Tommy Edlund, 2020-10-13
Så utrustar du den nya hybrid-miljön
Alla kan idag skriva under på att vi har förändrat vårt sätt att arbeta. Om inte för evigt, så för väldigt lång tid framåt. Vissa i teamet arbetar hemifrån och andra på kontoret. Viktiga kundmöten behöver ske online när affärsresan inte är ett alternativ. Allt detta kräver nya tankar runt hur vi utrustar såväl kontoren som hemarbetarna.
Global Workplace Analytics har genomfört en av de största undersökningarna över hemarbete under pandemin. I deras Global Work-from-Home Experience Survey* svarade de tillfrågade att de innan Covid-19 arbetade hemma cirka en halv dag i veckan. När de ombeds blicka framåt kan de tänka sig att utöka hemarbetet till i snitt två dagar i veckan.
Work-from-Home Experience Survey visar att före covid-19 arbetade de svarande en halv dag i veckan hemifrån, under covid-19 fem dagar och de uppskattar att de kommer att arbeta hemifrån två dagar i veckan i framtiden.
Nemertes, en amerikansk undersöknings- och konsultfirma, genomförde en undersökning med 460 företag från åtta länder**. Ungefär 70 procent av de tillfrågade sa att de kommer att fortsätta arbeta hemifrån i någon form även efter att pandemin är över.
Videomöten mycket viktigare
Allt detta kommer att kräva anpassning av både kontorsytorna och hemmakontoren. Färre är på plats en vanlig arbetsdag, vi vill sitta glesare och fler måste kunna genomföra distansmöten. Den som arbetar hemifrån eller någon annan plats, behöver stöd för att få det att fungera. Läs gärna mer i vår Academy-artikel: Vårt nya sätt att arbeta – fem steg till en effektiv hybrid-miljö.
Framförallt kommer hybrid-arbetssättet att ställa mycket större krav på tekniken för videomöten. Den måste vara enkel att använda och inte trötta ut användaren oavsett hur länge mötena pågår eller hur många möten det blir på en arbetsdag. Bra produkter och lösningar behövs både hemma och på kontoren.
Trettio år med distansmöten
Vi på Konftel har arbetat med att utveckla teknik för möten på distans i över trettio år och tror att vi kan tillföra en hel del kunskap nu när våra arbetsplatser är i förändring. Det är viktigt att göra rätt från början för att inte tappa i produktivitet eller tvingas till kostsamma omtag om lösningarna inte är skalbara eller kompatibla.
Här är sex punkter som hjälper dig att skapa rätt förutsättningar för företaget och dina medarbetare i den nya hybrid-miljön:
- Undersök behoven hos alla medarbetare så att tekniken motsvarar de verkliga behov som medarbetarna har, både på kontoret och hemma – vilka olika scenarier ska vi svara upp mot och vilken teknisk utrustning behöver vi? Läs gärna mer i vår Academy-artikel om hybrid-miljöer
- Eliminera allt teknikstrul genom att, om möjligt, använda mötesutrustning från samma leverantör, såväl på hemmakontoren som för de olika scenarierna på kontoret. Titta gärna genom vårt utbud av videolösningar för olika miljöer
- Skapa tydliga riktlinjer för vilka som behöver ha professionell distansmötesutrustning i hemmet och se till att berörda får träna på att vara mötesledare. Kika gärna på vår guide om sju steg till bättre möten
- Kom ihåg att ljudet är väldigt viktigt – investera i videolösningar som har bra ljud. Det handlar både om att säkra upp intrycket av ditt företag samt att underlätta dina medarbetares möten.
- Se till att alla mötesutrymmen anpassas för glesare sittning med bibehållen ljud- och videokvalitet. Behövs det expansionsmikrofoner eller ska vi koppla ihop flera enheter i en daisy-chain, klarar kamerans vidvinkel att täcka in alla?
- Minska ner på kontaktytorna och risken för spridning av smitta – låt medarbetarna använda sina egna datorer för att driva videomöten och använd hjälpmedel som appen Konftel Unite för att fjärrstyra konferensutrustningen.
* Global Work-from-Home Experience Survey
** Nemertes
