Academy startsida

Vårt nya sätt att arbeta – fem steg till en effektiv hybrid-miljö

Pandemin har på kort tid tvingat oss att anamma digitala och virtuella arbetssätt. Nu gäller det att vi bygger en hybrid-miljö som blir hållbar över tid, med smidiga videomöten som en central resurs. Den omfattar företagskontoren, som behöver designas om, och uppgradering av hemmaarbetsplatserna. 

Vi möter och behöver hantera tre stora förändringar som sker samtidigt: kontorslokalerna behöver anpassas för social distans och fler videomöten, vi behöver skapa bra förutsättningar för att fortsätta kunna arbeta hemifrån och vi måste vara medvetna om att det tar tid innan affärsresorna är igång som förut. 

Kontorslokalernas nya roll

Analysföretaget Frost & Sullivans undersökning i juni 2020 visar att sex gånger så många kommer att arbeta på distans efter pandemin jämfört med innan*. Det här skapar helt nya förutsättningar för företagens kontorslokaler. Samtidigt som det frigör yta när fler arbetar hemifrån kommer vi att behöva hålla social distans då vi väl är på kontoret. Dessutom behöver vi ha långt fler rum som är förberedda för videomöten än tidigare, där man vill kunna sitta mycket glesare än förut. Ett vanligt scenario kan bli att varannan stol plockas bort från mötesrummen.

Analytikerna på Frost & Sullivan har valt ut Konftel C50800 som den mest prisvärda videolösningen på marknaden just nu. Behöver du arrangera för glesare sittning? Ljudet kan enkelt expanderas från medelstora mötesrum till riktigt stora lokaler tack vare smarta extramikrofoner och möjligheten att koppla upp till tre Konftel 800 i en daisy-chain. Konftel Cam50 ger skarp bild i alla situationer. LÄS MER HÄR >>

Hemarbetet behöver uppgraderas

Undersökningsföretaget Global Workplace Analytics har genomfört en av de största undersökningarna över hur synen på hemarbete nu förändras. Innan pandemin svarade 31 procent att de kunde tänka sig att arbeta hemifrån en dag i veckan, nu är den siffran uppe i 76 procent av de tillfrågade. Därför behöver även hemmaarbetsplatserna hålla en standard som är tillräckligt bra över tid. Det gäller så klart ergonomi, belysning, akustik och andra fysiska förutsättningar. Men även den digitala miljön och möjligheten att ha många och ibland långa videomöten. Enkelhet och kvalitet blir nyckelfaktorer att ta hänsyn till.

Räknar bort affärsresorna

Även förutsättningarna för affärsresande är förändrat i grunden. Global Business Travel Association (GBTA) redovisar i en undersökning** genomförd i augusti 2020 att 78 procent tycker att affärsresandet återhämtar sig saktare än de trodde. Knappt 40 procent tror inte att de ens om tre år kommer att vara tillbaka på samma antal affärsresor som innan pandemin.

Att möta kunder och partners kommer därför att behöva ske online i första hand, även när vi blickar framåt. När första mötet med en ny kund sker vid skärmen måste allt fungera perfekt, videomötet är nu den miljö där relationen ska etableras. Det har kommit att bli helt affärskritiskt. 

Vi har identifierat fem steg som hjälper företaget att skapa en hybridmiljö som stödjer det nya normalläget, så att alla kan arbeta och kommunicera smidigt och effektivt oavsett var de befinner sig fysiskt.

Steg 1: Se till att alla är inkluderade i hybridteamen

Morgondagens arbetsliv blir mer distribuerat och virtuellt. Analysföretaget Frost & Sullivan kallar det för hybridteam*, där vissa arbetar hemifrån och andra är på kontoret. Även när fler kommer att kunna återvända till kontoren vill många dra ner på tiden för pendling och kunna arbeta mer ostört och fokuserat vissa dagar. Att tänka på när arbetsstyrkan blir mer utspridd: 

• Ledningen måste hitta en bra struktur för att kommunikation och styrning ska fungera tillfredsställande.
• Smarta samarbetsverktyg krävs, så att alla vet vilka som är i tjänst, var de befinner sig och om de är anträffbara.
• Skapa flexibla kontorsytor som kan husera medarbetarna när de väl är på kontoret, men även nyttjas för video– och distansmöten vid behov.
• Skapa en organisation som är förberedd på snabba förändringar i hur medarbetarna vill arbeta och hur externa parter vill träffas.

