Blogg start

Stefan Eriksson, 2016-10-03

10 ways to hold effective distance meetings

Everybody knows that distance is no longer an obstacle to interaction and communication. Perhaps the greatest challenge is changing the corporate culture of meetings. Companies and employees alike can benefit in many ways by implementing a strategy to use more distance meetings. We have listed ten steps that will help your company increase its use of virtual meetings. This quick guide comes from the Swedish Transport Administration’s project “Travel-free meetings”. A more detailed version is available in several languages on our website.

1. Analyse your current situation

What sort of travel does your company do today? What does it cost? Double that cost to cover time and other personnel expenses and that will give you the complete cost structure.

2. Allocate resources

Company management can reach decisions based on the above analysis. It is important that management is involved and resources are allocated. It’s also essential that management sets a good example in order to send out clear signals that this is a serious initiative.

3. Create a working group

Form a team with representatives from different departments to ensure a wider and more effective use of virtual meetings throughout the organisation.

4. Identify communication needs and interests

Conduct an in-depth analysis to establish who travels, their destinations and if they are interested in non-travel alternatives. If so, what type of communication technology do they need and want?

5. Analyse the technical requirements

Check what technical equipment, networks, subscribed services, safety and security requirements and support your company already has and what investments are required.

6. Select the right equipment and services

Go through your list of requirements for technical functionality that has been set up. You need technology that is fully reliable and simple to use in order for your new strategy to be effective. It must also be accessible at all times, so don’t try to cut corners on equipment or quality.

7. Establish routines

It is essential to have clear rules for travel, meetings and virtual meetings and when they should be used. There should also be procedures for support, service and bookings.

8. Appoint individuals to be in charge

There should be no uncertainties about whom to contact when it comes to operations, bookings, support, training and reviews.

9. Be sure to inform and demonstrate

Invite employees to meetings for hands-on demonstrations of the techniques.

10. Follow up, improve and present results

It is important to follow up the process. Requirements may have changed and by extending equipment or services the company can continue to keep up the positive attitude.

This advice comes from the Swedish Transport Administration’s project “Travel-free meetings”. You can read a more detailed guide in several languages on our website (or on trafikverket.se/resfri in Swedish only).

Stefan Eriksson

Marketing & Communications Manager

Hitta återförsäljare

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

  • 1

    Africa Telco Business (PTY) Ltd

    Unit 7 Coram Office Park, Ferero Road, Randparkridge

    0027117924962

  • 2

    Aria Technologies Africa (PTY) Ltd

    24 Tsessebe Crescent
    Building 9, Corporate Park South
    Midrand, 1685, South Africa

    0027112030360

  • 3

    Electronic Communications Network (PTY) Ltd

    Unit 10, Growthpoint Business Park, Midrand, Gauteng

    002710590000

  • 4

    Trenic Industries (PTY) Ltd

    Unit C, Building 2, 5 Woodlands Drive Office park
    Woodmead 2191, South Africa

    0027114664278

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Dina lokala återförsäljare

Klicka på knappen för att se listan med några av de återförsäljare vi samarbetar med i ditt land. Finns din vanliga handlare inte med i listan, kontakta dem direkt för att få veta mer om deras Konftel-erbjudanden.

Visa alla

Kontakta oss för råd

OK, så ditt land fanns inte i listan här ovanför. Misströsta inte, vi hjälper dig att hitta en bra handlare med Konftel-produkter. Klicka bara på knappen och skriv in dina uppgifter.

Kontakta oss

x

När du väljer Konftel

Konftel är en pionjär när det gäller telefonmöten. Sedan starten 1988 har vi hjälpt företag och organisationer över hela världen att träffas på distans. Med våra konferenslösningar kan du samarbeta effektivt och miljövänligt med utmärkt ljud- och videokvalitet.


Söker du efter hjälp att hitta de rätta produkterna för ditt företag? Vi finns här för att visa dig fram till den optimala lösningen, vänligen kontakta Konftel försäljning. Och du har väl testat vår användbara produktväljare?


Två års garanti

Alla Konftels produkter kommer med två års garanti. Det är en trygghet för dig som kund och ett bevis på att vårt engagemang inte tar slut efter köptillfället. Vi erbjuder även service efter garantitiden. Läs mer på supportsidorna.

 

Testa innan du köper

Vi erbjuder företag möjligheten att testa en produkt innan köp. Det gäller på de flesta marknader där Konftel har distribution. Ansök och bli kontaktad av en försäljare.


Testa