Academy startsida

Effektivare videomöten: Gemenskap håller reptilhjärnan lugn

Det finns några faktorer som är som utmärker de grupper som lyckas bäst med virtuella möten: förtroende, pålitlighet, tillhörighet och känslomässig närhet.

Förtroende är fundamentet när ni ska samarbeta, mot ett gemensamt mål i virtuella möten. Goda relationer och ett bra samspel i gruppen bygger successivt upp förtroendet i gruppen. Ni vågar öppna er, diskutera och föra fram kritik på ett tryggt sätt.

Forskning visar att förtroendet för en individ, i virtuella möten, avgörs av om han/hon svarar på kollegornas frågor i tid och att genomför sin uppgift innan deadline – med rätt innehåll och bra kvalitet. Ni kan med andra ord lita på varandra; alla gör det de ska göra.¹

När ni träffas fysiskt går det snabbare att bygga upp ett förtroende. Ni pratar om ditt och datt under exempelvis en kaffepaus – och lär känna varandra. Du får förtroende för den andra som person i större utsträckning, jämfört med vid virtuella möten där man fokuserar på vad någon presterar. Det är också svårare att identifiera sig med en virtuell grupp – att känna tillhörighet. Det är lätt att känna sig som en satellit som snurrar ensam i universum, eftersom möjligheterna att lära känna de andra är begränsade.  Det ställer givetvis andra krav på den som leder gruppen.²

Från anonymitet till känslomässig närhet 

De mest framgångsrika virtuella teamen är de som lyckas skapa både förtroende och den känslomässiga närhet som behövs, för att man ska kunna stödja varandra på bästa sätt.  En undersökning visar att det som verkar göra störst skillnad i virtuella team är:

1. Förmågan att snabbt utveckla och uppmuntra tillit och känslomässig närhet i den virtuella miljön. Här har teamledaren en viktig roll.
2. Att ägna tillräckligt mycket tid för att skapa ett ”kontrakt” på hur gruppen ska arbeta tillsammans. Varje grupp måste skapa sina egna principer för hur de ska arbeta; en uppförandekod med ett minimum av regler som medlemmarna kan enas om.
3. Att skapa utrymme för spontanitet och informella samtal som ökar förtroende och den känslomässiga närheten mellan medlemmarna. Det hjälper dem att slappna av och känna tillit till de andra.  Det finns ett stort behov av att skapa något som ersätter mötet vid kaffeautomaten på kontoret.³

Det handlar om att kommunicera, kommunicera och kommunicera – på hjärnans villkor.

Reptilhjärnan och storhjärnan

När vi känner oss otrygga och inte uppskattade börjar vi tänka negativa tankar. Det kan vara en rynkad panna eller en replik. Reptilhjärnan aktiveras och den står för de snabba besluten till skillnad från storhjärnan. 

Reptilhjärnan grundar beslutet på svart eller vitt. Farligt eller ofarligt. Bra eller dåligt. Den är utvecklad för kamp-eller-flykt-situationer, där det inte finns så mycket tid att tänka och den har tagit kommandot när du reagerar på ett sätt som du kommer att ångra. Eller biter ihop och lägger för mycket energi och resurser på din återhållna ilska – då blir det mindre kvar till att lösa de uppgifter du och gruppen ska lösa.

Att känna trygghet är ett grundläggande behov. Vi vill att det ska vara som det brukar vara; tryggt och bekant. Belöningssystemet aktiveras och det får oss att må bra. Vi får tillgång till storhjärnan – det kortikala systemet – som ger oss en bredare och djupare bild – och bearbetar informationen på det bästa sätt människan kan. Vi kan dra lärdom av tidigare erfarenheter och se framtida konsekvenser. Vi är kreativare och bemöter andra på ett positivt sätt. 

När alla känner sig trygga har gruppen tillgång till de bästa förutsättningarna som finns för att samarbeta och nå sitt mål.

Relaterade produkter

Konftel Cam20

Konftel Cam50

Academy startsida