Steg 2: Underlätta för bra videomöten – både på jobbet och hemma

Videomöten är idag en helt naturlig del av arbetsdagen, både på kontoret och i hemmen.  Men det är fortfarande många som upplever frustration över att tekniken inte alltid fungerar eller att kontor och hemmakontor inte är anpassade för det ökande antalet möten:

• Skapa en tydlig policy för vilken videoutrustning som behövs på hemmakontoret. Låt antal externa och interna möten per dag ange kvalitetsnivån. 
• Används en eller flera externa skärmar? Det behöver styra placeringen av konferenskameran. 
• Eliminera alla orosmoment runt videomöten och andra distansmöten genom att välja beprövad teknik som alla enkelt klarar av att hantera.
• Välj om möjligt konferensprodukter från samma leverantör för såväl hemmakontoren som på företagets kontor för att underlätta för såväl medarbetare som IT-support.
• Se till att det finns tillräckligt med rum för avskilda videomöten på kontoret så att fler kan genomföra möten samtidigt.

Steg 3: Höj kompetensnivån runt mötesteknik

Något som blivit uppenbart när distansmötena har ökat i antal är att många medarbetare inte är vana vid att hantera formatet. Ofta förspills viktiga minuter innan mötet är igång på grund av såväl teknikstrul som ovana mötesledare och deltagare. Och under mötet har vi ofta svårt att veta vem som ska prata och när. Här finns det stor potential till förbättring och viktiga saker att överväga:

• Se till att alla som ska genomföra viktiga videomöten får chans att träna på såväl uppstart som genomförande i en trygg miljö innan de utsätts för skarpt läge.
• Starta större och viktigare möten med att snabbt gå genom mötesregler; hur begär vi ordet, ska alla ha video och mikrofon på, får vi avbryta med frågor eller tar vi det sist o s v.
• Addera mötesteknik till introduktionen för alla nyanställda så att företaget över tid får en gemensam syn på hur distansmöten genomförs.
• Videomöten kan många gånger vara det första mötet med nya kunder och partners, se till att det viktiga första intrycket inte förstörs av bristande teknik, eller handhavande

Steg 4: Sätt ljudet i centrum

Headset kan fungera fint när vi ansluter själva till ett distansmöte, som alternativ till en personlig högtalartelefon. När vi sitter i grupp behöver vi alltid säkra att mikrofon och högtalare är anpassade efter situationen och hur många som är med i rummet. Ta också hänsyn till att vi behöver sitta glesare i mötesrummen än tidigare och att det ökar kraven på högtalartelefonens upptagningsområde, som kanske behöver kompletteras med extra mikrofoner. Är det något många noterat när videomötena blivit fler och längre är ljudets stora betydelse. Hör vi inte bra blir mötet inte heller bra, därför måste vi låta ljudet hamna i centrum:

• Se över ljudupptagningen i samtliga mötesytor, tänk på att vi vill ha möjlighet att hålla social distans och till exempel sitta på varannan stol i konferensrummen och ändå kunna prata i vanlig samtalston.
• Välj högtalartelefoner där ljudupptagningen klarar av att mötesdeltagarna rör sig runt i rummet och till exempel visar något på en whiteboard.
• Kom ihåg att även hemmakontoren måste få bra ljudmöjligheter och arbetsmiljö, det kan handla om att komplettera headsetet med en bra högtalartelefon för bekvämare, långa möten.

Steg 5: Uppvärdera bildkvaliteten

Vi vet alla att video tillför en extra dimension till distansmötet. Ska vi bygga relationer är det idag självklart att vi vill kunna se alla som deltar i mötet:

• Även i de mindre mötesutrymmena kan det ofta vara värt att investera i videoutrustning, så att mötena kan genomföras med bra bild och ljud.
• Välj en videokamera som är anpassad efter rummets storlek, antal mötesdeltagare samt mötets syfte. Det handlar om att välja kamera med rätt vidvinkeln så att alla syns, men också om möjlighet att zooma och panorera, så att kameran inte begränsar mötets dynamik och kreativitet.
• En naturlig och skarp bild stärker intrycket av professionalitet och kan bära fram det personliga uttrycket.

* Post Pandemic Growth Opportunity Analysis of the Meetings Market – June 2020 – by Frost & Sullivan.
** Global Business Travel Association, 2020 Coronavirus Poll August 13, 2020:  https://www.gbta.org/Portals/0/Documents/gbta-poll-results-20200813.pdf

Academy startsida