information.1

När du multitaskar försöker du göra två saker samtidigt, till exempel lyssna på vad som sägs på videomötet och svara på ett sms.

  • Alla – yngre och äldre – presterar sämre när de multitaskar. Din personliga effektivitet kan minska med hela 40 procent.2
  • Kvinnor och personer över fyrtio år blir mer störda än andra på alla som inte kan låta bli sina mobiler. Eftersom arbetsminnet bara kan göra en sak i taget, missar de som multitaskar vad som sägs och visas på mötet. De måste därför fråga om det de borde veta och gör fler fel, eftersom de inte har koll på läget. Det gäller både yngre och äldre.
  • Motståndet mot dem som stör ökar ju mer man tjänar.3

Vi kanske kan göra två saker samtidigt om tvåtusen år

Det är lätt att lämna ett videomöte mentalt. Det räcker med ett knapptryck, för att använda ett slitet uttryck. Om du multitaskar, växlar mellan mötet och egna små utflykter, kan din personliga effektivitet minska med 40 procent.

En förklaring till det är att människans arbetsminne bara har plats för 7 ± 2 enheter. Någon har sagt att det har plats för ett telefonnummer – men inte riktnumret. Och sist men inte minst – det kan bara göra en sak i taget. Forskare säger att vi kanske kan göra två saker samtidigt om tvåtusen år. Mer om det senare.

Det innebär att när du messar, mejlar, surfar, läser en tidning eller shoppar så kan du inte vara närvarande på mötet. Vi har nog alla sett hur den som multitaskar och får en fråga tittar upp lite frånvarande, när han eller hon märker att det är tyst och inte vet vad som är på gång. Det är så våra hjärnor är programmerade och det gäller alla åldrar. Yngre tog inte ett evolutionärt språng när IT slog igenom, vilket många tror.  

Om mötesledaren multitaskar tycker alla andra att de också kan göra det. Och när det är okej att multitaska ökar förutsättningarna för att ni inte uppnår mötets mål. 

Medvetande innehåller det du tänker på just nu

Ditt medvetande och arbetsminne samarbetar intensivt och de använder till stor del samma områden i hjärnan. 

  • Medvetande innehåller det du tänker på just nu. 
  • Arbetsminnet bevarar och bearbetar information.

Att du inte upplever hjärnans begränsning beror på att vi kan flytta vårt medvetande blixtsnabbt. Någon rör sig snabbt en bit bort och du kollar vem det är. Det kommer ett mail. Du känner foten i skon. Det doftar kaffe. Du funderar på vad du ska göra ikväll.

  1. Eftersom du bara kan göra en sak i taget medvetet och smygkollar på något under mötet – så hamnar den informationen i ditt medvetande och drar igång olika tankar och omedvetna processer.
  2. När du är närvarande på mötet hamnar den information i hjärnan och drar igång olika tankar och fler viktiga processer. Några exempel: långtidsminnet kan söka efter relevant information som du kan använda under mötet. Du blir kreativare för dina minnen är råvaran till kreativitet. Det är genom att kombinera olika minnen, som du har i ditt långtidsminne, som du får idéer. Våra minnen är kreativitetens råvara,4  säger forskare. 

Lägg till det att den informationen som du inte är medveten om, inte kan programmeras in i långtidsminnet. Det innebär att du inte känner till allt du behöver veta för att göra ditt bästa.


Så skapar du effektivare videomöten

  • Diskutera vilka regler som ska gälla för att ni ska kunna vara produktiva, kreativa etcetera. Skriv ner och dela dem.
  • Som mötesledare kan du engagera genom att ställa frågor till alla med hjälp av en lista. Be dem kontinuerligt om kommentarer och förslag.
  • Idag är det vanligt att de som arbetar på samma kontor, sitter kvar på sina arbetsplatser när det ska ha ett videomöte. Om ni istället väljer att sitta tillsammans i ett mötesrum – och kopplar upp de andra därifrån – är det lättare för mötesledaren att överblicka vad som händer och som en bonuseffekt minska lockelsen att kolla på mobilen var fjärde minut. Ja, så ofta kollar en medelanvändare på telefonen. De över femtio kollar, vanligtvis, bara några gånger i timmen.
  • Välj ett rum med lugn och ro om du arbetar hemifrån och ska medverka i ett möte.
1 Media multitaskers pay mental price, Stanford study shows, 24 aug 2009. news.stanford.edu/news/2009/august24/multitask-research-study-082409.html
2 Meyer, D. E. & Kieras, D. E. (1997a). A computational theory of executive cognitive processes and multiple-task performance: Part 1. Basic mechanisms. Psychological Review, 104, 3-65. Och Meyer, D. E. & Kieras, D. E. (1997b). A computational theory of executive cognitive processes and multiple-task performance: Part 2. Accounts of psychological refractory-period phenomena. Psychological Review, 104, 749-791.
3 Travis Bradberry, Why Succesful People Never Bring Smartphones into Meetings, i TalentSmart. www.talentsmart.com/articles/Why-Successful-People-Never-Bring- Smartphones-into-Meetings-2102500907-p-1.html
4 Pontus Wasling, hjärnforskare, Sahlgrenska universitetssjukhuset, Så blir du kreativ, i Dagens Media, 1/2015.

De delar i texten som handlar om hjärnan, och inte har några fotnoter, är från boken ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag. Så kan du återställa den", av Tomas Dalström.

Relaterade produkter