Därför behöver du video i mötesrummen
Företag i hela världen upptäcker nyttan av molnbaserade samarbetsverktyg med video. Man sparar tid och pengar, och kan hålla effektivare möten. Frågan är vad det nya beteendet Bring Your Own Meeting betyder för din organisation och utrustningen i era mötesrum?
Videokonferensen har verkligen flyttat ner från den höga piedestal där den satt under många år, ibland aningen misstrodd och negligerad. Video håller på att bli en självklar och okomplicerad del av distansmöten i alla tänkbara format. Bakom den utvecklingen finns flera samverkande krafter och vi ska titta närmare på några av de viktigaste.
Pekar på nyttan
När analyshuset Frost & Sullivan undersökte hur slutkunder i hela världen ser på kommunikation och samarbete i företagen*, framstod en tydlig bild av nyttan med webbaserade samarbetsverktyg och video. Det är 88 procent som upplever att webbkonferenser minskar kostnaderna och tiden för resor, och 84 procent att de gör mötena mer effektiva.
En annan viktig fördel är att webbkonferenser underlättar mycket när anställda sitter på olika platser, svarar 86 procent. De IT-ansvariga som deltagit i undersökningen ger snarlika omdömen om nyttan med team-samarbetsverktyg och UC-klienter.
Bilden håller i sig när frågan avgränsas till nyttan med ”Huddle Room Video Conferencing”. Mötena blir kortare, effektivare och man sparar pengar, svarar fler än 80 procent.
Engagerande kommunikation
I en annan undersökning** från Frost & Sullivan, som handlar specifikt om videokonferens i de små mötesrummen, pekar man på att användarna vill ha mer engagerande sätt att kommunicera. Möjligheten att se varandra och interagera med kroppspråket i video, tillför ett mervärde. Samarbetet flyter bättre om vi även kan etablera visuell kontakt.
Egentligen är det redan en självklarhet för våra medarbetare idag, inte minst i millennial-generationen, att man kan lägga till video när man pratar med varandra. Det är ju så molntjänsterna fungerar som vi använder i privatlivet. Och numera även i arbetslivet.
Videosamarbetsverktyg som Skype for Business, Webex och Zoom har redan starkt fäste i företag och organisationer. I Frost & Sullivan-studien med slutkundsperspektiv* svarar 65 procent att de använder Microsoft Skype for Business för videokonferens idag. Ytterligare 23 procent planerar att börja med det inom två år.
Därtill ser vi en snabb tillväxt för de molnbaserade sociala samarbetsverktygen (läs gärna mer i den här artikeln om social collaboration.
Ta med mötet
Mot den bakgrunden är det enkelt att förstå trenden med Bring Your Own Meeting (BYOM). Det mest naturliga idag är att använda sin laptop för de appar och samarbetstjänster man föredrar, eller blivit tilldelad av IT-avdelningen. Den är ditt mötesverktyg både när du sitter på egen hand och när du tar plats tillsammans med kollegor för att koppla upp till ett videomöte.
Det här beteendet ställer vissa krav på den utrustning som finns på plats för att komplettera laptopen i mötesrummet. Mer om det lite senare, först en snabb titt på hur våra kontorslandskap förändras.
Ett nyckelbegrepp när kontorsarbetsplatser byggs eller organiseras om är aktivitetsbaserat arbetssätt. Det betyder i korthet att de anställda ska erbjudas en rad olika miljöer på kontoret, anpassade efter olika behov. Grunden är en öppen planlösning och att man inte har ett eget rum eller en egen plats, utan snarare delade sittplatser och ett skåp att förvara sina saker.
Till det behövs mötesrum och öppna mötesplatser av olika slag och storlekar. Det är här de små mötesrummen, så kallade huddle rooms, har visat sig spela en oerhört viktig roll för att både tillfälliga team och mer varaktiga projektgrupper ska kunna samarbeta effektivt.
Prioriterar huddle rooms
Enligt Frost & Sullivan fanns det 32,4 miljoner huddle rooms i världen 2017, varav enbart 2 procent var utrustade för videokonferens. Men den bilden förändras snabbt. Analyshuset uppskattar att majoriteten av alla videokonferenser i mötesrum kommer att hållas i just huddle rooms inom några år.
Man kan tänka sig att de molnbaserade samarbetsverktygen med video körs på utrustning som är installerad i mötesrummet, men här fokuserar vi på det dominerande beteendet Bring Your Own Meeting, som vi beskriver ovan. När användaren kommer in med mötet på sin laptop behövs det några komponenter på plats i rummet: skärm, USB-konferenskamera och enhet för konferensljud. Frost & Sullivan konstaterar att många organisationer nöjer sig med en gör-det-själv-modell och lösa komponenter för video i huddle rooms.
Fokusera på enkelhet,
användbarhet och prisvärde
Men det duger inte för att skapa en bra användarupplevelse. När analytikerna listar nyckelaspekter för videosamarbete i huddle rooms nämner de först att ha ett robust ljud, därefter engagerande videokonferens (bra bildkvalitet) och utrustning som stödjer BYOD, Bring Your Own Device. Urvalskriterierna bör enligt rapporten** fokusera på ”enkelhet, användbarhet och prisvärde” [simplicity, ease of use and affordability].
Gäller i alla rumsstorlekar
Det är precis de här egenskaperna och kriterierna som guidat oss på Konftel när vi utvecklat våra paket för videosamarbete – Konftel Collaboration solutions. Ta som exempel vår lösning One Cable Connection (Konftel OCC Hub), som gör att användarna enbart behöver koppla in en USB-kabel i datorn för att ansluta till konferenskamera, högtalartelefon och skärm. Den är ett sätt att skapa enkelhet. Hög ljudkvalitet i mötet ligger i Konftels DNA och det vi alltid fokuserat på genom vår OmniSound-teknik. Samma höga krav gäller för bildkvaliteten i våra USB-konferenskameror.
Konftel One Cable Connetion Hub gör att användarna enbart behöver koppla in en USB-kabel i datorn för att ansluta till konferenskamera, högtalartelefon och skärm.
Den absoluta styrkan i BYOM tillsammans med utprovade paketlösningar för hårdvara i mötesrummet, är att det skalar hela vägen från små Huddle Rooms till medelstora mötesrum och stora konferensrum. Konceptet är detsamma, den enda skillnaden att kamerornas och ljudenheternas egenskaper matchas mot de olika fysiska förutsättningarna.
För det är inte bara Huddle Rooms som behöver förberedas för videokonferens. Enligt Frost & Sullivans studie** är inte mer än 4,2 procent av världens mötesrum utrustade för videokonferens. Dagens beteende och användarnas förväntningar kommer att driva på utvecklingen av distanssamarbete på bred front.
*An End User Perspective on Workplace Communications and Collaboration, Global, 2017
** "Growth Opportunities for Video Conferencing in Huddle Rooms, Global, Forecast to 2022", by Frost & Sullivan
